Algemeen

Ambtenaren en tijdelijke functionarissen

Het Vertaalbureau heeft gekwalificeerd personeel nodig met specifieke kennis en ervaring, vooral op de gebieden die verband houden met zijn kernactiviteit.

Sinds de oprichting van het Vertaalbureau hebben de selectieprocedures en vergelijkende onderzoeken steeds twee doelen gediend:

  • vacatures invullen voor banen die zijn opgenomen in de personeelsformatie die als aanhangsel bij de begroting van het Vertaalbureau is gevoegd, zoals goedgekeurd door de raad van bestuur;
  • hooggeschoold personeel met een onkreukbare integriteit aanwerven onder de onderdanen van de lidstaten van de Europese Unie.

Het aanwerven gebeurt in het kader van externe selectieprocedures of via interne selectieprocedures of vergelijkende onderzoeken

Tijdelijke functionarissen

De algemene uitvoeringsbepalingen voor de procedures voor het aanwerven en gebruiken van tijdelijke functionarissen door het Vertaalbureau werden in 2009 ten uitvoer gelegd.

Het Vertaalbureau stelt tijdelijke functionarissen voor een lange duur aan om taken van permanente aard uit te voeren die rechtstreeks verband houden met zijn kernactiviteit of met het administratieve of organisatorische beheer (administratieve ondersteuning, IT, enz.).

De uitvoeringsbepalingen geven een gedetailleerde beschrijving van de verplichtingen en verantwoordelijkheden van het Vertaalbureau en de selectiecomités op het vlak van selectieprocedures, ongeacht of ze worden georganiseerd met volledige dan wel beperkte ondersteuning van EPSO

De kernfasen van de selectieprocedures zijn in de uitvoeringsbepalingen vastgesteld en kunnen als volgt worden samengevat:

  • de afdeling waar een behoefte aan personeel werd vastgesteld, moet eerst nagaan of er een reservelijst bestaat van personen met het gezochte profiel of de vacature intern publiceren om het personeel de mogelijkheid te geven zich kandidaat te stellen. Als er geen reservelijst is en het niet mogelijk is om de vacature via interne doorstroming in te vullen, wordt een externe selectieprocedure opgestart. Die procedure kan inspelen op een specifieke behoefte van een afdeling (bijv. een tekort aan vertalers) of een behoefte die wordt gedeeld door meerdere afdelingen (bijv. een tekort aan secretarissen);
  • bekendmaking van de vacature met vermelding van de criteria op het vlak van algemene en specifieke vaardigheden en de belangrijkste vereiste kwalificaties, duur van de contracten, functiegroep en rang, en de belangrijkste stappen van de selectieprocedure (via de website van het Vertaalbureau, de EPSO-website, de permanente vertegenwoordigingen van de lidstaten en, indien nodig, via internationale, plaatselijke en gespecialiseerde pers of andere geschikte media);
  • benoeming van een selectiecomité door het tot aanstelling bevoegde gezag en het personeelscomité;
  • onderzoek van de elektronische sollicitaties op basis van de criteria voor inaanmerkingneming (in geval van elektronische sollicitaties zijn in een later stadium bijkomende ondersteunende documenten vereist) en opstelling van een lijst met kandidaten die het best aan de selectiecriteria voldoen;
  • organisatie van een schriftelijke test in overeenstemming met het niveau en het profiel van de vacature. Het doel van de test is om de algemene bekwaamheden, taalvaardigheden, kennis over de EU en specifieke competenties van elke kandidaat te beoordelen. De inhoud van de schriftelijke tests wordt bepaald door het betrokken selectiecomité. Om naleving van het onpartijdigheidsbeginsel te garanderen, worden de examendocumenten anoniem beoordeeld
  •  
    organisatie van persoonlijke gesprekken met de geslaagde kandidaten door het selectiecomité. Het gesprek is bedoeld om de persoonlijke kwaliteiten van elke kandidaat te beoordelen in het kader van het gezochte profiel, alsook zijn/haar vaardigheden, algemene kennis en specifieke voor de vacature vereiste kennis. Tijdens het gesprek wordt ook nagegaan in hoeverre de kandidaat zich in een multiculturele omgeving kan ontplooien en wordt zijn/haar motivatie, persoonlijkheid en mondelinge taalvaardigheid beoordeeld;
  • opstelling van een reservelijst;
  • de kandidaten worden op de hoogte gebracht van het resultaat van de schriftelijke test en van het sollicitatiegesprek. Daarbij wordt ook meegedeeld of ze al dan niet op de reservelijst zijn geplaatst.

Ambtenaren

De selectieprocedures voor ambtenaren zijn in overeenstemming met de bepalingen van bijlage III bij het Statuut van de ambtenaren.

De afdeling Personeelszaken maakt gebruik van de handleiding voor jury's en selectiecomités van EPSO (Vade Mecum for Selection Boards and Selection Committees), waarin een samenvatting is opgenomen van alle toepasselijke beginselen en praktijken en die ontworpen is om jury's bij te staan bij hun werkzaamheden en beslissingen

Het Vertaalbureau heeft in het verleden al interne vergelijkende onderzoeken georganiseerd voor algemene profielen, zoals “secretarissen”, en voor specifieke profielen zoals “hoofd Administratie”, teneinde een reserve aan geselecteerde sollicitanten aan te leggen waaruit het Vertaalbureau kan putten.

Deze selectieprocedures zijn enkel toegankelijk voor personeelsleden van het Vertaalbureau.

Arbeidscontractanten

Het Vertaalbureau doet een beroep op arbeidscontractanten om:

  • de capaciteit in ondersteunende functies te versterken voor activiteiten in het kader van projecten van beperkte duur;
  • ambtenaren en tijdelijke functionarissen (AD/AST) te vervangen die met zwangerschapsverlof, ziekteverlof, ouderschapsverlof of verlof om gezinsredenen zijn of die deeltijds werken.

In 2009 heeft het Vertaalbureau algemene uitvoeringsbepalingen inzake de procedures voor het aanwerven en gebruiken van arbeidscontractanten ten uitvoer gelegd.

Voor vervangingen die dringend moeten worden opgevuld of die voor een korte periode nodig zijn, is de volgende selectieprocedure van toepassing:

  • gedurende minstens twee weken wordt op de website een kennisgeving van de vacature geplaatst, waarbij de gehanteerde criteria in verband met de algemene en specifieke competenties alsook de belangrijkste vereiste kwalificaties vermeld worden;

 

  • er wordt een selectiecomité aangesteld;
  • de sollicitaties worden onderzocht en die welke het beste beantwoorden aan het gezochte profiel en de vereiste kwalificaties worden geselecteerd;
  • er worden gesprekken georganiseerd en de kandidaten worden geselecteerd op basis van de functiebeschrijving zoals vermeld in de kennisgeving van de vacature. Het gesprek heeft tot doel de talenkennis en de persoonlijke en beroepsvaardigheden van alle kandidaten te beoordelen. Op basis van de resultaten van de gesprekken neemt het selectiecomité een beslissing, die schriftelijk worden vastgelegd en met redenen worden omkleed;
  • alle kandidaten worden in kennis gesteld van het resultaat van het gesprek;
  • de duur van arbeidscontracten die worden gesloten voor de snelle vervanging van een arbeidscontractant mag niet meer dan zes maanden bedragen.

De duur van contracten voor een tijdelijke vervanging is begrensd door het buitengewone verlof waarnaar in de artikelen 42, 42a en 42b en onder titel IV “Arbeidsvoorwaarden” van het Statuut van de ambtenaren verwezen wordt.

E-sollicitatie

Wilt u deelnemen aan een selectieprocedure van het Vertaalbureau? Sinds de ingebruikneming van een onlinesollicitatiesysteem in 2009 aanvaardt het Vertaalbureau uitsluitend nog e-sollicitaties.

Neem de tijd om onze veelgestelde vragen door te nemen alvorens te solliciteren. Daar vindt u alle nodige informatie en worden de verschillende stappen van de procedure toegelicht.