Um den Bedarf seiner Kunden an Sprachdienstleistungen zu decken, arbeitet das Übersetzungszentrum mit externen Sprachdienstleistern zusammen, an die das Zentrum Aufträge zu Übersetzung, Änderung, Revision, redaktionellen Bearbeitungen (Editing), Terminologieerstellung und Erstellung von Begriffslisten vergibt.

External language service provider

Für die externe Vergabe dieser Dienstleistungen nutzt das Zentrum – je nach Art der Dienstleistung, der Sprachkombination und dem jeweiligen Fachgebiet des Kunden – Rahmenverträge oder spezifische Verträge. Mit den erfolgreichen Bietern der vom Zentrum durchgeführten Ausschreibungen werden Rahmenverträge abgeschlossen. Die Rahmenverträge gelten für ein Jahr und können stillschweigend um ein weiteres Jahr verlängert werden, wobei die Höchstlaufzeit jedoch vier Jahre nicht übersteigt. Wenn ein Kunde einen Auftrag erteilt, wendet sich das Zentrum an die Auftragnehmer. Wenn der in der Rangliste höchstplatzierte Auftragnehmer nicht in der Lage ist, einen Auftrag zu übernehmen oder nicht auf die Anfrage antwortet, kann das Zentrum den Auftrag an den nächstplatzierten Auftragnehmer in der Liste vergeben usw. Spezifische Verträge werden zwischen dem Zentrum und externen Sprachdienstleistern für spezielle Sprachdienstleistungen und Fachgebiete abgeschlossen, für die kein Rahmenvertrag besteht, oder aber dann, wenn ein Auftrag von keinem der in den Rahmenvertragslisten geführten Auftragnehmer ausgeführt werden kann.

Das moderne, proaktive Modell für die externe Auftragsvergabe des Zentrums stützt sich im Wesentlichen auf drei Elemente: sachverständige externe Sprachdienstleister, ein (vom Zentrum erstmals in der EU eingeführtes) dynamisches Rankingsystem, das gewährleistet, dass jeweils die besten Sprachdienstleister eingesetzt werden, und die Bereitstellung von Sprachressourcen, um die externen Dienstleister bei ihrer Arbeit zu unterstützen.

Bei allen Aufträgen, die von externen Sprachdienstleistern ausgeführt und an das Zentrum geliefert werden, muss die Qualität so hoch sein, dass sie unmittelbar weiterverwendet werden können, ohne dass das Zentrum eine Revision vornehmen muss. Ein zentrales Element der Bewertung der Dienstleister zur Qualitätssicherung ist jedoch die systematische Überprüfung aller Arbeiten durch interne Sprachexperten des Zentrums anhand eines Bewertungsbogens, durch die gewährleistet wird, dass die Arbeiten ihrem jeweiligen Verwendungszweck angemessen sind. Neben einer allgemeinen Bewertung der Qualität der Übersetzung oder redaktionellen Bearbeitung enthält der Bewertungsbogen gegebenenfalls detaillierte Angaben zur Art der festgestellten Fehler. Dabei legt das Zentrum den Schwerpunkt auf Vollständigkeit und Richtigkeit, die korrekte Zitierweise von Bezugsdokumenten und Veröffentlichungen, die Einhaltung der Anweisungen sowie terminologische und stilistische Kohärenz.

Die externe Vergabe von Sprachdienstleistungen betrifft vor allem die 24 EU‑Amtssprachen, aber auch Nicht-EU‑Sprachen, wie Isländisch, Norwegisch, Arabisch, Russisch, Serbisch, Chinesisch, Japanisch, Hebräisch, Farsi usw.