Wie in jeder gut funktionierenden Organisation gibt es beim Übersetzungszentrum eine zentrale Schaltstelle, die als Impulsgeber für die gesamte Organisation fungiert. Beim Zentrum übernimmt die Abteilung Übersetzungsunterstützung diese Funktion.

Diese Abteilung besteht aus der Sektion Workflow-Management, der Sektion Geschäftsentwicklung und Workflow-Unterstützung sowie der Interinstitutionellen IATE-Gruppe.

Sektion Workflow-Management

Die Sektion Workflow-Management ist für die ordnungsgemäße Bearbeitung aller Anfragen nach Sprachdienstleistungen beim Zentrum zuständig – von der Entgegennahme der Anfrage bis hin zur Lieferung des Endprodukts. Das Zentrum arbeitet hauptsächlich mit Rahmenverträgen.
Die Mitglieder der Sektion nehmen folgende Aufgaben wahr:

• Entgegennahme, Analyse und Validierung der Anfragen, gegebenenfalls auch im Wege von Verhandlungen mit den Kunden;
• Zuweisung der Aufträge für Übersetzung, Revision, redaktionelle Bearbeitung (Editing) und Terminologie an interne und externe Übersetzer;
• Sicherstellung, dass die Dateien, die die Übersetzer zu bearbeiten haben, editierbar sind und dass die Dokumente vor der Lieferung an die Kunden korrekt formatiert sind;
• weitestmögliche Nutzung von Sprachtechnologie-Tools zur Bearbeitung der eingehenden Dateien;
• Sicherstellung, dass alle Aufträge in der vereinbarten Form und zum vereinbarten Termin an die Auftraggeber geliefert werden;
• Zusammenstellung der Informationen, die als Grundlage für die Rechnungsstellung dienen.

Die Sektion bietet den Übersetzern während des gesamten Arbeitsablaufs linguistische und technische Unterstützung. Darüber hinaus führt sie Schulungen zu den von ihr betreuten verschiedenen Fachgebieten (z. B. zur Nutzung von Technologie) durch.

Sektion Erweiterte Sprachlösungen

Die Sektion Erweiterte Sprachlösungen umfasst mehrere Teilbereiche:

• Das Team für Sprachtechnologie, das Trends im Bereich Sprachendienstleistungen beobachtet und analysiert, wie das Zentrum seine Kunden bei ihrem Kommunikationsbedarf optimal unterstützen kann. Zudem entwickelt und unterstützt es Dienstleistungen rund um maschinelle Übersetzung und Spracherkennung;
• das Team für Terminologiemanagement, das fachsprachliche Terminologieressourcen und -Tools bereitstellt und pflegt;
• das Team für Unionsmarken und Gemeinschaftsgeschmacksmuster, das den gesamten Übersetzungsprozess für Unionsmarken und Gemeinschaftsgeschmacksmuster betreut.

Interinstitutionelle IATE-Gruppe

Die Interinstitutionelle IATE-Gruppe und der Koordinator für EurTerm (Interinstitutionelle Kooperationsplattform für Terminologen) sind im Einvernehmen mit den IATE-Projektpartnern beim Zentrum angesiedelt.