Käännösosasto on käännöskeskuksen suurin osasto, jossa työskentelee yli puolet keskuksen henkilöstöstä. Se koostuu kolmesta kieliryhmästä sekä ulkosuhde- ja viestintäjaostosta.

Ulkosuhde- ja viestintäjaosto

Ulkosuhde- ja viestintäjaosto pitää yhteyttä käännöskeskuksen asiakkaisiin näiden tarpeiden määrittämiseksi ja tyytyväisyyden mittaamiseksi. Se tehdään säännöllisillä asiakaskäynneillä, ajoittaisilla kyselytutkimuksilla sekä käsittelemällä asiakaspalautetta.

Yhteistyössä asiakkaiden kanssa käännöskeskus järjestää koulutusta, seminaareja ja esityksiä keskuksen kääntäjille, jotta näiden tietämystä asiakkaiden erittäin erikoistuneista toimialoista ja menettelyistä voitaisiin lisätä. Vastaavasti jaosto järjestää myös asiakkaille esittelyjä, jotka auttavat näitä ymmärtämään entistä paremmin käännöskeskuksen tehtävää ja palveluja.

Jaosto myös vastaa sisäisestä ja ulkoisesta viestinnästä. Se levittää tietoa säännöllisesti uutisten avulla keskuksen intranetissä, verkkosivustolla ja asiakasportaalissa. Jaosto laatii ja koordinoi kohdennettuja julkaisuja, kuten vuotuisen toimintakertomuksen ja kertomuksen vuoden kohokohdista, sekä monia esitteitä ja uutiskirjeitä. Se myös järjestää monenlaisia monikielisyyttä edistäviä tapahtumia.

Kääntäjät (kieliryhmät)

Kukin kieliryhmä on jaettu käännösryhmiin, joita on yksi kullekin EU:n viralliselle kielelle. Ryhmien koko vaihtelee kullekin kohdekielelle käännettävän työmäärän mukaan. Kaikki kääntäjät kääntävät äidinkielelleen, ja heillä on erilaisia akateemisia tutkintoja, pääosin kielten alalta.

Kääntäjille tarjotaan koko työelämän ajan koulutusta keskuksessa, sekä kieliopinnoissa (kielitaidon parantaminen ja uusien kielien oppiminen) että asiakaskohtaisissa toimissa.

Sisäiset kääntäjät kääntävät ja tarkistavat asiakirjoja sekä tavaramerkkejä. He myös tekstittävät videoita, laativat sanastoja ja täydentävät toimielinten IATE-termitietokantaa.

Sisäiset kääntäjät ovat kielen asiantuntijoita, ja he takaavat toimitettujen käännösten kielellisen laadun. Se koskee sekä sisäisesti käännettyjä tekstejä että erikoistuneille ulkoisille kielipalvelujen tarjoajille ulkoistettuja tekstejä.

Ulkoistamiseen ja sisäiseen laadunvalvontaan perustuvan liiketoimintamallinsa ansiosta käännöskeskuksesta on tullut vertailukohta kaikissa käännösten tarkistamiseen liittyvissä näkökohdissa.

Käännösosasto on käännöskeskuksen suurin osasto, jossa työskentelee yli puolet keskuksen henkilöstöstä. Se koostuu kolmesta kieliryhmästä sekä ulkosuhde- ja viestintäjaostosta.

Ulkosuhde- ja viestintäjaosto

Ulkosuhde- ja viestintäjaosto pitää yhteyttä käännöskeskuksen asiakkaisiin näiden tarpeiden määrittämiseksi ja tyytyväisyyden mittaamiseksi. Se tehdään säännöllisillä asiakaskäynneillä, ajoittaisilla kyselytutkimuksilla sekä käsittelemällä asiakaspalautetta.

Yhteistyössä asiakkaiden kanssa käännöskeskus järjestää koulutusta, seminaareja ja esityksiä keskuksen kääntäjille, jotta näiden tietämystä asiakkaiden erittäin erikoistuneista toimialoista ja menettelyistä voitaisiin lisätä. Vastaavasti jaosto järjestää myös asiakkaille esittelyjä, jotka auttavat näitä ymmärtämään entistä paremmin käännöskeskuksen tehtävää ja palveluja.

Jaosto myös vastaa sisäisestä ja ulkoisesta viestinnästä. Se levittää tietoa säännöllisesti uutisten avulla keskuksen intranetissä, verkkosivustolla ja asiakasportaalissa. Jaosto laatii ja koordinoi kohdennettuja julkaisuja, kuten vuotuisen toimintakertomuksen ja kertomuksen vuoden kohokohdista, sekä monia esitteitä ja uutiskirjeitä. Se myös järjestää monenlaisia monikielisyyttä edistäviä tapahtumia.

Kääntäjät (kieliryhmät)

Kukin kieliryhmä on jaettu käännösryhmiin, joita on yksi kullekin EU:n viralliselle kielelle. Ryhmien koko vaihtelee kullekin kohdekielelle käännettävän työmäärän mukaan. Kaikki kääntäjät kääntävät äidinkielelleen, ja heillä on erilaisia akateemisia tutkintoja, pääosin kielten alalta.

Kääntäjille tarjotaan koko työelämän ajan koulutusta keskuksessa, sekä kieliopinnoissa (kielitaidon parantaminen ja uusien kielien oppiminen) että asiakaskohtaisissa toimissa.

Sisäiset kääntäjät kääntävät ja tarkistavat asiakirjoja sekä tavaramerkkejä. He myös tekstittävät videoita, laativat sanastoja ja täydentävät toimielinten IATE-termitietokantaa.

Sisäiset kääntäjät ovat kielen asiantuntijoita, ja he takaavat toimitettujen käännösten kielellisen laadun. Se koskee sekä sisäisesti käännettyjä tekstejä että erikoistuneille ulkoisille kielipalvelujen tarjoajille ulkoistettuja tekstejä.

Ulkoistamiseen ja sisäiseen laadunvalvontaan perustuvan liiketoimintamallinsa ansiosta käännöskeskuksesta on tullut vertailukohta kaikissa käännösten tarkistamiseen liittyvissä näkökohdissa.

Hallinto-osasto antaa hallinnollista ja teknistä tukea henkilöresurssien, talousarviosuunnittelun, strategisen suunnittelun, oikeudellisten asioiden, tarjouspyyntöjen, kirjanpidon, tilojen hallinnoinnin ja turvallisuuden aloilla.

Tilinpitäjä

Hallintoneuvosto nimittää tilinpitäjän, joka suorittaa tehtävänsä itsenäisesti. Tilinpitäjä ryhmineen vastaa tulojen, menojen ja tilien hallinnoinnista sovellettavien sääntöjen ja asetusten mukaisesti. Tilinpitäjä on vastuussa varainhallinnasta ja käännöskeskuksen toimintaan liittyvästä laskutuksesta. Näiden tehtävien täyttämiseksi tilinpitäjä tekee tiivistä yhteistyötä Euroopan komission, Euroopan tilintarkastustuomioistuimen ja ulkopuolisten tarkastajien kanssa.

Budjetoinnin ja strategisen suunnittelun jaosto

Budjetoinnin ja strategisen suunnittelun jaosto varmistaa, että käännöskeskuksen varainhoito toimii asianmukaisesti ja että siinä noudatetaan sovellettavia sääntöjä ja asetuksia. Se koordinoi käännöskeskuksen talousarvion laatimista ja seurantaa ja pitää tiiviisti yhteyttä keskuksen asiakkaisiin, jotta niiden talousarvioennusteet voidaan sisällyttää keskuksen tuloarvioon.

Toisena tärkeänä tehtävänä ovat talousasioiden ennakko- ja jälkitarkastukset.

Jaosto koordinoi keskuksen monivuotisen strategian ja monivuotisten työohjelmien laatimista ja täytäntöönpanoa. Se auttaa myös vuotuisen toimintakertomuksen laadinnassa. Lisäksi se koordinoi ja seuraa riskinhallinnan ja sisäisen valvonnan täytäntöönpanoa.

Oikeusasiain jaosto

Toimitila- ja turvallisuusryhmä

Toimitila- ja turvallisuusryhmä varmistaa, että käännöskeskuksen henkilöstö, tiedot, rakennukset ja laitteet on suojattu asianmukaisesti kaikilta niiden turvallisuuteen kohdistuvilta uhilta ja että työsuojelusäännöt pannaan täytäntöön. Ryhmä hallinnoi irtainta ja kiinteää omaisuutta, ja se vastaa liiketoiminnan jatkuvuuden koordinoinnista, jos käännöskeskuksen toimiin tulee merkittäviä häiriöitä. Lisäksi ryhmä edistää ympäristön kannalta suotuisia toimenpiteitä keskuksessa ja valistaa henkilöstöä jätehuollosta.

Henkilöstöhallinnan jaosto

Henkilöstöhallinnan jaosto laatii, koordinoi ja toteuttaa henkilöstöhallinnan toimintalinjoja ja antaa neuvontaa ja ohjausta käännöskeskuksen johdolle ja henkilöstölle henkilöstöasioissa. Sen tehtävä liittyy erityisesti henkilöstön ja harjoittelijoiden valintaan, rekrytointiin ja urakehitykseen (koulutus, osaamisen hallinta, arviointi ja ylennykset). Jaosto vastaa myös henkilöstökuluja koskevista talousarvio- ja rahoitusasioista.

Huippulaadukkaat tietokonesovellukset ja -laitteet ovat olennaisen tärkeitä käännöskeskuksen jokapäiväisessä työssä. Tietotekniikkaosasto koostuu seuraavista kolmesta jaostosta: käyttötuki-, IT-infrastruktuuri- ja kehittämisjaostot sekä hanketoimisto.

Hanketoimisto

Hankkeiden hallinnan toimisto koordinoi strategisia hankkeita kaikissa käännöskeskuksen eri osastoissa ja jaostoissa ja varmistaa siten, että tehokkaita liiketoimintaratkaisuja pannaan onnistuneesti ja kestävästi täytäntöön. Tämä parantaa palveluja sekä asiakkaiden että sisäisen henkilöstön kannalta.

Kehittämisjaosto

Kehittämisjaosto suunnittelee, luo ja pitää yllä IT-sovelluksia ja tietokantoja käännöskeskuksen toiminnan vaatimusten mukaisesti.

Se hallinnoi myös muita kuin sisäisiä IT-ratkaisuja sekä ulkopuolisilta toimittajilta hankittuja palveluita, kuten muiden toimielinten tai yksityisten yritysten toimittamia, ja edistää niiden tutkimista, yhdentämistä ja käyttöönottoa keskuksen IT-ympäristössä.

Käyttötukijaosto

Käyttötukijaosto on keskitetty yhteyspiste sekä sisäisille että ulkoisille käyttäjille, joilla on erilaisia ongelmia ja tietopyyntöjä, jotka liittyvät IT-alaan: laitteisiin, ohjelmistoihin, televiestintään ja infrastruktuuriin. Se käsittelee kaikkia henkilökohtaisia laitteita, ohjelmistoja ja liiketoimintaratkaisuja, jotta jokaisessa työpisteessä olisi yhdenmukainen ja tehokas IT-arkkitehtuuri.

IT-infrastruktuurijaosto

IT-infrastruktuurijaosto toimittaa ja pitää yllä keskitettyjä IT-infrastruktuureja, joiden avulla käännöskeskus pystyy täyttämään tavoitteensa, ja varmistaa jatkuvuus- ja elvytyssuunnitelmien avulla, että kyseiset infrastruktuurit ovat vastustuskykyisiä. Se valvoo käännöskeskukseen liittyvien tietojen sekä asiakkaiden ja kumppanien toimittamien tietojen saatavuutta ja tietoturvaa sekä hallinnoi tietokeskuksia ja pilvipalveluja, joissa on keskuksen toiminnan edellyttämä varastointi- ja käsittelykapasiteetti. Jaosto suorittaa kaikki toimensa tiiviissä yhteistyössä tietosuojavaltuutetun, tietoturvavastaavan ja paikallistietojärjestelmän tietoturvavastaavan kanssa.