Le Centre de traduction collabore avec des prestataires de services linguistiques externes pour la traduction, le contrôle rédactionnel, la terminologie, le sous-titrage, la transcription et d’autres services linguistiques nécessaires pour couvrir les besoins de ses clients. Afin d’externaliser ces services, le Centre a recours à des contrats-cadres ou à des contrats spécifiques, selon le type de service, la combinaison linguistique et le domaine demandés par le client.
Des contrats-cadres sont conclus avec des prestataires de services retenus à l’issue de procédures d’appels d’offres organisées par le Centre. Ces contrats ont une durée d’un an et peuvent être reconduits tacitement pour de nouvelles périodes d’un an sans, toutefois, excéder une durée totale de 4 ans. Les contractants sont contactés par le biais d’attributions groupées lorsque les clients commandent un travail. La commande est envoyée à tous les contractants, et le travail est attribué à celui qui figure en tête de liste parmi tous ceux qui répondent positivement dans un certain délai. Des contrats spécifiques sont conclus entre le Centre et un prestataire de services linguistiques externe pour un service linguistique particulier et un domaine non couverts par un contrat-cadre, ou si aucun contractant de la liste-cadre n’est en mesure d’effectuer le travail.
Le modèle d’externalisation moderne et proactif mis en place au Centre repose sur trois éléments principaux: des prestataires de services linguistiques externes de qualité, un système d’évaluation dynamique (reclassement) (introduit pour la première fois dans les institutions de l’UE par le Centre), qui garantit qu’il est fait appel aux meilleurs prestataires de services linguistiques, et la fourniture de ressources linguistiques aux prestataires de services externes afin de les aider dans leur travail
Tous les travaux réalisés à l’extérieur et livrés au Centre par des prestataires de services linguistiques externes doivent être d’une qualité suffisante pour être utilisés en l’état, sans autre révision par le Centre. Cependant, un élément essentiel de l’assurance qualité du Centre étant l’évaluation de ces prestataires de services, tous les travaux sont systématiquement revus par des linguistes internes, qui se servent d’une fiche d’évaluation afin de s’assurer que les documents sont adaptés à l’objectif poursuivi. La fiche contient non seulement une évaluation globale de la qualité de la traduction, mais aussi, le cas échéant, une description détaillée des types d’erreurs relevées. Le Centre insiste sur l’exhaustivité et la précision, la citation correcte des documents de référence et des publications, le respect des instructions et la cohérence terminologique et stylistique. Le Centre sous-traite des services linguistiques principalement dans les 24 langues officielles de l’Union, mais aussi dans des langues de pays tiers comme l’islandais, le norvégien, l’arabe, le russe, le serbe, le chinois, le japonais, l’hébreu, le farsi, etc.
Le Centre de traduction a généralement recours à des contrats-cadres selon un système de classement dynamique.
Le Centre contrôle la qualité de tous les travaux fournis par ses contractants.
Chaque travail est évalué par les réviseurs internes du Centre au moyen d’une fiche d’évaluation standard. Lorsque la qualité d’un travail sous-traité est considérée comme étant d’une qualité exceptionnellement élevée (notée +1) ou d’une qualité exceptionnellement mauvaise (notée -1), la fiche d’évaluation est transmise au comité d’évaluation du Centre, qui est composé de membres indépendants de différents départements. Si le comité confirme l’évaluation initiale, un certain nombre de points (défini dans le contrat-cadre) sont ajoutés ou déduits des points initialement attribués au contractant, et celui-ci peut en conséquence monter ou descendre dans le classement. Lorsque la qualité d’un travail sous-traité est considérée comme acceptable (notée 0), c’est-à-dire que le travail fourni est d’un niveau auquel on peut raisonnablement s’attendre d’un linguiste professionnel, le classement du contractant demeure inchangé.
Cela garantit que le classement des contractants reflète la qualité réelle du service proposé tout au long de la durée du contrat.
Les travaux sous-traités dans le cadre de procédures négociées font également l’objet d’un contrôle de la qualité, selon la même procédure, mais ils sont exclus de ce système de classement dynamique, lequel ne s’applique qu’aux contrats-cadres que le Centre a conclus avec ses contractants.
Ce système de classement dynamique est l’un des points forts du modèle d’assurance qualité du Centre. Il lui permet d’être extrêmement réactif et contribue à maintenir une qualité constante dans le temps.