Prevoditeljski centar surađuje s vanjskim pružateljima jezičnih usluga na prevođenju, lektoriranju, utvrđivanju terminologije, podslovljavanju (titlovanju), transkripciji i ostalim jezičnim uslugama kako bi ispunio potrebe svojih klijenata. Za eksternalizaciju tih usluga Centar primjenjuje okvirne ili posebne ugovore ovisno o vrsti usluge, jezičnoj kombinaciji i području koje zahtijeva klijent.

Image
Freelance

Okvirni ugovori sklapaju se s pružateljima usluga odabranima na pozivima za podnošenje ponuda u organizaciji Centra. Navedeni ugovori valjani su godinu dana te se mogu obnoviti prešutnim dogovorom za daljnja razdoblja od jedne godine. Međutim, ne smiju premašiti ukupno trajanje od četiri godine. S ugovarateljima se kontaktira putem grupnih zadataka nakon zaprimanja narudžbe klijenta. Narudžba se šalje svim ugovarateljima, a posao se dodjeljuje onome koji zauzima najviše mjesto na popisu među svim ugovarateljima koji su pozitivno odgovorili na upit u određenom roku. Posebni ugovori sklapaju se između Centra i vanjskog pružatelja jezičnih usluga za određenu jezičnu uslugu i za područje koje nije obuhvaćeno okvirnim ugovorom ili ako nijedan ugovaratelj na okvirnom popisu ne može obaviti predmetni posao.

Moderan, proaktivan model eksternalizacije poslova koji se primjenjuje u Centru oslanja se na tri glavna elementa: stručne vanjske pružatelje jezičnih usluga, sustav dinamične procjene (ponovnog rangiranja), koji je Centar prvi uveo u institucijama EU-a, a kojim se jamči angažiranje najboljih pružatelja jezičnih usluga, te stavljanje jezičnih resursa na raspolaganje vanjskim pružateljima usluga kao pomoć u njihovu radu.

Svi poslovi odrađeni izvan Centra koje mu vanjski pružatelji jezičnih usluga isporučuju trebaju biti dovoljno kvalitetni za primjenu da im daljnja redaktura u Centru nije potrebna. Međutim, ključan dio procjene osiguravanja kvalitete navedenih pružatelja usluga nalaže da sve njihove poslove sustavno provjeravaju lingvisti Centra korištenjem obrasca za procjenu, kako bi se utvrdila njihova svrsishodnost. Obrazac za procjenu ne sadrži samo ukupnu procjenu kvalitete odrađenog posla. Kad je to potrebno, sadrži i detaljne informacije o vrstama pronađenih pogrešaka. Centar je usredotočen na cjelovitost i točnost, pravilno navođenje referentnih dokumenata i objavljenih materijala, usklađenost s uputama te na terminološku i stilsku dosljednost. Centar vanjskim pružateljima usluga većinom eksternalizira jezične usluge na 24 službena jezika EU-a, ali i na jezicima država koje nisu članice EU-a, kao što su islandski, norveški, arapski, ruski, srpski, kineski, japanski, hebrejski, farsi i drugi.

Prevoditeljski centar najčešće sklapa okvirne ugovore na temelju sustava dinamičnog rangiranja. 

Centar provodi kontrolu kvalitete svih tekstova koje mu isporučuju ugovaratelji.

Jezični redaktori Centra procjenjuju svaki dokument s pomoću standardnog obrasca za procjenu. Kada je kvaliteta poslova povjerenih vanjskim suradnicima procijenjena kao iznimno visoka (odnosno, ako joj je dodijeljena ocjena +1) ili neprihvatljivo loša (-1), dokument se prosljeđuje odboru za procjenu u Centru koji se sastoji od nezavisnih članova iz različitih odjela. Ako odbor za procjenu potvrdi početnu procjenu, određeni broj bodova (utvrđen okvirnim ugovorom) dodaje se ili oduzima od bodova koji su prvotno dodijeljeni ugovaratelju, čiji se rang, ovisno o ishodu takve procjene, može promijeniti na viši ili niži od prethodnog. Kada je kvaliteta posla povjerenog vanjskom suradniku procijenjena kao prihvatljiva (0), odnosno isporučeni rad je kvalitete koja se razumno može očekivati od profesionalnog lingvista, rang ugovaratelja ostaje nepromijenjen.

Time se osigurava da rang ugovaratelja odražava stvarnu kvalitetu pružene usluge tijekom trajanja ugovora.

Na isti se način kontrolira kvaliteta poslova povjerenih vanjskim suradnicima koji se izvršavaju putem pregovaračkih postupaka, ali oni ne podliježu sustavu dinamičnog rangiranja koji se odnosi samo na okvirne ugovore sklopljene između Centra i njegovih ugovaratelja.

Dinamični sustav rangiranja jedna je od prednosti modela osiguravanja kvalitete koji primjenjuje Centar. Zahvaljujući tom modelu, Centar može brzo reagirati i dosljedno te dugoročno osiguravati visoku kvalitetu svojih usluga.