A Fordítóközpont meggyőződéssel vallja, hogy a jó minőség fenntartásához vezetőségi szintű tervezésre és szervezésre van szükség, ezért egy sor olyan intézkedést fogadott el, amelyeket a fordítás előtt és után, illetve annak folyamán kell megtenni.

Az intézkedések négy csoportba sorolhatók:

1.    a minőség előfeltételei: a hatékony és eredményes fordítás megfelelő feltételeinek megteremtését lehetővé tevő előzetes intézkedések;
2.    minőség-ellenőrzés és minőség-értékelés: a fordítási folyamat során és azt követően tett intézkedések;
3.    elkötelezettség az ügyfelek felé: az ügyfelek igényeivel és elvárásaival kapcsolatos intézkedések;
4.    minőségmérés: a Fordítóközpont teljesítményének általános értékelését és termékeinek tökéletesítését lehetővé tevő intézkedések.

A minőség előfeltételei

Ezen a területen a legfontosabb szempont a belső fordítók szigorú szabályok szerinti kiválasztása. A Fordítóközpont az ideiglenes és szerződéses alkalmazottak felvételéről szóló két általános végrehajtási rendelkezés alapján veszi fel munkatársait.

Ezen csoport esetében egy másik fontos szempont az ügyfelek által a Fordítóközponthoz szerkesztésre elküldött forrásszövegek nyelvi minősége. Ehhez kapcsolódóan adta ki a Fordítóközpont a Writing for translation / Écrire pour être traduit című füzetét, amely az összes új ügyfél számára átadott információs csomag részét képezi. Ezen túlmenően a Fordítóközpont létrehozta az eCdT modern munkafolyamat-kezelő rendszert, amely korszerű számítógépes fordítástámogató eszközöket foglal magában.

Emellett a Fordítóközpont nagy gondot fordít a közbeszerzési eljárások során a külső szolgáltatók kiválasztásánál alkalmazott kritériumok meghatározására, hogy a fordítási keretszerződéseket a lehető legjobb külső szolgáltatókkal köthesse meg.
 

Minőség-ellenőrzés és minőség-értékelés

A Fordítóközpont nyelvi munkatársai módszeresen ellenőrzik és lektorálják a külső fordítók által elvégzett munkát. Ez a folyamat amellett, hogy biztosítja a szövegek minőségét az ügyfeleknek történő átadás előtt, folyamatosan segíti a szabadúszó munka minőségének a javítását a keretszerződések teljes időtartama alatt. A rangsorolási eljárás keretében a külső szolgáltatók munkájuk minősége alapján fel- vagy leminősítésre kerülhetnek: így a legjobb értékeléseket kapók idővel egyre feljebb kerülnek a külső szolgáltatók listáján. Valamennyi külső fordító által készített munkáról a belső fordítók értékelőlapot töltenek ki, amely nem csupán a fordítás minőségének általános értékelését tartalmazza, hanem adott esetben a felmerülő hibák típusaival kapcsolatos részletes információkat is. A belső lektorok szükség esetén visszajelzést küldhetnek a külső fordítók részére, és adott esetben a javított munkát is visszaküldik a külső szolgáltatónak, hogy hivatkozásként szolgáljon a későbbiekben. 2018 első felében a Fordítóközpont a gépi fordítást a fordítás során felhasználható javaslatként beépítette az előfeldolgozás szakaszába. A gépi fordítás minőség-ellenőrzése az utószerkesztés.

Valamennyi házon belül készült fordítást a „négy szem” elvével összhangban, a fordítási minőségbiztosítási kézikönyv előírásai szerint ellenőrzi az adott nyelvi csoportban dolgozó másik munkatárs.

A fordítások átadás előtti ellenőrzése mellett 2010-ben a Fordítóközpont bevezette az utólagos minőségellenőrzést, amelynek során külső szakemberek értékelnek egyes véletlenszerűen kiválasztott házon belüli fordításokat.

Elkötelezettség az ügyfelek felé

Az egyik leggyakoribb ügyféligénynek eleget téve a Fordítóközpont integrált ügyintézési pontot hozott létre az ügyfelek fordítás iránti megrendeléseivel kapcsolatban az ügyfelek vagy a fordítók által feltett kérdések megválaszolására. A Munkafolyamat-kezelési részleg látja el az integrált ügyintézési pont feladatkörét valamennyi ügyfél számára, a megrendelések átvételétől kezdve a fordítások átadásáig, illetve a teljesítést követő szolgáltatásokig.

A Fordítóközpont számos eszközt vesz igénybe a minőség ellenőrzéséhez és az ügyfelek elégedettségének fenntartásához, köztük a javított változat iránti kérelem (Corrected Version Request, CVR) lehetőségét is kínálja. Ez lehetővé teszi a Fordítóközpont ügyfélportálját igénybe vevő ügyfelek számára, hogy javított változatot kérjenek, valamint pozitív vagy negatív visszajelzést adjanak az átadott dokumentumról, ezáltal lehetővé téve a Fordítóközpont számára, hogy az ügyfelek preferenciáit figyelembe vegye, és ezzel egyidejűleg kezelje az esetlegesen ismétlődő problémákat. Az eseti jelleggel kapott visszajelzések megválaszolása mellett az ügyfelek észrevételeit operatív szinten is felülvizsgálják annak mérlegelése céljából, hogy van-e lehetőség szélesebb körű minőségbiztosítási intézkedések bevezetésére az ügyféligények teljesítése érdekében.

A Fordítóközpont emellett rendszeres ügyfélfelméréseket is végez a hosszú távú felhasználói elégedettség mérése céljából, illetve hogy meghatározza a fejlesztésre szoruló területeket mind a nyelvi minőséget, mind pedig általában véve a szolgáltatásainak minőségét illetően. Ezek a felmérések azért hasznosak, mert segítségükkel a Központ megtudhatja, mit tekintenek az ügyfelek a Fordítóközpont erősségeinek és gyengeségeinek, illetve általában milyen jól teljesít a Fordítóközpont a határidők betartása, a minőség, a problémamegoldás, valamint az ügyfélspecifikus igények és az üzleti környezet megértése terén.

Minőségmérés

A fordítás minőségének értékelése a minőségmérési módszerek meghatározására és mérésére terjed ki a minőség javítása érdekében. A Fordítóközpont fordítási minőségre vonatkozó megközelítésének hatékonyságát ezért ezen elemek összehangolt és kiegyensúlyozott végrehajtása biztosítja. A Fordítóközpont számos adatforrást (belső jelentéseket, CVR-eket, felméréseket, ellenőrzéseket és ügyféllátogatásokat, utólagos minőségellenőrzéseket stb.) használ fel a fordítási minőségbiztosítási folyamathoz. A cél a további fejlődés érdekében a fordítási és szolgáltatási szintek jelenlegi teljesítményének számszerűsítése a meghatározott minőségi célkitűzésekhez és az ügyfélkövetelményekhez képest.

A Fordítóközpont minőségirányítási modellt alkalmaz, hogy folyamatosan tökéletesítse szolgáltatásait és a fordítás minőségét. A minőségirányítási modell egy folyamaton alapul, amelynek szakaszai a következők: 

a) a Fordítóközpont makrofolyamatainak azonosítása,
b) a Fordítóközpont stratégiájának megvalósításához leginkább hozzájáruló fő irányítási, üzleti és támogatási folyamatok azonosítása,
c) a fő folyamatok meghatározása a szükséges szakértelem szintjének megfelelően,
d) a valós és/vagy potenciális kockázatok elemzése, és 
e) a folyamatok folyamatos javítása működésük elemzésével és hatékonyságuk vizsgálatával. 

A vezetői felügyeleti rendszer (osztályszintű) negyedéves teljesítmény-értékelésen és (felső vezetői szintű) hatékonyság-értékelésen alapul, amelyet tájékoztatók követnek a lentebbi szinteken. 

A fő teljesítménymutatók segítségével értékelhető a Fordítóközpont folyamatainak teljesítménye a fordítás minősége és a szolgáltatási szintek szempontjából.