Az EU Szerveinek Fordítóközpontja

A Fordítási osztály a Fordítóközpont legnagyobb osztálya, a személyzet több mint fele dolgozik itt. Az osztály három nyelvi csoportból áll.

A fordítók (nyelvi csoportok)

Mindegyik nyelvi csoport az EU hivatalos nyelvei szerint fordítói csapatokra oszlik. A csoportok létszáma a célnyelvre való fordítás által jelentett munkaterheléstől függ. Minden fordító az anyanyelvére fordít. A fordítók különféle, főként nyelvi vonatkozású végzettséggel rendelkeznek.

A Fordítóközpontnál végzett munkájuk során nyelvi (a meglévő nyelvtudást bővítő vagy új nyelvek elsajátítására irányuló), illetve kifejezetten az ügyfél tevékenységeihez kapcsolódó képzésben részesülnek.

A fordítók feladata a dokumentumok és védjegyek fordítása, illetve lektorálása. Emellett videofilmek feliratozásával és szószedetek összeállításával is foglalkoznak, valamint az IATE intézményközi terminológiai adatbázis fejlesztésében is közreműködnek.

Nyelvészként a belső fordítók garantálják az elkészült fordítások nyelvi színvonalát. Ez a belső fordításokra és a szakosodott külső nyelvi szolgáltatóknak kiszervezett anyagokra egyaránt vonatkozik.

A kiszervezésre és a belső minőségellenőrzésre épülő ügyviteli modelljének köszönhetően a Fordítóközpont a fordítások lektorálásának minden aspektusát illetően viszonyítási ponttá vált.

A gördülékenyen működő szervezetek esetében általában egyetlen központi szervezeti egység biztosítja a zökkenőmentes működéshez szükséges lendületet. A Fordítóközpontnál a Fordítástámogatási osztály látja el ezt a feladatot.

Ez az osztály a Munkafolyamat-kezelési részlegből, a Fejlett nyelvtechnológiai megoldások részlegből, továbbá az Intézményközi IATE csoportból áll.

A Munkafolyamat-kezelési részleg

A Munkafolyamat-kezelési részleg az egyetlen operatív kapcsolattartási pont az ügyfelek számára. A részleg feladata a nyelvi szolgáltatás igénybevételére irányuló kérések feldolgozása azok fogadásától egészen az elkészült anyag leadásáig. Ők kezelik az ügyfelektől érkező visszajelzéseket is.
A részleg munkatársai a következő feladatokat látják el:

• fogadják, megvizsgálják és jóváhagyják az igényeket, szükség esetén az ügyfelekkel egyeztetve;
• kiosztják a fordítási, lektorálási, szerkesztési és terminológiai feladatokat belső és szabadúszó fordítóknak;
• gondoskodnak arról, hogy a fordítóknak küldött fájlok szerkeszthetők legyenek, az ügyfelekhez eljuttatott dokumentumok formátuma pedig megfelelő legyen;
• a beérkező fájlok teljes körű előkészítéséhez nyelvi technológiai eszközöket alkalmaznak;
• ügyelnek arra, hogy minden anyagot a meghatározott formában, a megállapodás szerinti határidőre megküldjenek a megrendelőnek;
• elkészítik a nyújtott szolgáltatások kiszámlázásához szükséges kimutatásokat;
• a javított verziókra vonatkozó kérelmeket kezelő (Corrected Version Requests – CVR) rendszert alkalmazzák az ügyfelektől beérkező visszajelzések kezelésére.

Ez a részleg felel az ügyfélportál kezeléséért is.

A részleg az egész fordítási munkafolyamat során nyelvi és technikai támogatást nyújt a fordítóknak. Ezenkívül képzéseket is biztosít az általa lefedett különféle szakterületeken (pl. a technológia használata).

Fejlett nyelvtechnológiai megoldások részleg

A Fejlett nyelvtechnológiai megoldások részleg több egységből áll, amelyek a következők:

• a Nyelvtechnológiai csoport, amely figyelemmel kíséri a nyelvi szolgáltatásokkal kapcsolatos tendenciákat és innovációkat, továbbá elemzi, hogy a Központ miként tud a legjobban segíteni ügyfeleinek kommunikációs igényeik kielégítésében, valamint fejleszti és támogatja a gépi fordítási és automatikus beszédfelismerő szolgáltatásokat;
• a Terminológiakezelési csoport, amely a terminológia területén speciális nyelvi erőforrásokat és eszközöket biztosít és tart fenn;
• az EU védjegyek és formatervezési minták csoport, amely az EU védjegyek és formatervezési minták fordításának teljes munkafolyamatát felügyeli;
• a Projektirányítási iroda (PMO), amely a Központ különböző osztályain és részlegein átívelő stratégiai projekteket koordinálja, ezáltal biztosítva a hatékony üzleti megoldások sikeres és fenntartható végrehajtását, ami jobb szolgáltatásokat eredményez mind az ügyfelek, mind a munkatársak számára.

Intézményközi IATE csoport

Az Intézményközi IATE csoport és az EurTerm (terminológusok intézményközi együttműködési platformja) koordinátor a Fordítóközpontban végzi munkáját az IATE projektpartnerek számára. 

Az Igazgatási osztály adminisztratív és technikai támogatást nyújt az emberi erőforrásokat, a költségvetési és stratégiai tervezést, a jogi ügyeket, a közbeszerzést, az infrastruktúrát és a biztonságot illetően.

Pénzügyi csoport

A Pénzügyi csoport gondoskodik arról, hogy a Fordítóközpont pénzgazdálkodása megfelelően működjön, és megfeleljen valamennyi vonatkozó szabálynak és előírásnak. Összehangolja a Fordítóközpont költségvetésének kidolgozását és nyomon követését, és szoros kapcsolatot tart fenn a Fordítóközpont ügyfeleivel, hogy költségvetési előrejelzéseiket figyelembe vehesse a Fordítóközpont bevételi előirányzatának meghatározásához. További fontos feladata a pénzügyi ügyletek előzetes és utólagos ellenőrzése.

Stratégiai tervezési részleg

A Stratégiai tervezési részleg készíti elő és valósítja meg a Fordítóközpont többéves stratégiáját és többéves munkaprogramjait, valamint koordinálja az éves tevékenységi jelentés elkészítését. Ezenkívül összehangolja és felügyeli a kockázatkezelés és a belső ellenőrzés végrehajtását.

Jogi ügyek részleg

Létesítmények és biztonság részleg

A Létesítmények és biztonság részleg gondoskodik arról, hogy a Fordítóközpont alkalmazottai, adatai, épületei és berendezései megfelelő védelemben részesüljenek a biztonsági fenyegetésekkel szemben, továbbá gondoskodik az egészségvédelmi és biztonsági szabályok betartásáról. A csoport kezeli az ingó és ingatlan vagyontárgyakat, és a Fordítóközpont működésének ritkán előforduló súlyos zavara esetén felel az ügyvitel folytonosságának megszervezéséért. A csoport emellett támogatja környezetvédelmi intézkedések végrehajtását a Fordítóközpontnál, és felhívja az alkalmazottak figyelmét a hulladékgazdálkodás jelentőségére.

Emberi erőforrások részleg

Az Emberi erőforrások részleg feladata, hogy kidolgozza, összehangolja és végrehajtsa az e területre vonatkozó politikákat, továbbá tanácsokat adjon és iránymutatást nyújtson a Fordítóközpont vezetőségének és személyzetének az emberi erőforrásokkal való gazdálkodás témájában. Szerepe különösen a személyzet tagjainak és a gyakornokoknak a kiválasztásához, felvételéhez és karrierfejlesztéséhez kapcsolódik (képzések, a készségek kezelése, teljesítményértékelés és előléptetés). A részleg emellett a személyzeti kiadásokkal kapcsolatos költségvetési és pénzügyi kérdésekkel is foglalkozik.

A legkorszerűbb számítógépes alkalmazások és berendezések nélkülözhetetlenek a Fordítóközpont napi munkájához. Az Informatikai osztály három részlegből – Szolgáltató csoport, Információ-technológiai infrastruktúra részleg és Fejlesztési részleg –, valamint a Projektirányítási Irodából áll.

A Projektirányítási iroda

A Projektirányítási iroda összehangolja a Fordítóközpont osztályainak és részlegeinek stratégiai projektjeit, és ezzel gondoskodik hatékony ügyviteli megoldások fenntartható és sikeres bevezetéséről. Ezáltal még színvonalasabb szolgáltatások állnak úgy az ügyfelek, mint a belső személyzet rendelkezésére.

A Fejlesztési részleg

A Fejlesztési részleg megtervezi, kifejleszti és karbantartja a Fordítóközpont működéséhez szükséges informatikai alkalmazásokat és adatbázisokat.

Emellett gondozza a külső szolgáltatóktól igénybe vett – például másik intézmények vagy vállalkozások által nyújtott – informatikai megoldásokat és szolgáltatásokat is, valamint közreműködik a hozzájuk kapcsolódó kutatásban, a Fordítóközpont informatikai környezetébe való beépítésükben és bevezetésükben.

A Szolgáltató csoport

A Szolgáltató csoport a belső és külső felhasználók egységes kapcsolattartó pontja, amelyen keresztül a felhaszánlók választ kaphatnak az informatika különböző területeit, így hardvereket, szoftvereket, távközlést és infrastruktúrát érintő kérdéseikre és információkéréseikre. Kezeli az összes személyes hardver-, szoftver- és ügyviteli megoldást, hogy mindegyik munkaállomáson egységes, erőteljes informatikai architektúrát biztosítson.

Az Információ-technológiai infrastruktúra részleg

Az Információ-technológiai infrastruktúra részleg szolgáltatja és karbantartja a Fordítóközpont célkitűzéseinek eléréséhez szükséges központi informatikai infrastruktúrát, valamint ügyvitel-folytonossági és helyreállítási tervvel gondolkodik azok rugalmasságáról. Ügyel a Fordítóközponttal kapcsolatos, illetve az ügyfelek és partnerek által közölt adatok hozzáférhetőségére és biztonságára, valamint felügyeli a Fordítóközpont működéséhez szükséges tárolási és feldolgozási kapacitást biztosító adatközpontokat és felhőszolgáltatásokat. Ez a részleg minden tevékenységét az adatvédelmi tisztviselővel, a biztonsági tisztviselővel és a helyi informatikai biztonsági tisztviselővel szoros együttműködésben végzi.