The Translation Department is the Translation Centre’s largest department, accounting for more than half of the Centre’s staff. It is made up of three Language Groups and the External Relations and Communication Section.

External Relations and Communication Section

The External Relations and Communication Section liaises with the Centre’s clients to identify their needs and measure satisfaction levels. This is achieved through regular client visits, periodic surveys and client feedback.

In cooperation with clients, the Section arranges training sessions, workshops and presentations for the Centre’s translators in order to broaden their knowledge of the clients’ highly specialised fields of activity and procedures. Similarly, the Section organises presentations to enable clients to further understand the Centre’s role and services.

The Section is also in charge of internal and external communications. It disseminates information and news via the Centre’s intranet, website and Client Portal. The Section prepares and coordinates targeted publications, such as the annual activity report and the Highlights of the Year report, and a number of brochures and newsletters. It also runs various events to promote multilingualism.

The translators (Language Groups)

Each Language Group is subdivided into translation teams, one for each official language of the EU. The size of each team varies according to the translation workload into each target language. All translators translate into their mother tongue; they have varied academic backgrounds, mostly linguistically-oriented.

Translators are offered training throughout their professional life at the Centre, both in terms of language learning (developing existing language skills and acquiring new languages) and client‑specific activities.

They translate and revise documents as well as trade marks. They also subtitle videos, compile glossaries and contribute to the IATE interinstitutional term base.

As linguists, in-house translators guarantee the language quality of the translations delivered. This is true of both texts translated in-house and texts that are outsourced to specialised external language service providers.

Through its business model based on outsourcing and internal quality control, the Centre has become a reference point for all aspects of the revision process.

A fordí tástámogatási osztály központi szerepet tölt be a fordítóközpont tevékenységeiben, és hajtóerőként működik a szolgáltatások gördülékennyé és hatékonnyá tétele során.

Ez az osztály a munkafolyamat-kezelési részlegből, valamint az üzletfejlesztési és munkafolyamat-támogatási részlegből áll.

A Munkafolyamat-kezelési részleg

A Munkafolyamat-kezelési részleg a Fordítóközpontnak eljuttatott ügyféligények kezeléséért felelős, a beérkező kérések feldolgozásától egészen a végső dokumentum átadásáig. A Fordítóközpont főként keretszerződések alapján dolgozik.

A Munkafolyamat-kezelési részleg tagjai az alábbi feladatokat látják el:

• fogadják, megvizsgálják és jóváhagyják az igényeket, szükség esetén az ügyfelekkel egyeztetve;
• kiosztják a fordítási, lektorálási, szerkesztési és terminológiai feladatokat a belső és szabadúszó fordítók között;
• gondoskodnak arról, hogy a fájlok, amelyekkel a fordítóknak dolgozniuk kell, szerkeszthetők legyenek, a dokumentumokat pedig megfelelően formázva adják le az ügyfélnek;
• nyelvi technológiai eszközöket használnak a beérkező fájlok feldolgozására;
• ügyelnek arra, hogy minden anyagot a megállapodás szerinti határidőre és a kért formátumban küldjenek vissza a megrendelőnek;
• összeállítják a számlázási információkat.

A Munkafolyamat-kezelési részleg az egész fordítási munkafolyamat során nyelvi és technikai támogatást nyújt a fordítóknak. Ezenkívül képzéseket is biztosít az általa lefedett különféle szakterületeken (pl. a technológia használata).

Üzletfejlesztési és munkafolyamat-támogatási részleg

Az Üzletfejlesztési és munkafolyamat-támogatási részleg több csoportból áll, ezek a következők:

• Az Üzletfejlesztési csoport, amelynek célja a nyelvi szolgáltatások ágazatában megfigyelhető trendek és innovációk nyomon követése (eszközök, munkamódszerek, új szolgáltatások), valamint annak elemzése, hogy a Fordítóközpont hogyan tudja a legjobban támogatni az ügyfeleket a kommunikációs igényeik kielégítésében.
• A Korpusz- és terminológiakezelési csoport, amelynek feladata a speciális nyelvi erőforrások és eszközök biztosítása és karbantartása a terminológia, a referenciadokumentumok, a fordítási memóriák és a gépi fordítás területén.
• Az EU védjegyek és formatervezési minták csoport, amely az EU védjegyek és formatervezési minták fordításának teljes munkafolyamatát felügyeli.
• Végül pedig a Fordítóközpont ad otthont az IATE támogatási és fejlesztési csoportnak, valamint az EurTerm (terminológusok intézményközi együttműködési platformja) koordinátorának is.

Az Igazgatási osztály adminisztratív és technikai támogatást nyújt az emberi erőforrásokat, a költségvetési és stratégiai tervezést, a jogi ügyeket, a közbeszerzést, a könyvelést, az infrastruktúrát és a biztonságot illetően.

A Könyvelési tisztviselő

A Könyvelési tisztviselőt az Igazgatótanács nevezi ki, és a feladatai ellátása során függetlenül jár el. A Könyvelési tisztviselő és csapata felel a bevételeknek, kiadásoknak és kimutatásoknak a hatályos szabályok és előírások szerinti kezeléséért. Felelős továbbá a pénztárkezelésért, valamint a Fordítóközpont tevékenységeihez kapcsolódó számlázásért. E feladatok ellátása érdekében a Könyvelési tisztviselő szorosan együttműködik az Európai Bizottsággal, az Európai Számvevőszékkel és külső könyvvizsgálókkal.

A Költségvetési és stratégiai tervezési részleg

A Költségvetési és stratégiai tervezési részleg gondoskodik arról, hogy a Fordítóközpont pénzgazdálkodása megfelelően működjön, és megfeleljen a vonatkozó szabályoknak és előírásoknak. Összehangolja a Fordítóközpont költségvetésének kidolgozását és nyomon követését, és szoros kapcsolatot tart fenn a Fordítóközpont ügyfeleivel, hogy költségvetési előrejelzéseiket figyelembe vehesse a Fordítóközpont bevételi előirányzatának meghatározásához.

További fontos feladata a pénzügyi ügyletek előzetes és utólagos ellenőrzése.

E részleg hangolja össze a Fordítóközpont többéves stratégiájának és munkaprogramjainak kidolgozását és végrehajtását. Emellett az éves tevékenységi jelentések elkészítésében is közreműködik. Ezenkívül összehangolja és felügyeli a kockázatkezelés és a belső ellenőrzés végrehajtását.

A Jogi ügyek részleg

A Létesítmények és biztonság csoport

A Létesítmények és biztonság csoport gondoskodik arról, hogy a Fordítóközpont alkalmazottai, adatai, épületei és berendezései megfelelő védelemben részesüljenek a biztonsági fenyegetésekkel szemben, továbbá gondoskodik az egészségvédelmi és biztonsági szabályok betartásáról. A csoport kezeli az ingó és ingatlan vagyontárgyakat, és a Fordítóközpont működésének súlyos zavara esetén felel az ügyvitel folytonosságának megszervezéséért. A csoport emellett támogatja környezetvédelmi intézkedések végrehajtását a Fordítóközpontnál, és felhívja az alkalmazottak figyelmét a hulladékgazdálkodás jelentőségére.

Az Emberi erőforrások részleg

Az Emberi erőforrások részleg feladata, hogy kidolgozza, összehangolja és végrehajtsa az e területre vonatkozó politikákat, továbbá tanácsokat adjon és iránymutatást nyújtson a Fordítóközpont vezetőségének és személyzetének az emberi erőforrásokkal való gazdálkodás témájában. Szerepe különösen a személyzet tagjainak és a gyakornokoknak a válogatásához, felvételéhez és karrierfejlesztéséhez kapcsolódik (képzések, a készségek kezelése, teljesítményértékelés és előléptetés). A részleg emellett a személyzeti kiadásokkal kapcsolatos költségvetési és pénzügyi kérdésekkel is foglalkozik.

A legkorszerűbb számítógépes alkalmazások és berendezések nélkülözhetetlenek a Fordítóközpont napi munkájához. Az Informatikai osztály három részlegből – Szolgáltató csoport, Információ-technológiai infrastruktúra részleg és Fejlesztési részleg –, valamint a Projektirányítási Irodából áll.

A Projektirányítási iroda

A Projektirányítási iroda összehangolja a Fordítóközpont osztályainak és részlegeinek stratégiai projektjeit, és ezzel gondoskodik hatékony ügyviteli megoldások fenntartható és sikeres bevezetéséről. Ezáltal még színvonalasabb szolgáltatások állnak úgy az ügyfelek, mint a belső személyzet rendelkezésére.

A Fejlesztési részleg

A Fejlesztési részleg megtervezi, kifejleszti és karbantartja a Fordítóközpont működéséhez szükséges informatikai alkalmazásokat és adatbázisokat.

Emellett gondozza a külső szolgáltatóktól igénybe vett – például másik intézmények vagy vállalkozások által nyújtott – informatikai megoldásokat és szolgáltatásokat is, valamint közreműködik a hozzájuk kapcsolódó kutatásban, a Fordítóközpont informatikai környezetébe való beépítésükben és bevezetésükben.

A Szolgáltató csoport

A Szolgáltató csoport a belső és külső felhasználók egységes kapcsolattartó pontja, amelyen keresztül a felhaszánlók választ kaphatnak az informatika különböző területeit, így hardvereket, szoftvereket, távközlést és infrastruktúrát érintő kérdéseikre és információkéréseikre. Kezeli az összes személyes hardver-, szoftver- és ügyviteli megoldást, hogy mindegyik munkaállomáson egységes, erőteljes informatikai architektúrát biztosítson.

Az Információ-technológiai infrastruktúra részleg

Az Információ-technológiai infrastruktúra részleg szolgáltatja és karbantartja a Fordítóközpont célkitűzéseinek eléréséhez szükséges központi informatikai infrastruktúrát, valamint ügyvitel-folytonossági és helyreállítási tervvel gondolkodik azok rugalmasságáról. Ügyel a Fordítóközponttal kapcsolatos, illetve az ügyfelek és partnerek által közölt adatok hozzáférhetőségére és biztonságára, valamint felügyeli a Fordítóközpont működéséhez szükséges tárolási és feldolgozási kapacitást biztosító adatközpontokat és felhőszolgáltatásokat. Ez a részleg minden tevékenységét az adatvédelmi tisztviselővel, a biztonsági tisztviselővel és a helyi informatikai biztonsági tisztviselővel szoros együttműködésben végzi.