Az EU Szerveinek Fordítóközpontja

A Fordítási osztály a Fordítóközpont legnagyobb osztálya, a személyzet több mint fele dolgozik itt. Az osztály három nyelvi csoportból áll.

A fordítók (nyelvi csoportok)

Mindegyik nyelvi csoport az EU hivatalos nyelvei szerint fordítói csapatokra oszlik. A csoportok létszáma a célnyelvre való fordítás által jelentett munkaterheléstől függ. Minden fordító az anyanyelvére fordít. A fordítók különféle, főként nyelvi vonatkozású végzettséggel rendelkeznek.

A Fordítóközpontnál végzett munkájuk során nyelvi (a meglévő nyelvtudást bővítő vagy új nyelvek elsajátítására irányuló), illetve kifejezetten az ügyfél tevékenységeihez kapcsolódó képzésben részesülnek.

A fordítók feladata a dokumentumok és védjegyek fordítása, illetve lektorálása. Emellett videofilmek feliratozásával és szószedetek összeállításával is foglalkoznak, valamint az IATE intézményközi terminológiai adatbázis fejlesztésében is közreműködnek.

Nyelvészként a belső fordítók garantálják az elkészült fordítások nyelvi színvonalát. Ez a belső fordításokra és a szakosodott külső nyelvi szolgáltatóknak kiszervezett anyagokra egyaránt vonatkozik.

A kiszervezésre és a belső minőségellenőrzésre épülő ügyviteli modelljének köszönhetően a Fordítóközpont a fordítások lektorálásának minden aspektusát illetően viszonyítási ponttá vált.

Más, zökkenőmentesen működő szervezethez hasonlóan a Fordítóközpont is rendelkezik egy központi egységgel, amely működésének motorja is egyben. Ezt a szerepet a Fordítástámogatási osztály tölti be.

Ez az osztály a Munkafolyamat-kezelési részlegből, valamint az Üzletfejlesztési és munkafolyamat-támogatási részlegből, továbbá az Intézményközi IATE csoportból áll.

A Munkafolyamat-kezelési részleg

A Munkafolyamat-kezelési részleg feladata a Fordítóközponthoz beérkező, nyelvi szolgáltatás igénybevételére irányuló kérések feldolgozása azok fogadásától az elkészült fordítás leadásáig. A Fordítóközpont nagyrészt keretmegállapodások alapján dolgozik.
A részleg tagjai az alábbi feladatokat látják el:

• fogadják, megvizsgálják és jóváhagyják az igényeket, szükség esetén az ügyfelekkel egyeztetve;
• kiosztják a fordítási, lektorálási, szerkesztési és terminológiai feladatokat az intézményi és külsős fordítók között;
• gondoskodnak arról, hogy a fájlok, amelyekkel a fordítóknak dolgozniuk kell, szerkeszthetők legyenek, a dokumentumokat pedig megfelelően formázva adják le az ügyfélnek;
• nyelvi technológiai eszkök segítségével a lehetőségek szerint kezelik a beérkező fájlokat;
• ügyelnek arra, hogy minden anyagot a meghatározott formában, a megállapodás szerinti határidőre megküldjenek a megrendelőnek;
• kimutatásokat készítenek a nyújtott szolgáltatások kiszámlázásához.

A részleg az egész fordítási munkafolyamat során nyelvi és technikai támogatást nyújt a fordítóknak. Ezenkívül képzéseket is biztosít az általa lefedett különféle szakterületeken (pl. a technológia használata).

Üzletfejlesztési és munkafolyamat-támogatási részleg

Az Üzletfejlesztési és munkafolyamat-támogatási részleg több csoportból áll, ezek a következők:

• Az Üzletfejlesztési csoport, amelynek célja a nyelvi szolgáltatások üzleti ágazatában megfigyelhető trendek és innovációk nyomon követése (eszközök, munkamódszerek, új szolgáltatások), valamint annak elemzése, hogy a Fordítóközpont hogyan tudja a legjobban támogatni az ügyfeleket a kommunikációs igényeik kielégítésében.
• A Korpusz- és terminológiakezelési csoport, amelynek feladata a speciális nyelvi erőforrások és eszközök biztosítása és karbantartása a terminológia, a referenciadokumentumok, a fordítási memóriák és a gépi fordítás területén.
• Az EU védjegyek és formatervezési minták csoport, amely az EU védjegyek és formatervezési minták fordításának teljes munkafolyamatát felügyeli.

Intézményközi IATE csoport

Az Intézményközi IATE csoport és az EurTerm (terminológusok intézményközi együttműködési platformja) koordinátor a Fordítóközpontban végzi munkáját az IATE projektpartnerek számára. 

Az Igazgatási osztály adminisztratív és technikai támogatást nyújt az emberi erőforrásokat, a költségvetési és stratégiai tervezést, a jogi ügyeket, a közbeszerzést, az infrastruktúrát és a biztonságot illetően.

Pénzügyi csoport

A Pénzügyi csoport gondoskodik arról, hogy a Fordítóközpont pénzgazdálkodása megfelelően működjön, és megfeleljen valamennyi vonatkozó szabálynak és előírásnak. Összehangolja a Fordítóközpont költségvetésének kidolgozását és nyomon követését, és szoros kapcsolatot tart fenn a Fordítóközpont ügyfeleivel, hogy költségvetési előrejelzéseiket figyelembe vehesse a Fordítóközpont bevételi előirányzatának meghatározásához. További fontos feladata a pénzügyi ügyletek előzetes és utólagos ellenőrzése.

Stratégiai tervezési részleg

A Stratégiai tervezési részleg készíti elő és valósítja meg a Fordítóközpont többéves stratégiáját és többéves munkaprogramjait, valamint koordinálja az éves tevékenységi jelentés elkészítését. Ezenkívül összehangolja és felügyeli a kockázatkezelés és a belső ellenőrzés végrehajtását.

Jogi ügyek részleg

Létesítmények és biztonság részleg

A Létesítmények és biztonság részleg gondoskodik arról, hogy a Fordítóközpont alkalmazottai, adatai, épületei és berendezései megfelelő védelemben részesüljenek a biztonsági fenyegetésekkel szemben, továbbá gondoskodik az egészségvédelmi és biztonsági szabályok betartásáról. A csoport kezeli az ingó és ingatlan vagyontárgyakat, és a Fordítóközpont működésének ritkán előforduló súlyos zavara esetén felel az ügyvitel folytonosságának megszervezéséért. A csoport emellett támogatja környezetvédelmi intézkedések végrehajtását a Fordítóközpontnál, és felhívja az alkalmazottak figyelmét a hulladékgazdálkodás jelentőségére.

Emberi erőforrások részleg

Az Emberi erőforrások részleg feladata, hogy kidolgozza, összehangolja és végrehajtsa az e területre vonatkozó politikákat, továbbá tanácsokat adjon és iránymutatást nyújtson a Fordítóközpont vezetőségének és személyzetének az emberi erőforrásokkal való gazdálkodás témájában. Szerepe különösen a személyzet tagjainak és a gyakornokoknak a kiválasztásához, felvételéhez és karrierfejlesztéséhez kapcsolódik (képzések, a készségek kezelése, teljesítményértékelés és előléptetés). A részleg emellett a személyzeti kiadásokkal kapcsolatos költségvetési és pénzügyi kérdésekkel is foglalkozik.

A legkorszerűbb számítógépes alkalmazások és berendezések nélkülözhetetlenek a Fordítóközpont napi munkájához. Az Informatikai osztály három részlegből – Szolgáltató csoport, Információ-technológiai infrastruktúra részleg és Fejlesztési részleg –, valamint a Projektirányítási Irodából áll.

A Projektirányítási iroda

A Projektirányítási iroda összehangolja a Fordítóközpont osztályainak és részlegeinek stratégiai projektjeit, és ezzel gondoskodik hatékony ügyviteli megoldások fenntartható és sikeres bevezetéséről. Ezáltal még színvonalasabb szolgáltatások állnak úgy az ügyfelek, mint a belső személyzet rendelkezésére.

A Fejlesztési részleg

A Fejlesztési részleg megtervezi, kifejleszti és karbantartja a Fordítóközpont működéséhez szükséges informatikai alkalmazásokat és adatbázisokat.

Emellett gondozza a külső szolgáltatóktól igénybe vett – például másik intézmények vagy vállalkozások által nyújtott – informatikai megoldásokat és szolgáltatásokat is, valamint közreműködik a hozzájuk kapcsolódó kutatásban, a Fordítóközpont informatikai környezetébe való beépítésükben és bevezetésükben.

A Szolgáltató csoport

A Szolgáltató csoport a belső és külső felhasználók egységes kapcsolattartó pontja, amelyen keresztül a felhaszánlók választ kaphatnak az informatika különböző területeit, így hardvereket, szoftvereket, távközlést és infrastruktúrát érintő kérdéseikre és információkéréseikre. Kezeli az összes személyes hardver-, szoftver- és ügyviteli megoldást, hogy mindegyik munkaállomáson egységes, erőteljes informatikai architektúrát biztosítson.

Az Információ-technológiai infrastruktúra részleg

Az Információ-technológiai infrastruktúra részleg szolgáltatja és karbantartja a Fordítóközpont célkitűzéseinek eléréséhez szükséges központi informatikai infrastruktúrát, valamint ügyvitel-folytonossági és helyreállítási tervvel gondolkodik azok rugalmasságáról. Ügyel a Fordítóközponttal kapcsolatos, illetve az ügyfelek és partnerek által közölt adatok hozzáférhetőségére és biztonságára, valamint felügyeli a Fordítóközpont működéséhez szükséges tárolási és feldolgozási kapacitást biztosító adatközpontokat és felhőszolgáltatásokat. Ez a részleg minden tevékenységét az adatvédelmi tisztviselővel, a biztonsági tisztviselővel és a helyi informatikai biztonsági tisztviselővel szoros együttműködésben végzi.