Il Centro di traduzione è fermamente convinto che per garantire qualità a lungo termine siano necessari pianificazione e organizzazione a livello dirigenziale. Per questo ha adottato una serie di misure da attuare prima, durante e dopo la traduzione.

Tali misure sono suddivise in tre aree: i) requisiti qualitativi, intesi a creare le condizioni per fornire traduzioni di elevata qualità; ii) controllo della qualità, effettuato durante il processo di traduzione stesso; iii) valutazione della qualità, che permette al Centro di migliorare la qualità del proprio lavoro nel tempo.

Requisiti qualitativi

L’aspetto chiave in quest’area è costituito dall'assunzione di traduttori interni in seguito a una rigorosa selezione, che il Centro effettua sulla base di due disposizioni generali di esecuzione riguardanti l’assunzione di agenti temporanei e contrattuali.

Inoltre, il Centro definisce attentamente i criteri relativi alle procedure di aggiudicazione degli appalti per la selezione di fornitori esterni di servizi affinché i contratti quadro nell’ambito della traduzione vengano assegnati ai migliori contraenti esterni.

Controllo della qualità

I linguisti del Centro verificano e rivedono sistematicamente il lavoro svolto dai contraenti esterni. Oltre a garantire che vengano apportati dei miglioramenti ai testi prima della loro consegna ai clienti finali, questi controlli contribuiscono ad aumentare costantemente la qualità del lavoro svolto dai collaboratori esterni per tutta la durata dei contratti quadro. Un sistema di riclassificazione garantisce che i contraenti esterni vengano riposizionati verso l'alto o il basso della classifica, a seconda della qualità del lavoro svolto: coloro che ricevono valutazioni migliori possono quindi posizionarsi verso la cima della lista dei contraenti esterni. Per ogni lavoro effettuato all’esterno viene compilata una scheda di valutazione, che non contiene solo una valutazione globale della qualità della traduzione ma anche, se del caso, informazioni dettagliate sulla tipologia di errori riscontrati. Inoltre, i revisori interni inviano i propri riscontri ai traduttori freelance, se necessario, e il lavoro corretto è inviato ai fornitori esterni di servizi come riferimento per il futuro.

Tutti i traduttori interni sono sottoposti a controllo incrociato da parte di un collega dello stesso team linguistico in base al principio dei «quattro occhi» e ai criteri definiti nel manuale per la garanzia della qualità della traduzione.

Parallelamente a questi controlli di qualità prima della consegna, nel 2010 il Centro ha introdotto dei controlli di qualità ex post, effettuati su campioni prelevati a caso, per mezzo dei quali le traduzioni interne vengono valutate da esperti esterni.

Valutazione della qualità

Il Centro si avvale di una serie di strumenti per garantire e valutare la qualità e la soddisfazione dei clienti, di cui il principale è il cosiddetto modulo di soddisfazione del cliente. Questo permette ai clienti che utilizzano il portale del Centro di fornire riscontri, positivi o negativi, su qualsiasi documento consegnato, permettendo al contempo al Centro di prendere nota delle preferenze dei clienti e affrontare eventuali problemi ricorrenti. Oltre a rispondere a ogni singolo feedback ricevuto, il Centro riesamina le osservazioni dei clienti a livello operativo per valutare se possano essere adottate misure qualitative ad ampia portata al fine di soddisfare i requisiti degli stessi clienti.

Il Centro svolge inoltre periodicamente indagini presso i clienti volte a misurarne la soddisfazione a lungo termine e a identificare aree suscettibili di miglioramento in termini di qualità linguistica e dei servizi in generale. Tali indagini sono utili a definire la percezione dei clienti in merito ai punti di forza e di debolezza del Centro e per fare un bilancio sui risultati generali del Centro in termini di rispetto delle scadenze, qualità, reattività ai problemi e comprensione delle necessità e dei contesti lavorativi specifici dei clienti.