Administration Department
  • groep Financiën
  • dienst Beleidsplanning
  • dienst Juridische Zaken
  • dienst Logistiek en veiligheid
  • dienst Personeelszaken

De afdeling Administratie biedt administratieve en technische ondersteuning op het gebied van personeelszaken, begrotings- en beleidsplanning, juridische zaken, aanbestedingen, boekhouding, infrastructuur en veiligheid.

Rekenplichtige

De rekenplichtige wordt benoemd door de raad van bestuur en vervult zijn of haar taken onafhankelijk. De rekenplichtige en zijn of haar team zijn verantwoordelijk voor het beheer van de ontvangsten, de uitgaven en de rekeningen conform de geldende regels en verordeningen. De rekenplichtige doet het beheer van de kasmiddelen en de facturering in verband met de activiteiten van het Vertaalbureau. De rekenplichtige werkt hiertoe nauw samen met de Europese Commissie, de Europese Rekenkamer en externe auditoren.

Begrotings- en beleidsplanning

De dienst Begrotings- en beleidsplanning ziet erop toe dat het financieel beheer van het Vertaalbureau naar behoren functioneert en voldoet aan de geldende wet- en regelgeving. De dienst coördineert de opstelling en controle van de begroting van het Vertaalbureau en onderhoudt nauwe contacten met cliënten van het Vertaalbureau om hun begrotingsramingen te kunnen verwerken in de inkomstenbegroting van het Vertaalbureau.

Een andere belangrijke taak is de controle vooraf en achteraf van financiële transacties.

De dienst coördineert de opstelling en tenuitvoerlegging van de meerjarige strategie en de meerjarige werkprogramma’s van het Vertaalbureau. Ook helpt hij bij het opstellen van het jaarlijkse activiteitenverslag. Voorts coördineert de dienst het risicobeheer en de interne controle en ziet hij toe op de tenuitvoerlegging ervan.

Juridische Zaken

De dienst Juridische Zaken neemt de afhandeling van alle juridische kwesties waarmee het Vertaalbureau tijdens zijn werkzaamheden mogelijk geconfronteerd wordt voor zijn rekening. Bij eventuele rechtszaken wordt het Vertaalbureau door Juridische Zaken vertegenwoordigd.

De dienst is verantwoordelijk voor het opstellen en beheren van overeenkomsten tussen het Vertaalbureau en zijn cliënten. Ook gaat de dienst over alle contractuele zaken met de leveranciers en dienstverleners van het Vertaalbureau en verstrekt hij juridisch advies aan het management van het Vertaalbureau.

Om in de behoefte aan vertalingen op uiteenlopende gebieden te kunnen voorzien, stelt het Vertaalbureau lijsten op, die voortdurend worden bijgewerkt, van externe leveranciers van vertaaldiensten die gespecialiseerd zijn op de gebieden waarop de cliënten van het Vertaalbureau actief zijn. De dienst organiseert daartoe openbare aanbestedingen.

Infrastructuur en veiligheid

De groep Infrastructuur en veiligheid ziet toe op de adequate bescherming van het personeel, de gegevens, de gebouwen en de uitrusting van het Vertaalbureau tegen alle mogelijke gevaren, alsook op de tenuitvoerlegging en handhaving van veiligheids- en gezondheidsregels. De groep beheert zowel roerende als onroerende goederen en is verantwoordelijk voor de coördinatie van de bedrijfscontinuïteit wanneer zich ernstige verstoringen van de werkzaamheden van het Vertaalbureau voordoen. Daarnaast bevordert de groep milieuvriendelijke maatregelen bij het Vertaalbureau en stimuleert zij de bewustwording van het personeel op het gebied van afvalbeheer.

Personeelszaken

De dienst Personeelszaken ontwikkelt, coördineert en implementeert het personeelsbeleid en verstrekt het management en de medewerkers van het Vertaalbureau advies en richtsnoeren met betrekking tot personeelsbeheer. De dienst speelt met name een rol bij de selectie, werving en loopbaanontwikkeling van medewerkers en stagiairs (opleiding, vaardighedenbeheer, beoordeling en promotie). Ook gaat de dienst over budgettaire en financiële aspecten van personeelsuitgaven.