In goedlopende organisaties is er over het algemeen één entiteit die als drijvende kracht ten behoeve van de kernactiviteiten fungeert. Bij het Vertaalbureau is deze taak weggelegd voor de afdeling Vertaalondersteuning.
Deze afdeling bestaat uit de dienst Workflowbeheer, de dienst Geavanceerde Taaloplossingen en de interinstitutionele groep IATE.
Workflowbeheer
De dienst Workflowbeheer is het centrale aanspreekpunt voor alle klanten. Daarom is deze dienst verantwoordelijk voor de methodische verwerking van alle verzoeken om taalkundige dienstverlening, vanaf de ontvangst van het verzoek tot en met de levering van het eindproduct. De dienst handelt eveneens feedback van de klanten af.
De leden van deze dienst voeren de volgende taken uit:
- ontvangen, analyseren en valideren van verzoeken, zo nodig in overleg met de klant;
- toewijzen van vertalingen, revisies en redactionele en terminologische opdrachten aan interne dan wel freelance vertalers;
- waarborgen dat vertalers bestanden in een bewerkbare vorm krijgen en dat documenten op correcte wijze worden geformatteerd voordat ze aan de klant worden geleverd;
- gebruiken van taaltechnologietools voor een volledige voorbewerking van inkomende bestanden;
- waarborgen dat alle vertalingen binnen de overeengekomen termijn en in de gevraagde vorm aan de klant worden geleverd;
- opstellen van de informatie die voor het factureren van de verleende diensten noodzakelijk is;
- afhandelen van de feedback van de klant via de zogeheten CVR-functie.
De dienst beheert eveneens het klantenportaal.
De dienst biedt de vertalers gedurende de gehele vertaalworkflow taalkundige en technische ondersteuning. Daarnaast verzorgt de dienst ook opleidingen op diverse gebieden (bijv. het gebruik van technologie).
Dienst Geavanceerde Taaloplossingen
De dienst Geavanceerde Taaloplossingen omvat de volgende teams:
- het team Taaltechnologie, dat tot taak heeft tendensen en vernieuwingen op het gebied van taalkundige dienstverlening te volgen, analyseert hoe het Vertaalbureau optimaal aan de communicatiebehoeften van zijn klanten kan voldoen. Ook ontwikkelt en ondersteunt dit team diensten op het gebied van automatische vertaling en spraakherkenning;
- het team Terminologiebeheer, dat gespecialiseerde taalhulpbronnen en tools op het gebied van terminologie aanlevert en onderhoudt;
- het team Uniemerken & Gemeenschapsmodellen, dat de volledige workflow voor de vertaling van Uniemerken en Gemeenschapsmodellen beheert;
- het Bureau Projectbeheer (PMO), dat verantwoordelijk is voor de coördinatie van strategische projecten van de verschillende afdelingen en diensten van het Vertaalbureau, en er zo voor zorgt dat doelmatige bedrijfsoplossingen met succes en op duurzame wijze worden geïmplementeerd, wat leidt tot een betere dienstverlening aan zowel de klanten als het interne personeel.
de interinstitutionele groep IATE
Het Vertaalbureau biedt namens de IATE-projectpartners onderdak aan de interinstitutionele groep IATE en de EurTerm-coördinator (interinstitutioneel samenwerkingsplatform voor terminologen).