W jaki sposób Centrum obsługuje zamówienia od klientów?

Dostarczanie tłumaczeń wysokiej jakości we wszystkich zamawianych kombinacjach językowych i w ustalonych terminach: takie wyzwanie podejmuje codziennie zespół Centrum Tłumaczeń. Na przestrzeni lat udoskonaliliśmy nasz system zarządzania procesem tłumaczenia, aby jak najbardziej usprawnić obsługę zamówień. Poniżej można prześledzić poszczególne etapy procesu obsługi, od otrzymania zamówienia aż po dostarczenie tłumaczenia i informacje zwrotne od klienta:

1.Otrzymywanie zamówień

Sekcja ds. Zarządzania Przepływem Pracy (WMS - Workflow Management Section) nadzoruje zamówienia napływające z portalu eCdT dla klientów. Tutaj kontroluje się zgodność tekstów źródłowych pod względem języka, liczby stron i formatu oraz sprawdza się rodzaj zamówionej usługi, a także termin realizacji i wymagane języki docelowe.

2.Obróbka wstępna

Ekipa WMS czuwa nad tym, aby oryginały miały prawidłowy układ graficzny, gromadzi stosowne dokumenty referencyjne, wyszukuje gotowe do użycia treści z pamięci tłumaczeniowych, jak również załącza wszystkie pliki robocze oraz podaje źródła językowe i terminologiczne.

3.Tłumaczenie

Po zakończeniu obróbki wstępnej, w zależności od jej rezultatów, WMS podejmuje decyzję, czy dane zlecenie należy przydzielić wykwalifikowanemu tłumaczowi etatowemu Centrum, czy też powierzyć je wykonawcy z sieci zewnętrznych dostawców usług językowych Centrum. WMS przypisuje pracę tłumaczom zgodnie z ich dziedzinami specjalizacji, umiejętnościami i językiem ojczystym. Kryteria uwzględniane przy zlecaniu tłumaczeń wykonawcom zewnętrznym to m.in. obciążenie pracą tłumaczy etatowych Centrum, stopień poufności, tematyka i długość dokumentu. Jeśli tłumaczenie zleca się na zewnątrz, WMS korzysta z usług wykonawców współpracujących z Centrum w oparciu o stosowne umowy ramowe, lecz w zależności od tematyki i kombinacji językowej można także zawrzeć umowy szczegółowe.

4.Wsparcie ze strony koordynatorów ds. klientów

Wszelkie pytania dotyczące niejasności w tekstach źródłowych, tłumacze kierują do koordynatorów ds. klientów Centrum (pracujących w Dziale Tłumaczeń).

5.Obróbka pośrednia

Dokumenty przetłumaczone przez wykonawców zewnętrznych są sprawdzane pod względem technicznym przez zespół WMS.

6.Weryfikacja

Wszystkie dokumenty zlecane wykonawcom zewnętrznym są weryfikowane przez tłumaczy etatowych Centrum, którzy wypełniają arkusz oceny jakości pracy wykonanej przez tłumacza zewnętrznego, zgodnie z postanowieniami umowy ramowej oraz ogólnymi warunkami świadczenia usług językowych na rzecz Centrum Tłumaczeń. Tłumaczenia wykonywane przez personel etatowy są sprawdzane przez innego tłumacza z tej samej grupy językowej.

7.Obróbka końcowa

WMS sprawdza kompletność dokumentów oraz w razie potrzeby koryguje ich układ graficzny. Podobnie dokumenty odsyłane klientom przez umieszczanie ich online są weryfikowane (pod względem kompletności i wyświetlania), poprawiane i ładowane na stronę internetową klienta przez zespół WMS.

8.Dostarczanie tłumaczeń

Zespół WMS czuwa nad dostarczaniem wszystkich zleceń do klientów w ustalonych terminach.

9.Zarządzanie komentarzami klientów

Grupa ds. koordynacji kontaktów z klientami (będąca częścią Sekcji ds. Relacji Zewnętrznych i Komunikacji) analizuje formularze zadowolenia klienta (CSF) otrzymywane od klientów.