Centrum Tłumaczeń współpracuje z zewnętrznymi dostawcami usług językowych w zakresie wykonywania tłumaczeń, redagowania, terminologii, napisów, transkrypcji i innych usług językowych, w zależności od potrzeb klientów. Centrum Tłumaczeń zleca wymienione usługi na zewnątrz na postawie umów ramowych lub szczegółowych – zależnie od rodzaju usługi, kombinacji językowej i dziedziny wymaganej przez klienta.

Image
Freelance

Umowy ramowe są podpisywane z usługodawcami, którzy wygrali przetargi organizowane przez Centrum. Umowy te zawierane są na jeden rok i mogą być automatycznie przedłużane na kolejne okresy jednoroczne, jednak nie więcej na niż na cztery lata łącznie. Gdy klient zleci pracę, Centrum kontaktuje się z wykonawcami za pomocą systemu zleceń grupowych. Zamówienie jest rozsyłane do wszystkich wykonawców, a zlecenie powierza się temu, który zajmuje najwyższe miejsce na liście spośród wszystkich zainteresowanych, którzy w wyznaczonym czasie odpowiedzieli pozytywnie na zapytanie. Centrum podpisuje umowy szczegółowe z zewnętrznymi dostawcami usług językowych w odniesieniu do konkretnej usługi językowej i dziedziny nieobjętej umową ramową lub jeżeli żaden wykonawca z listy ramowej nie jest w stanie podjąć się danego zlecenia.

Nowoczesny, proaktywny model outsourcingu stosowany przez Centrum opiera się na trzech głównych elementach, tj.: specjalistycznych usługach językowych świadczonych przez usługodawców zewnętrznych, dynamicznym systemie oceny (tzw. rerankingu) (Centrum wprowadziło go jako pierwsza wśród instytucji UE) zapewniającym korzystanie z usług najlepszych usługodawców językowych oraz dostarczaniu zewnętrznym usługodawcom zasobów językowych, by pomóc im w pracy.

Wszystkie zlecenia wykonywane i przesyłane do Centrum przez zewnętrznych dostawców usług językowych powinny być takiej jakości, by można było je wykorzystać od razu po otrzymaniu, tj. bez konieczności dokonywania dalszych zmian przez Centrum. Niemniej jednak wszystkie zlecenia są systematycznie sprawdzane przez lingwistów wewnętrznych korzystających z arkuszy oceny. Jest to kluczowy element oceny jakości usług świadczonych przez Centrum i ma na celu upewnienie się, że są one na właściwym poziomie. Arkusz oceny zawiera nie tylko ogólną ocenę jakości wykonanej pracy, ale w razie potrzeby przedstawia też szczegółowe informacje na temat rodzaju stwierdzonych błędów. Centrum kładzie nacisk na kompletność usługi i jej dokładność, poprawne cytowanie dokumentów referencyjnych i publikowanych materiałów, zgodność z podanymi instrukcjami oraz spójność terminologiczną i stylistyczną. Centrum zleca usługi językowe głównie w odniesieniu do 24 języków urzędowych UE. Zdarzają się także usługi w zakresie języków spoza UE, takich jak islandzki, norweski, arabski, rosyjski, serbski, chiński, japoński, hebrajski, farsi i in.

Centrum Tłumaczeń pracuje zazwyczaj na podstawie umów ramowych w oparciu o dynamiczny system rankingowy. 

Centrum kontroluje jakość wszystkich zleceń wykonywanych przez swoich wykonawców.

Każde zlecenie oceniają wewnętrzni weryfikatorzy Centrum korzystający ze standardowych arkuszy oceny. Gdy jakość zleconej pracy zostanie oceniona jako wyjątkowo wysoka (+1) lub niedopuszczalnie niska (-1), zlecenie jest przekazywane do komisji oceniającej Centrum, w skład której wchodzą niezależni członkowie z różnych działów. Jeżeli Komisja potwierdzi wstępną ocenę, do punktów początkowo przyznanych danemu wykonawcy dodaje się (lub odejmuje się) pewną liczbę punktów, określoną w umowie ramowej. Wykonawca może więc przesunąć się w górę lub w dół rankingu. Gdy jakość zleconej pracy zostaje oceniona jako akceptowalna (oznaczona jako 0), czyli zlecenie wykonano na poziomie oczekiwanym od profesjonalnego lingwisty, ranking wykonawcy nie zmienia się.

Dzięki temu ranking wykonawców odzwierciedla rzeczywistą jakość usług oferowanych w trakcie trwania umowy.

Tłumaczenia zlecane na zewnątrz w ramach procedur negocjacyjnych również podlegają kontroli jakości zgodnie ze wspomnianą procedurą, lecz są wyłączone z dynamicznego systemu rankingowego, ponieważ ma on zastosowanie wyłącznie do umów ramowych, które Centrum zawarło ze swoimi wykonawcami.

Dynamiczny system rankingowy to jedna z mocnych stron modelu zapewnienia jakości przez Centrum. Pomaga on zapewniać niezmiennie stałą, wysoką jakość i sprawia, że Centrum jest w stanie elastycznie reagować.