Prekladateľské stredisko spolupracuje s externými poskytovateľmi jazykových služieb v oblasti prekladu, jazykovej úpravy, terminológie, titulkovania, transkripcie a ďalších jazykových služieb s cieľom naplniť potreby svojich klientov. Pri externom zadávaní týchto služieb stredisko používa buď rámcové, alebo osobitné zmluvy v závislosti od druhu služby, jazykovej kombinácie a odbornej oblasti požadovanej klientom.

Image
Freelance

Rámcové zmluvy sa uzatvárajú s poskytovateľmi, ktorí uspeli vo výzve na predkladanie návrhov organizovanej strediskom. Zmluvy sú platné jeden rok a môžu sa obnoviť dohodou s tichým súhlasom na ďalší rok, pričom však nemožno prekročiť celkové trvanie štyroch rokov. Zhotovitelia sú kontaktovaní prostredníctvom hromadných zadaní na základe objednávky od klienta. Objednávka sa rozpošle všetkým zhotoviteľom a zákazka sa pridelí tomu s najlepším umiestnením v zozname všetkých zhotoviteľov, ktorí objednávku akceptovali v stanovenej lehote. Osobitné zmluvy sa uzatvárajú medzi strediskom a externým poskytovateľom jazykových služieb na špecifické jazykové služby a v oblasti, ktorá nie je pokrytá rámcovou zmluvou, alebo ak žiadny zhotoviteľ v zozname nie je schopný prácu vykonať.

Moderný a aktívny model zadávania zákaziek používaný v stredisku je založený na troch hlavných prvkoch: vysokokvalifikovaní externí poskytovatelia jazykových služieb, dynamický systém hodnotenia (s prehodnocovaním poradia), ktorý zaviedlo stredisko ako prvé v inštitúciách EÚ a ktorý zabezpečuje využitie najlepších poskytovateľov jazykových služieb, a poskytovanie jazykových zdrojov, ktoré majú externým poskytovateľom služieb pomôcť pri práci.

Všetky zákazky zhotovené externe a dodané stredisku externými poskytovateľmi jazykových služieb majú mať dostatočne vysokú kvalitu, aby boli použiteľné v dodanom stave bez akejkoľvek ďalšej revízie strediskom. Aby sa však zaistilo, že zákazky spĺňajú normy kvality, interní lingvisti strediska systematicky kontrolujú všetky zákazky s použitím hodnotiaceho formulára, ktorý je hlavnou súčasťou hodnotenia zabezpečenia kvality. Formulár obsahuje nielen celkové hodnotenie kvality vyhotovenia zákazky, ale podľa potreby aj podrobné informácie o druhu zistených chýb. Stredisko sa zameriava na úplnosť a presnosť, správnosť citovania referenčných dokumentov a publikovaných materiálov, dodržanie pokynov a terminologickú a štylistickú konzistentnosť. Stredisko zadáva jazykové služby hlavne v 24 úradných jazykoch EÚ, ale aj v jazykoch krajín mimo EÚ, napr. v islandčine, nórčine, arabčine, ruštine, srbčine, čínštine, japončine, hebrejčine, perzštine atď.

Prekladateľské stredisko všeobecne používa rámcové zmluvy, ktorých základom je dynamický systém určovania poradia. 

Stredisko vykonáva kontrolu kvality všetkých prác, ktoré zhotovitelia dodali.

Každú zákazku posudzujú interní revízori strediska s použitím štandardného hodnotiaceho formulára. Keď sa kvalita externe zadanej zákazky vyhodnotí ako výnimočne vysoká (+1) alebo neprijateľne nízka (-1), postúpi sa hodnotiacemu výboru strediska, ktorý je zložený z nezávislých členov z rôznych útvarov. Ak výbor potvrdí pôvodné hodnotenie, pôvodne udelený počet bodov sa zvýši, resp. zníži o určitý počet bodov (vymedzený v rámcovej zmluve) a podľa toho sa môže zhotoviteľ posunúť v poradí vyššie alebo nižšie. Ak sa kvalita externe zadanej zákazky vyhodnotí ako prijateľná (0), t. j. odovzdaná práca je na úrovni, ktorú odôvodnene možno očakávať od profesionálneho lingvistu, zhotoviteľovo poradie sa nezmení.

Tento postup zaisťuje, že poradie zhotoviteľov vyjadruje aktuálnu kvalitu služieb poskytovaných počas trvania zmluvného vzťahu.

Aj kvalita externe zadávaných zákaziek vyhotovených na základe rokovacieho konania sa kontroluje podľa toho istého postupu, ale s vylúčením systému dynamického určovania poradia, ktoré sa uplatňuje len na rámcové zmluvy uzavreté medzi strediskom a zhotoviteľmi.

Systém dynamického určovania poradia je jednou zo silných stránok modelu zabezpečovania kvality strediska. Umožňuje stredisku veľmi rýchlo reagovať a pomáha mu priebežne zabezpečovať stále dobrú kvalitu.