Prevajalski center je trdno prepričan, da sta za trajnostno kakovost potrebna načrtovanje in organizacija na vodstveni ravni, zato je sprejel vrsto ukrepov, ki jih je treba izvesti pred in med prevajanjem ter po njem.

Ti ukrepi so razdeljeni na štiri sklope:

1.    osnovni pogoji za kakovost: predhodni ukrepi, ki ustvarjajo ustrezne pogoje za uspešno in učinkovito prevajanje;
2.    kontrola in ocenjevanje kakovosti: ukrepi, sprejeti med samim postopkom prevajanja, in naknadni ukrepi;
3.    sodelovanje s strankami: ukrepi, osredotočeni na potrebe in pričakovanja strank;
4.    metrika kakovosti: ukrepi, ki Prevajalskemu centru omogočajo, da oceni svojo uspešnost in izboljša svoje prevode.

Osnovni pogoji za kakovost

Ključen vidik na tem področju so stroga merila pri izboru notranjih prevajalcev. Prevajalski center zaposluje osebje na podlagi dveh splošnih izvedbenih določb o zaposlovanju začasnih in pogodbenih uslužbencev.

Drug pomemben vidik tega okvira je jezikovna kakovost izvirnih besedil, zato Prevajalski center svojim strankam ponuja storitve jezikovnega urejanja in lektoriranja. V zvezi s tem je pripravil knjižico z naslovom „Writing for translation/Écrire pour être traduit“ (Kako napisati primerno besedilo za prevod), ki je del opisne dokumentacije za vse nove stranke. Poleg tega je uvedel sodoben sistem za upravljanje poteka prevajalskega dela – eCdT, ki vključuje najsodobnejša orodja za računalniško podprto prevajanje.

Zelo skrbno določa tudi merila za oddajo javnih naročil zunanjim ponudnikom storitev tako, da so okvirne pogodbe za prevajanje sklenjene z najboljšimi zunanjimi prevajalci.
 

Kontrola in ocenjevanje kakovosti

Jezikoslovci v Prevajalskem centru sistematično preverijo in pregledajo prevode, ki jih opravijo zunanji prevajalci. Poleg izboljšave kakovosti samega dokumenta pred njegovo oddajo stranki se s tem preverjanjem nenehno izboljšuje kakovost dela zunanjih prevajalcev med trajanjem okvirnih pogodb. Postopek ponovnega razvrščanja zunanjih prevajalcev zagotavlja, da se ti razvrstijo na lestvici navzgor ali navzdol glede na kakovost njihovega dela, kar pomeni, da tisti z boljšimi ocenami sčasoma napredujejo proti vrhu seznama zunanjih prevajalcev. Za vsak dokument, ki ga prevedejo zunanji prevajalci, se izpolni ocenjevalni list, ki ne vsebuje le splošne ocene kakovosti prevoda, ampak po potrebi tudi natančne podatke o vrstah prisotnih napak. Notranji pregledovalci besedil lahko pripravijo tudi povratne informacije za zunanje prevajalce ter jim popravljeno besedilo, kadar je to primerno, pošljejo, da lahko ti popravke upoštevajo pri prihodnjih prevodih. Prevajalski center je v prvi polovici leta 2018 v fazo predhodne obdelave dokumentov vključil predloge strojnih prevodov, ki se lahko uporabijo med samim prevajanjem. Kontrola kakovosti strojnih prevodov se imenuje naknadno jezikovno pregledovanje.

Vse prevode, ki jih opravijo notranji prevajalci, navzkrižno pregledajo sodelavci iz iste jezikovne skupine v skladu z načelom štirih oči in merili, določenimi v priročniku za zagotavljanje kakovosti prevodov.

Poleg teh preverjanj kakovosti pred oddajo dokumenta stranki je Prevajalski center leta 2010 uvedel tudi naknadno preverjanje kakovosti, ki se opravlja na podlagi naključnega vzorca, pri čemer prevode, ki jih opravijo notranji prevajalci, ocenijo zunanji jezikoslovci.

Sodelovanje s strankami

Da bi Prevajalski center zadostil eni od najpogosteje izraženih potreb svojih strank, je vzpostavil enotno operativno kontaktno točko, pristojno za obravnavo zadev, na katere opozorijo stranke ali prevajalci v zvezi z zahtevki za prevod, ki jih naročijo stranke. To je Enota za upravljanje poteka prevajalskega dela, ki obravnava vse zahteve strank, od naročila prevoda do njegove oddaje stranki, vključno z naknadnimi storitvami.

Prevajalski center uporablja številna orodja za zagotavljanje in merjenje kakovosti in zadovoljstva strank, med drugim je uvedel zahtevek za popravljeno različico dokumenta (CVR). To strankam, ki uporabljajo portal Prevajalskega centra za stranke, omogoča, da lahko pošljejo pozitivne ali negativne povratne informacije o katerem koli dokumentu, Prevajalski center pa se lahko hkrati seznani z željami stranke in odpravi ponavljajoče se težave. Na vse povratne informacije stranke, ki jih prejme za posamezne dokumente, odgovori in pripombe pregleda na operativni ravni, da oceni, ali se lahko sprejmejo obsežnejši ukrepi za zagotavljanje kakovosti in izpolnitev zahtev stranke.

Prevajalski center izvaja tudi redne ankete med strankami, s katerimi meri dolgoročno zadovoljstvo uporabnikov in določa področja, na katerih so potrebne izboljšave z vidika jezikovne kakovosti in kakovosti njegovih storitev kot celote. Takšne ankete so koristne za ugotovitev dojemanja strank o prednostih in slabostih Prevajalskega centra ter za pregled stanja o tem, kako uspešen je na splošno pri upoštevanju rokov, kakovosti, odzivnosti na težave in razumevanju posebnih potreb in poslovnega okolja strank.

Metrika kakovosti

Ocena kakovosti prevajanja vključuje opredelitev in merjenje metrik kakovosti, katerih namen so izboljšave. Učinkovitost pristopa Prevajalskega centra k zagotavljanju kakovosti prevajanja je zato dosežena z usklajenim in uravnoteženim izvajanjem vseh teh komponent. Da bi prispeval k procesu kakovosti prevodov, uporablja več virov podatkov (interna poročila, zahtevki za popravljeno različico dokumenta (CVR), raziskave in ankete, revizije in obiski strank, naknadni pregledi kakovosti itd.). Namen je količinsko opredeliti trenutno uspešnost prevajanja in ravni storitev glede na zastavljene cilje kakovosti in zahteve strank ter si s tem prizadevati za nadaljnje izboljšave.

Prevajalski center ima vzpostavljen model upravljanja kakovosti, ki mu omogoča nenehno izboljševanje ravni storitev in kakovosti prevajanja. Ta model temelji na procesnem pristopu, ki vključuje: 

a) opredelitev makro procesov Prevajalskega centra;
b) opredelitev ključnih procesov upravljanja, poslovanja in podpore, ki najbolj prispevajo k izvajanju strategije Prevajalskega centra;
c) opis ključnih postopkov glede na zahtevano raven strokovnega znanja;
d) analizo dejanskih in/ali morebitnih tveganj ter 
e) nenehno izboljševanje postopkov z analizo njihovega delovanja in pregledom njihove učinkovitosti. 

Sistem nadzora upravljanja temelji na četrtletnih pregledih uspešnosti (na ravni posameznih oddelkov) in pregledih učinkovitosti (na najvišji vodstveni ravni), ki jim sledijo informativni sestanki po hierarhiji navzdol. 

Vzpostavljeni so tudi ključni kazalniki uspešnosti za merjenje uspešnosti postopkov Prevajalskega centra v zvezi s kakovostjo prevajanja in ravnijo storitev.