Prevajalski center sodeluje z zunanjimi ponudniki jezikovnih storitev na področju prevajanja, urejanja, terminologije, podnaslavljanja, transkripcije in drugih jezikovnih storitev, ki so potrebne za pokrivanje potreb njegovih strank. Pri oddajanju teh storitev v izvajanje zunanjim izvajalcem uporablja okvirne ali specifične pogodbe glede na vrsto storitve, jezikovno kombinacijo in področje, ki ga zahteva stranka.

Image
Freelance

Prevajalski center podpiše okvirne pogodbe s ponudniki storitev, izbranimi prek razpisov za zbiranje ponudb. Te pogodbe veljajo eno leto in se lahko s tihim soglasjem podaljšajo za nadaljnja enoletna obdobja, pri čemer pa skupni čas trajanja pogodb sme biti daljši od štirih let. Ko stranke naročijo delo, se z zunanjimi izvajalci naveže stik prek platforme za skupinsko dodeljevanje dela. Naročilo se pošlje vsem izvajalcem, delo pa dobi najvišje uvrščeni na seznamu izvajalcev, ki v določenem roku odgovorijo pozitivno. Prevajalski center podpiše specifično pogodbo z zunanjim ponudnikom jezikovnih storitev za določeno jezikovno storitev in področje, ki nista zajeta v okvirni pogodbi, ali če noben izvajalec s seznama iz okvirne pogodbe ne more opraviti dela.

Sodoben in proaktiven model za oddajo storitev v izvajanje zunanjim izvajalcem, ki ga uporablja Prevajalski center, se opira na tri glavne elemente: strokovne zunanje ponudnike jezikovnih storitev, sistem dinamičnega ocenjevanja (prerazvrščanja) (Prevajalski center je bil prvi, ki je ta sistem uvedel v institucije EU), ki zagotavlja, da se uporabljajo najboljši ponudniki jezikovnih storitev, ter zagotavljanje jezikovnih virov zunanjim ponudnikom storitev za pomoč pri njihovem delu.

Vsa zunanje izvedena dela, ki jih zunanji ponudniki jezikovnih storitev oddajo Prevajalskemu centru, morajo biti dovolj kakovostna, da jih ta lahko uporabi brez nadaljnjega pregledovanja. Vendar v okviru ocene zagotavljanja kakovosti teh ponudnikov storitev, ki jo opravi Prevajalski center, notranji jezikoslovci vsa dela sistematično pregledajo z uporabo ocenjevalnega lista, da preverijo njihovo ustreznost. Ocenjevalni list vsebuje splošno oceno kakovosti dela in po potrebi podrobne informacije o vrstah ugotovljenih napak. Prevajalski center se pri tem osredotoča na popolnost in točnost besedila, pravilno navajanje referenčnih dokumentov in objavljenega materiala, skladnost z navodili ter terminološko in stilistično doslednost. Prevajalski center oddaja v izvajanje zunanjim izvajalcem večinoma jezikovne storitve v 24 uradnih jezikih EU, pa tudi v drugih jezikih, ki niso jeziki EU, kot so islandščina, norveščina, arabščina, ruščina, srbščina, kitajščina, japonščina, hebrejščina, farsi itd.

Prevajalski center običajno uporablja okvirne pogodbe, ki temeljijo na sistemu dinamičnega razvrščanja. 

Pri tem opravlja kontrole kakovosti za vsa dela, ki jih prejme od izvajalcev.

Notranji pregledovalci centra pri ocenjevanju vsakega besedila uporabijo standardni ocenjevalni list. Kadar je kakovost naloge, ki so jo opravili zunanji izvajalci, ocenjena kot izjemno visoka (oznaka +1) ali nesprejemljivo nizka (oznaka –1), se ocena posreduje odboru za ocenjevanje, ki deluje v Prevajalskem centru in ga sestavljajo neodvisni člani iz različnih oddelkov. Če ocenjevalni odbor potrdi prvotno oceno, se točkam, ki so bile prvotno dodeljene izvajalcu, doda ali odvzame določeno število točk (kot je opredeljeno v okvirni pogodbi), izvajalec pa se lahko ustrezno razvrsti višje oziroma nižje na seznamu. Kadar se ugotovi, da je kakovost naloge, ki so jo opravili zunanji izvajalci, sprejemljiva (oznaka 0), tj., kadar je delo opravljeno na ravni, ki se razumno pričakuje od poklicnega jezikoslovca, se razvrstitev izvajalca ne spremeni.

S tem se zagotovi, da razvrstitev izvajalcev ves čas trajanja pogodbe izraža dejansko kakovost ponujenih storitev.

Kakovost se po enakem postopku preverja tudi za dela, ki so jih opravili zunanji izvajalci v okviru postopkov s pogajanji, vendar zanje ne velja sistem dinamičnega razvrščanja, saj se ta uporablja samo za izvajalce, s katerimi je Prevajalski center podpisal okvirne pogodbe.

Sistem dinamičnega razvrščanja je ena izmed prednosti modela za zagotavljanje kakovosti, ki ga uporablja Prevajalski center. Poskrbi za veliko odzivnost Prevajalskega centra in pomaga zagotavljati dosledno dobro kakovost v daljšem obdobju.