Översättningscentrumet samarbetar med externa språktjänsteleverantörer när det gäller översättning, redigering, terminologi, textning, transkription och andra språktjänster som krävs för att tillgodose kundernas behov. För att utkontraktera dessa tjänster använder centrumet antingen ramavtal eller särskilda avtal beroende på den typ av tjänst, den språkkombination och det område som kunden efterfrågar.
Ramavtal ingås med tjänsteleverantörer som är framgångsrika i anbudsförfaranden som anordnas av centrumet. Dessa avtal är giltiga i ett år och kan förlängas genom tyst överenskommelse för ytterligare perioder på ett år, dock utan att överskrida en total varaktighet på fyra år. Leverantörerna kontaktas via grupptilldelning när kunderna beställer arbete. Beställningen skickas till alla leverantörer och arbetet går till den som står högst upp på förteckningen över alla som tackar ja inom en viss tidsram. Särskilda avtal ingås mellan centrumet och en extern språktjänsteleverantör för en viss språktjänst och ett visst område som inte omfattas av ett ramavtal, eller om ingen leverantör på en ramförteckning kan utföra arbetet.
Den moderna, proaktiva uppdragsavtalsmodell som används vid centrumet bygger på tre huvuddelar: externa språktjänsteleverantörer med expertkunskaper, ett dynamiskt bedömningssystem (ändring av rankningen) – som infördes för första gången vid EU:s institutioner av centrumet och säkerställer att de bästa språktjänsteleverantörerna används – och tillhandahållande av språkresurser till de externa tjänsteleverantörerna för att hjälpa dem i deras arbete.
Alla arbeten som utförs externt och levereras till centrumet av externa språktjänsteleverantörer bör vara av tillräckligt hög kvalitet för att kunna användas utan att centrumet gör några större ändringar i dem. Som en viktig del av centrumets förfarande för kvalitetssäkring av dessa tjänsteleverantörer granskas dock allt arbete systematiskt av interna språkliga handläggare som använder en bedömningsmall för att se till att arbetena uppfyller ändamålet. Mallen innehåller inte bara en helhetsbedömning av kvaliteten på arbetet utan också, vid behov, detaljerad information om vilka typer av fel som upptäckts. Centrumet fokuserar på fullständighet och noggrannhet, korrekta citat från referensdokument och publicerat material, efterlevnad av instruktioner samt terminologisk och stilistisk konsekvens. Centrumet utkontrakterar språktjänster främst på de 24 officiella EU-språken, men även på andra språk som inte är EU-språk, t.ex. isländska, norska, arabiska, ryska, serbiska, kinesiska, japanska, hebreiska och farsi.
Översättningscentrumet arbetar i allmänhet med ramavtal som grundas på ett dynamiskt rankningssystem
Centrumet genomför kvalitetskontroller av allt arbete som tillhandahålls av dess leverantörer.
Varje uppdrag bedöms av centrumets interna granskare som då använder en standardbedömningsmall. När det utkontrakterade arbetets standard bedöms vara exceptionellt hög (med betyget +1) eller oacceptabelt låg (med betyget –1) vidarebefordras det till centrumets bedömningskommitté, som består av oberoende ledamöter från olika avdelningar. Om den första bedömningen bekräftas av kommittén läggs ett visst antal poäng (fastställs i ramavtalet) till eller dras av från de poäng som ursprungligen tilldelats leverantören och denne kan rankas upp eller ned i enlighet därmed. När kvaliteten på ett utkontrakterat arbete bedöms vara acceptabel (med betyget 0), vilket innebär att det håller en nivå som rimligen kan förväntas av någon som arbetar med språktjänster, behåller leverantören sin plats i rankningen.
Detta säkerställer att rankningen av leverantörerna speglar den faktiska kvaliteten på de tjänster som erbjuds under hela avtalstiden.
Externa arbeten som har utförts enligt förhandlade förfaranden kvalitetskontrolleras också enligt samma förfarande, men är undantagna från detta dynamiska rankningssystem som endast gäller ramavtal som centrumet ingår med sina leverantörer.
Det dynamiska rankningssystemet är en av styrkorna i centrumets kvalitetssäkringsmodell. Det gör att centrumet kan reagera snabbt och hjälper till att säkerställa en kontinuerligt genomgående god kvalitet.