Översättningsavdelningen är översättningscentrumets största avdelning, där över hälften av centrumets personal arbetar. Den består av tre språkgrupper och enheten för yttre förbindelser och kommunikation.

Enheten för yttre förbindelser och kommunikation

Enheten för yttre förbindelser och kommunikation samordnar arbetet med centrumets kunder för att fastställa deras behov och bedöma kundtillfredsställelsen. Detta sker genom regelbundna kundbesök, återkommande undersökningar och hantering av återkoppling från kunderna.

I samarbete med kunderna anordnar enheten fortbildning, seminarier och presentationer för centrumets översättare så att de kan utöka sina kunskaper om kundernas högspecialiserade verksamhetsområden och förfaranden. På samma sätt anordnar även enheten presentationer för kunder för att hjälpa dem att bättre förstå centrumets roll och tjänster.

Enheten är också ansvarig för intern och extern kommunikation. Den sprider information genom regelbundna nyheter på centrumets intranät, webbplats och kundportal. Enheten utarbetar och samordnar riktade publikationer, t.ex. den årliga verksamhetsrapporten och rapporten om årets höjdpunkter (Highlights of the year report) samt ett antal broschyrer och nyhetsbrev. Den arrangerar också olika evenemang för att främja flerspråkighet.

Översättarna (språkgrupperna)

Varje språkgrupp är uppdelad i översättningsgrupper, en för varje officiellt EU-språk. Storleken på varje översättningsgrupp varierar beroende på arbetsbelastningen för respektive målspråk. Alla översättare översätter till sitt modersmål. De har olika akademisk bakgrund, men oftast med språklig inriktning.

Översättarna erbjuds fortbildning under hela sitt yrkesliv på centrumet, både när det gäller språkinlärning (påbyggnad av befintliga språkkunskaper och inlärning av nya språk) och kundspecifik verksamhet.

De interna översättarna översätter och granskar dokument och varumärken. De textar också videoklipp, sammanställer ordlistor och lägger till termer i den interinstitutionella termdatabasen Iate.

Som språkhandläggare garanterar de interna översättarna en god språkkvalitet i de utförda översättningarna. Detta gäller både texter som översätts internt och texter som översätts av specialiserade externa leverantörer av språkliga tjänster.

Genom sin affärsmodell som grundas på uppdragsavtal och intern kvalitetskontroll har centrumet blivit en referenspunkt för alla aspekter av översättningsgranskning.

Avdelningen för översättningsstöd har en framträdande roll i översättningscentrumets verksamhet och fungerar som en drivande kraft som ser till att centrumets tjänster utförs smidigt och effektivt.

Denna avdelning består av enheten för arbetsflödeshantering och enheten för affärsutveckling och arbetsflödesstöd.

Enheten för arbetsflödeshantering

Enheten för arbetsflödeshantering ansvarar för att behandla förfrågningar från kunderna till centrumet, från hantering av inkommande förfrågningar till leverans av det slutliga dokumentet. Centrumet arbetar huvudsakligen utifrån ramavtal.

Personalen i enheten för arbetsflödeshantering ansvarar för att

• ta emot, analysera och validera förfrågningar, vid behov genom förhandling med kunderna,
• tilldela översättnings-, gransknings-, redigerings- och terminologijobb till interna översättare och frilansöversättare;
• se till att filerna som översättarna arbetar med är redigerbara och att dokumenten är korrekt formaterade innan de levereras till kunden,
• använda språktekniska verktyg för att behandla inkommande filer,
• se till att alla jobb levereras till beställaren inom den överenskomna tidsfristen och i det format som krävs,
• sammanställa faktureringsuppgifter.

Enheten för arbetsflödeshantering ger språkligt och tekniskt stöd till översättarna under hela arbetsflödet. Den ger också utbildning inom sina olika specialområden (t.ex. användning av teknik).

Enheten för affärsutveckling och arbetsflödesstöd

Enheten för affärsutveckling och arbetsflödesstöd består av flera grupper:

• Gruppen för affärsutveckling, vars syfte är att bevaka trender och innovationer på området för språktjänster (verktyg, arbetsmetoder och nya tjänster) och att analysera hur centrumet på bästa sätt kan hjälpa till att uppfylla kundernas kommunikationsbehov.
• Gruppen för korpus- och terminologihantering, som tillhandahåller och sköter specialiserade språkresurser och språkverktyg på området för terminologi, referensdokument, översättningsminnen och maskinöversättning.
• Gruppen för EU-varumärken och formgivningar, som hanterar hela arbetsflödet för översättningar av EU-varumärken och formgivningar.
• Slutligen finns gruppen för stöd och utveckling av Iate och samordnaren för EurTerm (interinstitutionell samarbetsplattform för terminologer) på centrumet.

Administrationsavdelningen tillhandahåller administrativt och tekniskt stöd till personalen och när det handlar om budgetmässig och strategisk planering,

Räkenskapsförare

Räkenskapsföraren utses av styrelsen och är oberoende i utförandet av sina arbetsuppgifter. Räkenskapsföraren och hans grupp är ansvariga för att hantera inkomster, utgifter och räkenskaper i enlighet med gällande regler och föreskrifter. Räkenskapsföraren ansvarar för likviditetsförvaltningen och faktureringen i anslutning till centrumets verksamhet. För att uppfylla dessa uppgifter har räkenskapsföraren ett nära samarbete med Europeiska kommissionen, Europeiska revisionsrätten och externa revisorer.

Enheten för budgetmässig och strategisk planering

Enheten för budgetmässig och strategisk planering säkerställer att centrumets finansiella förvaltning sköts på ett korrekt sätt och i överensstämmelse med gällande regler och föreskrifter. Den samordnar upprättandet och uppföljningen av centrumets budget och upprätthåller nära kontakt med centrumets kunder för att integrera sina budgetprognoser i centrumets inkomstbudget.

En annan viktig uppgift är förhands- och efterhandskontrollen av finansiella transaktioner.

Enheten samordnar utarbetandet och genomförandet av centrumets fleråriga strategi och fleråriga arbetsprogram. Den hjälper också till med att utarbeta den årliga verksamhetsrapporten. Dessutom samordnar och övervakar den genomförandet av riskhantering och intern kontroll.

Enheten för rättsliga frågor

Gruppen för logistik och säkerhet

Gruppen för logistik och säkerhet säkerställer att centrumets personal, data, byggnader och utrustning har tillräckligt skydd mot hot mot säkerheten och att arbetsmiljöreglerna följs och tillämpas. Gruppen hanterar fast och lös egendom och är ansvarig för att samordna kontinuitet i verksamheten i händelse av stora störningar i centrumets verksamhet. Dessutom främjar gruppen miljövänliga åtgärder på centrumet och ökar personalens kunskaper om avfallshantering.

Personalenheten

Personalenheten utformar, samordnar och genomför personalpolitiken och tillhandahåller råd och riktlinjer till centrumets ledning och personal om personalfrågor. Dess roll är i synnerhet kopplad till urval, rekrytering och karriärutveckling för personal och praktikanter (fortbildning, ledarförmåga, bedömning och befordran). Enheten är också ansvarig för budgetfrågor och ekonomiska frågor som rör personalkostnader.

De senaste datortillämpningarna och den senaste datorutrustningen är nödvändiga för centrumets dagliga arbete. it-avdelningen består av följande tre enheter: Användarstöd, it-infrastruktur och utveckling, samt projektledningen.

Projektledning

Projektledningen samordnar strategiska projekt mellan centrumets olika avdelningar och enheter, och säkerställer därmed att effektiva affärslösningar genomförs på ett framgångsrikt och hållbart sätt. Detta leder till bättre tjänster för både kunder och intern personal.

Enheten för utveckling

Enheten för utveckling utformar, skapar och underhåller de it-tillämpningar och databaser som krävs för att driva centrumet.

Den hanterar också icke-interna it-lösningar och tjänster som köps från externa leverantörer, t.ex. de som tillhandahålls av andra institutioner eller av privata företag, och bidrar till forskning, och integrerar och genomför dem i centrumets it-miljö.

Enheten för användarstöd

Enheten för användarstöd är den enda kontaktpunkten för interna och externa användare vid hantering av alla typer av frågor och begäran om information som hänför sig till de olika it-områdena: maskinvara, programvara, telekommunikation och infrastruktur. Den hanterar allt som rör personlig hårdvara, programvara och affärslösningar för att ge en konsekvent och kraftfull it-arkitektur vid varje arbetsstation.

Enheten för it-infrastruktur

Enheten för it-infrastruktur tillhandahåller och underhåller de centraliserade infrastrukturer som gör det möjligt för centrumet att uppfylla sina mål, och säkerställer att dessa infrastrukturer är förenliga med återhämtnings- och kontinuitetsplanen. Den övervakar tillgängligheten och säkerheten avseende uppgifter om centrumet och uppgifter från kunder och partner, och hanterar datacentrum och molntjänster som uppnår den lagrings- och bearbetningskapacitet som krävs för centrumets verksamhet. Denna enhet utför all sin verksamhet i nära samarbete med uppgiftsskyddssombudet, den säkerhetsansvarige och den säkerhetsansvarige för de lokala datasystemen.