Hvordan håndterer Oversættelsescentret kundernes ordrer?

Hver dag stilles vi i Oversættelsescentret over for udfordringen at levere gode oversættelser til alle de ønskede sprog inden for de aftalte tidsfrister. Gennem årene har vi løbende skabt forbedringer i vores oversættelsesworkflow for at sikre, at håndteringen af ordrer sker så smidigt som muligt. I det følgende beskrives de forskellige trin i vores workflow, fra håndtering af indkommende ordrer til levering af færdige oversættelser og udarbejdelse af kundefeedback:

1.Modtagelse af ordrer

Sektionen for workflowstyring kontrollerer alle indkommende ordrer, der modtages via eCdT-kundeportalen. Den kontrollerer kildefilerne med hensyn til sprog, sideantal og format. Sektionen tjekker også, hvilken ydelse der anmodes om, tidsfristen, og de ønskede målsprog.

2.Forbehandling

Sektionen for workflowstyring sørger for, at der ingen problemer er med kildetekstens layout, indsamler relevant referencemateriale, uddrager genbrugeligt indhold fra oversættelseshukommelserne og klargør alle arbejdsfiler og sproglige og terminologiske ressourcer.

3.Oversættelse

Når forbehandlingen er afsluttet, beslutter sektionen for workflowstyring på baggrund heraf, om arbejdet skal udføres af de kvalificerede interne oversættere eller outsources til centrets netværk af specialiserede freelanceoversættere. Sektionen for workflowstyring tildeler opgaver til oversætterne ud fra deres specialisering, kompetencer og modersmål. Outsourcingkriterierne er blandt andet hensynet til den interne arbejdsbyrde, fortrolighedsgraden, tekstens emne og dokumentets længde. Når dokumenter outsources, kan sektionen for workflowstyring holde sig til de relevante rammeaftaler, der er indgået med eksterne leverandører, men også benytte sig af specifikke freelancekontrakter, afhængigt af emne og sprogkombination.

4.Støtte fra kundekoordinatorer

Oversætterne kan rådføre sig med centrets kundekoordinatorer (medarbejdere i oversættelsesafdelingen) om alle spørgsmål vedrørende indholdet af kildedokumenter.

5.Midtvejsbehandling

Alle tekniske aspekter af dokumenter, der behandles af freelanceoversætterne, kontrolleres af sektionen for workflowstyring.

6.Revision

Alle outsourcede dokumenter revideres af centrets interne oversættere, som skal udfylde et evalueringsskema om kvaliteten af det arbejde, som freelanceren har udført, jf. rammeaftalerne og de almene betingelser, der gælder for centrets ydelse af sprogtjenester. Interne oversættelser krydstjekkes af andre interne oversættere med samme modersmål.

7.Efterbehandling

Sektionen for workflowstyring kontrollerer, at de reviderede dokumenter er fuldstændige, og retter om nødvendigt layoutet. På samme vis bliver webfiler til kunderne verificeret (for fuldstændighed og visning), inden de evt. rettes og slutteligt uploades af sektionen for workflowstyring.

8.Levering

Sektionen for workflowstyring sikrer, at hvert dokument leveres til kunden inden for den aftalte tidsfrist.

9.Håndtering af kundefeedback

Kundekoordineringsgruppen (sektionen for eksterne forbindelser og kommunikation) analyserer de kundetilfredshedsformularer (CSF'er), kunderne returnerer.