Die Abteilung Verwaltung leistet administrative und technische Unterstützung in den Bereichen Humanressourcen, Haushalt, strategische Planung, Rechtsangelegenheiten, Ausschreibungen sowie Infrastruktur und Sicherheit.
Gruppe Finanzen
Die Gruppe Finanzen gewährleistet die ordnungsgemäße Haushaltsführung des Zentrums und die Einhaltung der geltenden Regeln und Vorschriften. Sie koordiniert die Aufstellung des Haushaltsplans des Zentrums sowie sein Follow-up und unterhält enge Kontakte zu den Kunden des Zentrums, um deren Haushaltsvorausschätzungen in den Einnahmenhaushalt des Zentrums einbeziehen zu können. Eine weitere wichtige Aufgabe ist die Ex-ante- und die Ex-post-Überprüfung der Finanztransaktionen.
Sektion Strategische Planung
Die Sektion Strategische Planung erstellt die mehrjährige Strategie sowie die mehrjährigen Arbeitsprogramme des Zentrums und setzt diese um. Außerdem koordiniert sie die Erstellung des jährlichen Tätigkeitsberichts. Des Weiteren koordiniert und überwacht sie die Umsetzung des Risikomanagements und der internen Kontrolle.
Sektion Rechtsangelegenheiten
Die Sektion Rechtsangelegenheiten bearbeitet sämtliche Rechtsfragen, mit denen das Übersetzungszentrum bei seiner Tätigkeit konfrontiert ist. Sie vertritt das Zentrum bei allen Rechtsstreitigkeiten.
Die Sektion ist für die Ausarbeitung und Verwaltung der Vereinbarungen zwischen dem Zentrum und seinen Kunden verantwortlich. Außerdem betreut sie sämtliche Vertragsangelegenheiten zwischen dem Zentrum und seinen Lieferanten und Dienstleistern und berät das Management des Zentrums in Rechtsfragen.
Für Übersetzungsaufgaben aus einem breiten Themenspektrum erstellt und aktualisiert das Zentrum Listen externer Sprachdienstleister, die auf die Tätigkeitsgebiete der Kunden des Zentrums spezialisiert sind. Hierzu werden öffentliche Ausschreibungen durchgeführt, für deren Organisation die Sektion zuständig ist.
Sektion Infrastruktur und Sicherheit
Die Sektion Infrastruktur und Sicherheit sorgt dafür, dass die Mitarbeiter des Übersetzungszentrums sowie Daten, Gebäude und Ausrüstungen angemessen gegen Sicherheitsbedrohungen geschützt sind und dass die Sicherheits- und Gesundheitsschutzbestimmungen eingehalten werden. Die Gruppe ist zuständig für die Verwaltung von beweglichen Gegenständen und Immobilien und koordiniert im Falle schwerwiegender Unterbrechungen der betrieblichen Abläufe des Zentrums die Aufrechterhaltung des Geschäftsbetriebs. Ferner fördert die Gruppe umweltverträgliche Maßnahmen beim Zentrum und sensibilisiert die Mitarbeiter für die Vermeidung von Abfall.
Sektion Humanressourcen
Die Sektion Humanressourcen ist für die Entwicklung, Koordinierung und Umsetzung der Maßnahmen im Bereich Humanressourcen zuständig und unterstützt Management und Personal des Zentrums durch Beratung und Leitlinien zu Personalangelegenheiten. Ihre Aufgaben erstrecken sich insbesondere auf die Auswahl, Einstellung und berufliche Weiterentwicklung von Mitarbeitern und Praktikanten (Weiterbildungsmaßnahmen, Kompetenzmanagement, Mitarbeiterbeurteilungen und Beförderungen). Daneben ist die Sektion auch für haushaltstechnische und finanzielle Angelegenheiten in Bezug auf Personalausgaben zuständig.