Das Übersetzungszentrum arbeitet mit externen Sprachdienstleistern zusammen, um den Bedarf seiner Kunden in den Bereichen Übersetzung, redaktionelle Bearbeitung, Terminologie, Untertitelung, Transkription und andere Sprachdienstleistungen zu decken. Für die externe Vergabe dieser Dienstleistungen nutzt das Zentrum – je nach Art der Dienstleistung, der Sprachkombination und dem jeweiligen Fachgebiet des Kunden – Rahmenverträge oder spezifische Verträge.
Mit den erfolgreichen Bietern der vom Zentrum durchgeführten Ausschreibungen werden Rahmenverträge abgeschlossen. Die Rahmenverträge gelten für ein Jahr und können stillschweigend um ein weiteres Jahr verlängert werden, wobei die Höchstlaufzeit jedoch vier Jahre nicht übersteigt. Auftragnehmer werden im Rahmen von Gruppenaufträgen kontaktiert, wenn Kunden Arbeiten in Auftrag geben. Der Auftrag wird an alle Auftragnehmer verschickt, und an denjenigen vergeben, der von allen, die innerhalb eines bestimmten Zeitraums positiv antworten, am höchsten auf der Rangliste platziert ist. Spezifische Verträge werden zwischen dem Zentrum und externen Sprachdienstleistern für spezielle Sprachdienstleistungen und Fachgebiete abgeschlossen, für die kein Rahmenvertrag besteht, oder aber dann, wenn ein Auftrag von keinem der in den Rahmenvertragslisten geführten Auftragnehmer ausgeführt werden kann.
Das moderne, proaktive Modell für die externe Auftragsvergabe des Zentrums stützt sich im Wesentlichen auf drei Elemente: sachverständige externe Sprachdienstleister, ein dynamisches Bewertungs- bzw. Neueinstufungssystem), das in den EU-Institutionen erstmals vom Zentrum eingeführt wurde und gewährleistet, dass jeweils die besten Sprachdienstleister eingesetzt werden, und die Bereitstellung von Sprachressourcen, um die externen Dienstleister bei ihrer Arbeit zu unterstützen.
Bei allen Aufträgen, die von externen Sprachdienstleistern ausgeführt und an das Zentrum geliefert werden, muss die Qualität so hoch sein, dass sie unmittelbar weiterverwendet werden können, ohne dass das Zentrum eine Revision vornehmen muss. Ein zentrales Element der Bewertung der Dienstleister zur Qualitätssicherung ist jedoch die systematische Überprüfung aller Arbeiten durch interne Sprachexperten des Zentrums anhand eines Bewertungsbogens, durch die gewährleistet wird, dass die Arbeiten ihrem jeweiligen Verwendungszweck angemessen sind. Neben einer allgemeinen Bewertung der Qualität der Arbeit enthält der Bewertungsbogen gegebenenfalls detaillierte Angaben zur Art der festgestellten Fehler. Dabei legt das Zentrum den Schwerpunkt auf Vollständigkeit und Richtigkeit, die korrekte Zitierweise von Bezugsdokumenten und Veröffentlichungen, die Einhaltung der Anweisungen sowie terminologische und stilistische Kohärenz. Die externe Vergabe von Sprachdienstleistungen betrifft vor allem die 24, EU-Amtssprachen, aber auch Nicht-EU-Sprachen, wie Isländisch, Norwegisch, Arabisch, Russisch, Serbisch, Chinesisch, Japanisch, Hebräisch, Farsi usw.
Aufträge werden vom Übersetzungszentrum in der Regel auf der Grundlage von Rahmenverträgen nach einem dynamischen Rankingsystem vergeben.
Alle von den Auftragnehmern gelieferten Arbeiten werden einer Qualitätskontrolle unterzogen.
Jeder Auftrag wird von den internen Revisoren des Zentrums anhand eines Standard-Bewertungsbogens überprüft. Ergibt die Überprüfung eine ausgezeichnete Qualität (Bewertung +1) oder eine unzureichende Qualität (Bewertung -1), wird die Arbeit dem Bewertungsausschuss des Zentrums vorgelegt, der aus unabhängigen Mitgliedern unterschiedlicher Abteilungen besteht. Bestätigt der Ausschuss die ursprüngliche Bewertung, erhöht bzw. vermindert sich die Punktzahl, die dem Auftragnehmer ursprünglich zuerkannt wurde, um eine bestimmte (im Rahmenvertrag festgelegte) Anzahl von Punkten und der Auftragnehmer rückt in der Rangliste entsprechend weiter nach oben oder nach unten. Wird die Qualität einer extern ausgeführten Arbeit als akzeptabel (Bewertung 0) eingestuft, d. h., sie entspricht dem von einem qualifizierten Sprachdienstleister zu erwartenden Niveau, ändert sich die Position des Auftragnehmers in der Rangliste nicht.
Auf diese Weise wird gewährleistet, dass die Ranglistenposition der Auftragnehmer tatsächlich die Qualität der während der gesamten Vertragslaufzeit erbrachten Dienstleistungen widerspiegelt.
Extern ausgeführte Arbeiten, die nach einem Verhandlungsverfahren vergeben wurden, werden der gleichen Qualitätskontrolle unterzogen, sind jedoch von diesem dynamischen Rankingsystem ausgenommen; das Rankingsystem gilt nur für die Rahmenverträge, die das Zentrum mit seinen Auftragnehmern abgeschlossen hat.
Das dynamische Rankingsystem bildet eine der zentralen Säulen des Qualitätssicherungsmodells beim Zentrum. Es ermöglicht schnelles Reagieren und gewährleistet eine gleichbleibend hohe Qualität.