Gut funktionierende Organisationen haben in der Regel eine zentrale Schaltstelle, die als Impulsgeber für die Arbeit der Organisation steht. Beim Übersetzungszentrum hat die Abteilung Betriebsmanagement diese Funktion.

Diese Abteilung besteht aus folgenden drei Sektionen:

• Workflow-Management
• Sektion Erweiterte Sprachlösungen
• Besondere Arbeitsabläufe und Terminologie

Sektion Workflow-Management

Die Sektion Workflow-Management (WMS) ist für die ordnungsgemäße Bearbeitung aller Aufträge über Sprachdienstleistungen beim Zentrum zuständig – von der Entgegennahme des Auftrags bis hin zur Lieferung des Endprodukts. Die Mitarbeiter der Sektion Workflow-Management sind für Folgendes verantwortlich:

• Entgegennahme, Analyse und Validierung von Aufträgen und gegebenenfalls Klärung des Umfangs eines Auftrags oder Aushandlung von Fristen mit den Kunden;
• Zuweisung der verschiedenen von den Kunden angeforderten Dienstleistungen an interne und freiberufliche Übersetzer;
• Gewährleistung, dass die Dateien für Übersetzer, Terminologen und Sprachsachverständige mit der im Zentrum verwendeten Sprachtechnologie kompatibel sind und dass die Endprodukte für die Kunden vor der Lieferung korrekt formatiert wurden;
• Nutzung von Sprachtechnologie-Tools für die vollständige Vorbearbeitung eingehender Dateien;
• Sicherstellung, dass alle Aufträge im vereinbarten Format und zum festgelegten Termin an die Kunden geliefert werden;
• Bearbeitung der Kundenrückmeldung über die Funktion „Corrected Version Request“ (CVR).

Diese Sektion ist auch für das Kundenportal zuständig.

WMS bietet den Übersetzern während des gesamten Arbeitsablaufs technische Unterstützung. Darüber hinaus bietet sie Schulungen in ihren verschiedenen Fachgebieten an (z. B. CAT-Tools, Untertitelung usw.) an.

Sektion Erweiterte Sprachlösungen

Die Sektion Erweiterte Sprachlösungen (ALS) wurde mit dem Ziel eingerichtet, die neueste KI und Sprachtechnologien zu nutzen. Sie besteht aus:

• dem Team für Sprachtechnologie, das Trends und Innovationen im Bereich Sprachdienstleistungen beobachtet und analysiert, wie das Zentrum seine Kunden bei deren Kommunikationsbedarf optimal unterstützen kann. Zudem entwickelt und unterstützt es Dienstleistungen rund um maschinelle Übersetzung und automatische Spracherkennung;
• Die Interinstitutionelle IATE-Gruppe und der Koordinator für EurTerm (Interinstitutionelle Kooperationsplattform für Terminologen) sind im Einvernehmen mit den IATE-Projektpartnern beim Zentrum angesiedelt.

Sektion Besondere Arbeitsabläufe und Terminologie

Die Sektion „Besondere Arbeitsabläufe“ konzentriert sich auf die Entwicklung und Koordinierung besonderer Arbeitsabläufe, die zur Erfüllung der Bedürfnisse der Kunden konzipiert wurden, wie Marken und Geschmacksmuster für das EUIPO. Das Team TraMark verwaltet den Ende-zu-Ende-Arbeitsablauf für die Übersetzung von Unionsmarken und Geschmacksmustern, und das Team Terminologiemanagement koordiniert Terminologieprojekte.