Übersetzungszentrum für die Einrichtungen der EU

Die Abteilung Übersetzung ist mit mehr als der Hälfte aller Mitarbeiter des Zentrums die größte Abteilung des Übersetzungszentrums. Sie besteht aus drei Sprachgruppen.

Übersetzer (Sprachgruppen)

Jede Sprachgruppe besteht aus mehreren Übersetzungsteams – für jede Amtssprache der EU gibt es ein eigenes Team. Die Größe der einzelnen Teams richtet sich nach dem Übersetzungsaufkommen in der jeweiligen Zielsprache. Alle Übersetzer übersetzen in ihre Muttersprache; sie haben unterschiedliche Hochschulabschlüsse, in der Regel haben sie ein Sprachstudium absolviert.

Die beim Zentrum tätigen Übersetzer profitieren von umfangreichen Weiterbildungsmaßnahmen, zum einen auf sprachlichem Gebiet (Ausbau bestehender Sprachkenntnisse und Erlernen weiterer Fremdsprachen) und zum anderen zur Erweiterung ihrer kundenspezifischen Fachkenntnisse.

Die internen Übersetzer sind für die Übersetzung und Revision von Dokumenten und Unionsmarken zuständig. Außerdem übernehmen sie die Untertitelung von Videos, erstellen Glossare und liefern Beiträge zur interinstitutionellen Terminologiedatenbank IATE.

Als Sprachexperten gewährleisten die internen Übersetzer die sprachliche Qualität der vom Zentrum gelieferten Übersetzungen. Dies gilt sowohl für die internen Übersetzungen als auch für Texte, die extern an spezialisierte Sprachdienstleister vergeben werden.

Durch sein Geschäftsmodell, das sich auf die Auslagerung von Übersetzungen an externe Sprachdienstleister und interne Qualitätskontrolle stützt, hat sich das Zentrum zu einem Referenzzentrum für sämtliche Aspekte der Revision von Übersetzungen entwickelt.

Wie in jeder gut funktionierenden Organisation gibt es beim Übersetzungszentrum eine zentrale Schaltstelle, die als Impulsgeber für die gesamte Organisation fungiert. Beim Zentrum übernimmt die Abteilung Übersetzungsunterstützung diese Funktion.

Diese Abteilung besteht aus der Sektion Workflow-Management, der Sektion Geschäftsentwicklung und Workflow-Unterstützung sowie der Interinstitutionellen IATE-Gruppe.

Sektion Workflow-Management

Die Sektion Workflow-Management ist für die ordnungsgemäße Bearbeitung aller Anfragen nach Sprachdienstleistungen beim Zentrum zuständig – von der Entgegennahme der Anfrage bis hin zur Lieferung des Endprodukts. Das Zentrum arbeitet hauptsächlich mit Rahmenverträgen.
Die Mitglieder der Sektion nehmen folgende Aufgaben wahr:

• Entgegennahme, Analyse und Validierung der Anfragen, gegebenenfalls auch im Wege von Verhandlungen mit den Kunden;
• Zuweisung der Aufträge für Übersetzung, Revision, redaktionelle Bearbeitung (Editing) und Terminologie an interne und externe Übersetzer;
• Sicherstellung, dass die Dateien, die die Übersetzer zu bearbeiten haben, editierbar sind und dass die Dokumente vor der Lieferung an die Kunden korrekt formatiert sind;
• weitestmögliche Nutzung von Sprachtechnologie-Tools zur Bearbeitung der eingehenden Dateien;
• Sicherstellung, dass alle Aufträge in der vereinbarten Form und zum vereinbarten Termin an die Auftraggeber geliefert werden;
• Zusammenstellung der Informationen, die als Grundlage für die Rechnungsstellung dienen.

Die Sektion bietet den Übersetzern während des gesamten Arbeitsablaufs linguistische und technische Unterstützung. Darüber hinaus führt sie Schulungen zu den von ihr betreuten verschiedenen Fachgebieten (z. B. zur Nutzung von Technologie) durch.

Sektion Geschäftsentwicklung und Workflow-Unterstützung

Die Sektion Geschäftsentwicklung und Workflow-Unterstützung umfasst verschiedene Unterkomponenten:

• Die Geschäftsentwicklungsfunktion hat die Aufgabe, Trends und Innovationen im Bereich der Sprachdienstleistungen (Tools, Arbeitsmethoden und neue Dienstleistungen) zu beobachten und zu untersuchen, wie das Zentrum seine Kunden bei deren Kommunikationsbedarf optimal unterstützen kann.
• Das Team für Korpus- und Terminologie-Management sorgt für die Bereitstellung und Pflege von fachsprachlichen Terminologieressourcen und -Tools , Referenzdokumenten, Übersetzungsspeichern und maschineller Übersetzung.
• Das Team für Unionsmarken und Gemeinschaftsgeschmacksmuster betreut den gesamten Übersetzungsprozess für Unionsmarken und Gemeinschaftsgeschmacksmuster.

Interinstitutionelle IATE-Gruppe

Die Interinstitutionelle IATE-Gruppe und der Koordinator für EurTerm (Interinstitutionelle Kooperationsplattform für Terminologen) sind im Einvernehmen mit den IATE-Projektpartnern beim Zentrum angesiedelt. 

Die Abteilung Verwaltung leistet administrative und technische Unterstützung in den Bereichen Humanressourcen, Haushalt, strategische Planung, Rechtsangelegenheiten, Ausschreibungen sowie Infrastruktur und Sicherheit.

Gruppe Finanzen

Die Gruppe Finanzen gewährleistet die ordnungsgemäße Haushaltsführung des Zentrums und die Einhaltung der geltenden Regeln und Vorschriften. Sie koordiniert die Aufstellung des Haushaltsplans des Zentrums sowie sein Follow-up und unterhält enge Kontakte zu den Kunden des Zentrums, um deren Haushaltsvorausschätzungen in den Einnahmenhaushalt des Zentrums einbeziehen zu können. Eine weitere wichtige Aufgabe ist die Ex-ante- und die Ex-post-Überprüfung der Finanztransaktionen.

Sektion Strategische Planung

Die Sektion Strategische Planung erstellt die mehrjährige Strategie sowie die mehrjährigen Arbeitsprogramme des Zentrums und setzt diese um. Außerdem koordiniert sie die Erstellung des jährlichen Tätigkeitsberichts. Des Weiteren koordiniert und überwacht sie die Umsetzung des Risikomanagements und der internen Kontrolle.

Sektion Rechtsangelegenheiten

Sektion Infrastruktur und Sicherheit

Die Sektion Infrastruktur und Sicherheit sorgt dafür, dass die Mitarbeiter des Übersetzungszentrums sowie Daten, Gebäude und Ausrüstungen angemessen gegen Sicherheitsbedrohungen geschützt sind und dass die Sicherheits- und Gesundheitsschutzbestimmungen eingehalten werden. Die Gruppe ist zuständig für die Verwaltung von beweglichen Gegenständen und Immobilien und koordiniert im Falle schwerwiegender Unterbrechungen der betrieblichen Abläufe des Zentrums die Aufrechterhaltung des Geschäftsbetriebs. Ferner fördert die Gruppe umweltverträgliche Maßnahmen beim Zentrum und sensibilisiert die Mitarbeiter für die Vermeidung von Abfall.

Sektion Humanressourcen

Die Sektion Humanressourcen ist für die Entwicklung, Koordinierung und Umsetzung der Maßnahmen im Bereich Humanressourcen zuständig und unterstützt Management und Personal des Zentrums durch Beratung und Leitlinien zu Personalangelegenheiten. Ihre Aufgaben erstrecken sich insbesondere auf die Auswahl, Einstellung und berufliche Weiterentwicklung von Mitarbeitern und Praktikanten (Weiterbildungsmaßnahmen, Kompetenzmanagement, Mitarbeiterbeurteilungen und Beförderungen). Daneben ist die Sektion auch für haushaltstechnische und finanzielle Angelegenheiten in Bezug auf Personalausgaben zuständig.

Anwendungen und Geräte, die dem aktuellen Stand der Technik entsprechen, stellen eine wesentliche Voraussetzung für die tägliche Arbeit beim Zentrum dar. Die Abteilung Informationstechnologie ist in drei Sektionen untergliedert: Service Desk, IT‑Infrastruktur und Entwicklung; außerdem gehört das Projektmanagementbüro (PMO) zu der Abteilung.

Projektmanagementbüro (PMO)

Das Projektmanagementbüro koordiniert abteilungs- und sektionsübergreifend strategische Projekte des Zentrums und stellt damit sicher, dass effektive Lösungen für den Betrieb des Zentrums erfolgreich und nachhaltig umgesetzt werden. Dadurch trägt es zu einer besseren Servicequalität für Kunden und Mitarbeiter des Zentrums bei.

Sektion Entwicklung

Die Sektion Entwicklung konzipiert, erstellt und pflegt die IT‑Anwendungen und Datenbanken, die für den Betrieb des Zentrums erforderlich sind.

Außerdem pflegt sie IT‑Lösungen und ‑Dienstleistungen, die von Dritten, beispielsweise von anderen Einrichtungen und Organen oder privaten Unternehmen, bereitgestellt werden, und ist an Recherchen und an der Einbindung und Implementierung in der IT‑Umgebung des Zentrums beteiligt.

Sektion Service Desk

Die Sektion Service Desk fungiert als zentrale Kontaktstelle für interne und externe Nutzer bei allen Problemen und Informationsanfragen in den verschiedenen IT‑Bereichen – Hardware, Software, Telekommunikation und Infrastruktur. Mit Blick auf die Bereitstellung einer kohärenten und leistungsfähigen IT-Architektur ist sie zuständig für die gesamte Hardware, Software und Business Solutions für die Arbeitsplätze beim Zentrum.

Sektion IT-Infrastruktur

Die Sektion IT‑Infrastruktur ist zuständig für die Bereitstellung und Wartung der gesamten zentralisierten IT‑Infrastruktur, die das Zentrum in die Lage versetzt, die gesteckten Ziele zu erreichen, und gewährleistet mit einem Notfall- und Datenwiederherstellungsplan die erforderliche Resilienz dieser Infrastruktur. Sie überwacht die Verfügbarkeit und Sicherheit der Daten des Zentrums und der von Kunden und Partnern bereitgestellten Daten und verwaltet die Datenzentren und Cloud-Dienste, in denen die für den Geschäftsbetrieb des Zentrums benötigten Speicher- und Verarbeitungskapazitäten vorgehalten werden. Bei ihren unterschiedlichen Tätigkeiten arbeitet die Sektion eng mit dem Datenschutzbeauftragten, dem Sicherheitsbeauftragten und dem Beauftragten für die lokale IT‑Sicherheit zusammen.