Die Abteilung Übersetzung ist mit mehr als der Hälfte aller Mitarbeiter des Zentrums die größte Abteilung des Übersetzungszentrums. Die Abteilung besteht aus drei Sprachgruppen sowie der Sektion Externe Beziehungen und Kommunikation.

Sektion Externe Beziehungen und Kommunikation

Die Sektion Externe Beziehungen und Kommunikation unterhält enge Kontakte zu den Kunden des Zentrums; sie ermittelt den Bedarf der Kunden und misst die Kundenzufriedenheit. Hierzu sind regelmäßige Besuche bei den Kunden vorgesehen, außerdem werden immer wieder Umfragen durchgeführt und die Rückmeldungen der Kunden bearbeitet.

In Zusammenarbeit mit den Kunden organisiert die Sektion Weiterbildungsveranstaltungen, Workshops und Vorträge für die Übersetzer des Zentrums, in denen diese ihr Wissen über die hochspezialisierten Tätigkeitsgebiete und Prozesse der Kunden vertiefen können. Umgekehrt führt die Sektion auch Präsentationen für die Kunden durch, bei denen die Kunden genauere Einblicke in Aufgaben und Dienstleistungsangebot des Zentrums erhalten.

Daneben ist die Sektion auch für die interne und die externe Kommunikation zuständig. In regelmäßigen Beiträgen, die über das Intranet, die Website und das Kundenportal des Zentrums publiziert werden, sorgt sie für die Verbreitung von Informationen. Auch zielgruppenspezifische Veröffentlichungen wie der jährliche Tätigkeitsbericht und der Bericht „Highlights of the Year“, verschiedene Broschüren und Newsletters werden von der Sektion ausgearbeitet und koordiniert. Nicht zuletzt organisiert die Sektion Veranstaltungen zur Förderung der Mehrsprachigkeit.

Übersetzer (Sprachgruppen)

Jede Sprachgruppe besteht aus mehreren Übersetzungsteams – für jede Amtssprache der EU gibt es ein eigenes Team. Die Größe der einzelnen Teams richtet sich nach dem Übersetzungsaufkommen in der jeweiligen Zielsprache. Alle Übersetzer übersetzen in ihre Muttersprache; sie haben unterschiedliche Hochschulabschlüsse, in der Regel haben sie ein Sprachstudium absolviert.

Die beim Zentrum tätigen Übersetzer profitieren von umfangreichen Weiterbildungsmaßnahmen, zum einen auf sprachlichem Gebiet (Ausbau bestehender Sprachkenntnisse und Erlernen weiterer Fremdsprachen) und zum anderen zur Erweiterung ihrer kundenspezifischen Fachkenntnisse.

Die internen Übersetzer sind für die Übersetzung und Revision von Dokumenten und Unionsmarken zuständig. Außerdem übernehmen sie die Untertitelung von Videos, sie erstellen Glossare und liefern Beiträge für die interinstitutionelle Terminologiedatenbank IATE.

Als Sprachexperten gewährleisten die internen Übersetzer die sprachliche Qualität der vom Zentrum gelieferten Übersetzungen, und zwar sowohl bei den internen Übersetzungen als auch bei Texten, die extern an spezialisierte Sprachdienstleister vergeben werden.

Durch sein Geschäftsmodell, das sich auf die Auslagerung von Übersetzungen an externe Sprachdienstleister und interne Qualitätskontrolle stützt, hat sich das Zentrum zu einem Referenzzentrum für sämtliche Aspekte der Revision von Übersetzungen entwickelt.

Die Abteilung Übersetzungsunterstützung spielt eine zentrale Rolle im Geschäftsbetrieb des Übersetzungszentrums und sorgt für einen reibungslosen und effizienten Ablauf der vom Zentrum erbrachten Dienstleistungen.

Diese Abteilung besteht aus der Sektion Workflow-Management und der Sektion Geschäftsentwicklung und Workflow-Unterstützung.

Sektion Workflow-Management

Die Sektion Workflow-Management ist für die Bearbeitung der beim Zentrum eingereichten Kundenaufträge verantwortlich, vom Auftragseingang bis zur Lieferung des endgültigen Dokuments. Das Zentrum arbeitet hauptsächlich auf der Grundlage von Rahmenverträgen.

Die Mitarbeiter der Sektion Workflow-Management sind verantwortlich für:

• die Entgegennahme, Analyse und Validierung von Anfragen, gegebenenfalls auch im Wege von Verhandlungen mit den Kunden;
• die Verteilung der Aufträge für Übersetzung, Revision, Editing und Terminologieerstellung an interne und externe Übersetzer;
• die Sicherstellung/Überprüfung, dass die Dateien, in denen die Übersetzer arbeiten, editierbar sind und dass die Dokumente vor der Lieferung an die Kunden richtig formatiert werden;
• die Bearbeitung eingehender Dateien mit Sprachentechnologietools;
• die Sicherstellung/Überprüfung, dass alle Aufträge in der vereinbarten Form zum festgelegten Termin an die Auftraggeber geliefert werden;
• die Zusammenstellung der Rechnungsinformationen.

Die Sektion Workflow-Management bietet den Übersetzern während des gesamten Arbeitsablaufs linguistische und technische Unterstützung. Darüber hinaus sorgt die Sektion für Schulungen zu den verschiedenen fachlichen Gebieten, die sie betreut (z. B. im Bereich Technologie).

Sektion Geschäftsentwicklung und Workflow-Unterstützung

Zur Sektion Geschäftsentwicklung und Workflow-Unterstützung gehören verschiedene Teams:

• Das Team für Geschäftsentwicklung hat die Aufgabe, Trends und Innovationen im Bereich der Sprachendienstleistungen (Tools, Arbeitsmethoden und neue Dienstleistungsangebote) zu beobachten und zu analysieren, wie das Zentrum seine Kunden bei ihrem Kommunikationsbedarf optimal unterstützen kann.
• Das Team für Korpus- und Terminologie-Management sorgt für die Bereitstellung und Pflege von fachsprachlichen Terminologieressourcen und Tools im Bereich Terminologie, Referenzmaterial, Übersetzungsspeicher und maschinelle Übersetzung.
• Das Team für Unionsmarken und Gemeinschaftsgeschmacksmuster betreut den gesamten Übersetzungsprozess für Unionsmarken und Gemeinschaftsgeschmacksmuster.
• Schließlich sind dem Zentrum das Team für Unterstützung und Entwicklung von IATE und der Koordinator von EurTerm (interinstitutionelle Kooperationsplattform für Terminologen) zugeordnet.

Die Abteilung Verwaltung leistet administrative und technische Unterstützung in den Bereichen Humanressourcen, Haushalt und strategische Planung, Rechtsangelegenheiten, Ausschreibungen sowie Rechnungsführung, Infrastruktur und Sicherheit.

Rechnungsführer

Der Rechnungsführer wird vom Verwaltungsrat ernannt und ist in seiner Amtsführung unabhängig. Der Rechnungsführer und sein Team zeichnen für die Verwaltung von Einnahmen, Ausgaben und Konten im Einklang mit den geltenden Vorschriften und Verordnungen verantwortlich. Der Rechnungsführer ist für die Vermögensverwaltung und für die Rechnungsstellung im Zusammenhang mit den Tätigkeiten des Zentrums zuständig. Bei der Wahrnehmung dieser Aufgaben arbeitet der Rechnungsführer eng mit der Europäischen Kommission und dem Europäischen Rechnungshof sowie externen Prüfern zusammen.

Sektion Haushalt und Strategische Planung

Die Sektion Haushalt und Strategische Planung gewährleistet die ordnungsgemäße Finanzverwaltung des Zentrums und die Einhaltung der geltenden Vorschriften und Verordnungen. Sie koordiniert die Erstellung des Haushaltsplans des Zentrums und die Begleitung von dessen Ausführung, außerdem unterhält sie enge Kontakte mit den Kunden des Zentrums, um deren Vorausschätzungen ihrer Haushaltspläne in den Einnahmenhaushalt des Zentrums einbeziehen zu können.

Eine weitere wichtige Aufgabe ist die Ex-ante- und Ex-post-Überprüfung der Finanztransaktionen.

Die Sektion koordiniert die Ausarbeitung und Umsetzung der mehrjährigen Strategie und der mehrjährigen Arbeitsprogramme des Zentrums. Auch an der Erstellung des jährlichen Tätigkeitsberichts ist sie beteiligt. Und sie koordiniert und überwacht die Durchführung von Risikomanagement und interner Kontrolle.

Sektion Rechtsangelegenheiten

Gruppe Infrastruktur und Sicherheit

Die Gruppe Infrastruktur und Sicherheit sorgt dafür, dass die Mitarbeiter des Übersetzungszentrums sowie Daten, Gebäude und Ausrüstung angemessen gegen Sicherheitsbedrohungen geschützt sind und dass Sicherheits- und Gesundheitsschutzbestimmungen umgesetzt werden. Die Gruppe ist zuständig für die Verwaltung von beweglichen Gegenständen und Immobilien und koordiniert im Falle schwerwiegender Unterbrechungen der betrieblichen Abläufe des Zentrums die Aufrechterhaltung des Geschäftsbetriebs. Ferner fördert die Gruppe umweltverträgliche Maßnahmen beim Zentrum und sensibilisiert die Mitarbeiter für die Vermeidung von Abfall.

Sektion Humanressourcen

Die Sektion Humanressourcen ist für die Entwicklung, Koordinierung und Umsetzung der Maßnahmen im Bereich Humanressourcen zuständig und unterstützt das Management des Zentrums durch Beratung und Leitlinien zur Personalverwaltung. Ihre Aufgaben erstrecken sich insbesondere auf die Auswahl, Einstellung und berufliche Entwicklung von Mitarbeitern und Praktikanten (Weiterbildungsmaßnahmen, Kompetenzmanagement, Mitarbeiterbeurteilungen und Beförderungen). Daneben ist die Sektion verantwortlich für haushaltstechnische und finanzielle Angelegenheiten im Bereich Personalausgaben.

Anwendungen und Geräte, die dem aktuellen Stand der Technik entsprechen, stellen eine wesentliche Voraussetzung für die tägliche Arbeit beim Zentrum dar. Die Abteilung Informationstechnologie ist in drei Sektionen untergliedert: Service Desk, IT‑Infrastruktur und Entwicklung; außerdem gehört das Projektmanagementbüro (PMO) zu der Abteilung.

Projektmanagementbüro (PMO)

Das Projektmanagementbüro koordiniert abteilungs- und sektionsübergreifend strategische Projekte des Zentrums und stellt damit sicher, dass effektive Lösungen für den Betrieb des Zentrums erfolgreich und nachhaltig umgesetzt werden. Dadurch trägt es zu einer besseren Servicequalität für Kunden und Mitarbeiter des Zentrums bei.

Sektion Entwicklung

Die Sektion Entwicklung konzipiert, erstellt und pflegt die IT‑Anwendungen und Datenbanken, die für den Betrieb des Zentrums erforderlich sind.

Außerdem pflegt sie IT‑Lösungen und ‑Dienstleistungen, die von Dritten, beispielsweise von anderen Einrichtungen und Organen oder privaten Unternehmen, bereitgestellt werden, und ist an Recherchen und an der Einbindung und Implementierung in der IT‑Umgebung des Zentrums beteiligt.

Sektion Service Desk

Die Sektion Service Desk fungiert als zentrale Kontaktstelle für interne und externe Nutzer bei allen Problemen und Informationsanfragen in den verschiedenen IT‑Bereichen – Hardware, Software, Telekommunikation und Infrastruktur. Mit Blick auf die Bereitstellung einer kohärenten und leistungsfähigen IT-Architektur ist sie zuständig für die gesamte Hardware, Software und Business Solutions für die Arbeitsplätze beim Zentrum.

Sektion IT-Infrastruktur

Die Sektion IT‑Infrastruktur ist zuständig für die Bereitstellung und Wartung der gesamten zentralisierten IT‑Infrastruktur, die das Zentrum in die Lage versetzt, die gesteckten Ziele zu erreichen, und gewährleistet mit einem Notfall- und Datenwiederherstellungsplan die erforderliche Resilienz dieser Infrastruktur. Sie überwacht die Verfügbarkeit und Sicherheit der Daten des Zentrums und der von Kunden und Partnern bereitgestellten Daten und verwaltet die Datenzentren und Cloud-Dienste, in denen die für den Geschäftsbetrieb des Zentrums benötigten Speicher- und Verarbeitungskapazitäten vorgehalten werden. Bei ihren unterschiedlichen Tätigkeiten arbeitet die Sektion eng mit dem Datenschutzbeauftragten, dem Sicherheitsbeauftragten und dem Beauftragten für die lokale IT‑Sicherheit zusammen.