Tõlkekeskus teeb väliste keeleteenuseosutajatega koostööd tõlke-, keeletoimetus-, terminoloogia-, subtiitri-, transkribeerimis- ja muude keeleteenuste osutamiseks, nagu on vaja klientide vajaduste täitmiseks. Neid teenuseid tellib tõlkekeskus raam- või erilepingutega, olenevalt kliendi vajatava teenuse liigist, keelekombinatsioonist ja tõlgitava teksti valdkonnast.

Image
Freelance

Raamlepingud sõlmitakse teenuseosutajatega, kes on edukad tõlkekeskuse korraldatud pakkumismenetluses. Need lepingud kehtivad 1 aasta ja neid võidakse automaatselt pikendada 1 aasta kaupa, kuid kokku mitte kauemaks kui 4 aastat. Kui kliendid tellivad tööd, võetakse lepinguliste töövõtjatega ühendust rühmaülesannete vormis. Tellimus saadetakse kõigile lepingulistele töövõtjatele ja töö määratakse sellele, kes on teatud aja jooksul positiivselt vastanutest nimekirjas kõige eespool. Erilepinguid sõlmib tõlkekeskus välise teenuseosutajaga raamlepinguga hõlmamata keeleteenuse kohta ja valdkonnas või kui ükski raamnimekirjas olev töövõtja ei saa tööd vastu võtta.

Tõlkekeskuses kasutatav nüüdisaegne proaktiivne allhankemudel põhineb kolmel põhielemendil: välised keeleekspertidest teenuseosutajad, dünaamiline hindamissüsteem (muutuva paremusjärjestusega) (mille on ELi institutsioonides esimesena kasutusele võtnud tõlkekeskus), mis tagab, et töö teevad parimad keeleteenuste osutajad, ning keeleressursside kättesaadavaks tegemine välistele teenuseosutajatele, et neid aidata.

Väliste keeleteenuseosutajate tõlgitud ja tõlkekeskusele üle antud tõlked peavad olema piisavalt kvaliteetsed, et neid saaks kasutada ilma täiendava tõlketoimetamiseta tõlkekeskuses. Tõlkekeskuse kvaliteeditagamise olulise osana neid teenuseosutajaid siiski hinnatakse – tõlkekeskuse koosseisulised keelespetsialistid toimetavad süstemaatiliselt kõiki tõlkeid, täites hindamislehe ja tagades tõlgete otstarbekohasuse. Peale töö kvaliteedi üldhinnangu on hindamislehel vajaduse korral ka leitud vealiikide üksikasjalik teave. Tõlkekeskus keskendub terviklikkusele ja õigsusele, viitedokumentide ja avaldatud materjalide õigesti tsiteerimisele, juhiste järgimisele ning järjepidevale terminoloogiale ja stiilile. Tõlkekeskus tellib keeleteenuseid peamiselt 24 ELi ametlikus keeles ning ka ELi-välistes keeltes, näiteks islandi, norra, araabia, vene, serbia, hiina, jaapani, heebrea, pärsia keeles jne.

Tõlkekeskus töötab üldiselt raamlepingutega, mis põhinevad dünaamilisel paremusjärjestusel. 

Tõlkekeskus kontrollib kõigi töövõtjate tehtud töö kvaliteeti.

Töid hindavad tõlkekeskuse koosseisulised toimetajad, kasutades standardset hindamislehte. Kui välistõlke kvaliteet hinnatakse erakordselt heaks (hinne +1) või vastuvõetamatult halvaks (hinne ‑1), edastatakse tõlge tõlkekeskuse hindamiskomisjonile, mis koosneb eri osakondade sõltumatutest liikmetest. Kui komisjon kinnitab algse hinnangu, suurendatakse või vähendatakse töövõtjale algselt antud punkte teatud punktiarvu võrra (mis on määratletud raamlepingus), mis tõstab või langetab töövõtja kohta paremusjärjestuses. Kui välistõlke kvaliteet hinnatakse vastuvõetavaks (hinne 0), st esitatud tõlke tase on selline, mida võib mõistlikult eeldada kutseliselt tõlkijalt, jääb töövõtja koht paremusjärjestuses samaks.

See tagab, et töövõtjate paremusjärjestus kajastab osutatud teenuse tegelikku kvaliteeti kogu lepingu kehtivusajal.

Läbirääkimistega hankemenetluste raames tehtud välistõlgete kvaliteeti kontrollitakse sama menetlusega, kuid neid ei arvestata dünaamilises paremusjärjestuses, sest seda kasutatakse üksnes tõlkekeskuse ja töövõtjate vahel sõlmitud raamlepingute korral.

Dünaamiline paremusjärjestus on üks tõlkekeskuse kvaliteedi tagamise mudeli tugevusi. See võimaldab tõlkekeskusel kiiresti reageerida ning tagada järjepidevalt hea kvaliteet.