Käännöspyyntöjen käsittely käännöskeskuksessa

Laadukkaiden käännösten toimittaminen kaikkina pyydettyinä kieliyhdistelminä sovituissa määräajoissa – tähän haasteeseen vastaamme käännöskeskuksessa joka päivä. Vuosien myötä olemme optimoineet käännösten työnkulun niin, että pyynnöt käsitellään mahdollisimman sujuvasti. Seuraavassa esitellään työnkulun eri vaiheet käännöspyyntöjen käsittelystä valmiin käännöksen toimittamiseen ja asiakaspalautteen käsittelyyn.

1. Pyyntöjen vastaanotto

Työnkulun hallinnan jaosto seuraa kaikkia eCdT-asiakasportaalin kautta saatuja pyyntöjä. Se tarkistaa tiedostojen yhdenmukaisuuden lähdeasiakirjan kielen, sivumäärän ja tiedostomuodon sekä tilatun palvelun, määräajan ja kohdekielen tai kohdekielten osalta.

2. Esikäsittely

Työnkulun hallinnan jaosto varmistaa, ettei lähdetiedostoissa ole ongelmia asiakirjan ulkoasun suhteen, kerää tarvittavan viiteaineiston, hakee käännösmuisteista sisältöä, jota käännöstyössä voidaan hyödyntää, ja toimittaa kyseistä työtä varten kaikki työtiedostot sekä kieli- ja termiresursseja.

3. Kääntäminen

Työnkulun hallinnan jaosto päättää esikäsittelyvaiheen tulosten perusteella, annetaanko työ käännettäväksi käännöskeskuksen omille kääntäjille vai ulkoistetaanko se käännöskeskuksen erikoistuneiden freelance-kääntäjien verkostolle. Työnkulun hallinnan jaosto jakaa käännöstoimeksiannot kääntäjän erikoisalan, taitojen ja äidinkielen perusteella. Ulkoistamiskriteerejä ovat muun muassa käännöskeskuksen omien kääntäjien työmäärä, työn luottamuksellisuus ja aihe sekä asiakirjan pituus. Työnkulun hallinnan jaosto ulkoistaa toimeksiannot ulkopuolisten palveluntoimittajien kanssa tehtyjen puitesopimusten nojalla, mutta myös freelance-kääntäjien kanssa tehtyjä erityissopimuksia voidaan käyttää. Tähän vaikuttavat työn aihealue ja kieliyhdistelmä.

4. Asiakaskoordinaattorin ja työnkulun hallinnan jaoston tuki

Kääntäjät voivat tarvittaessa pyytää apua käännöskeskuksen asiakaskoordinaattoreina toimivilta kääntäjäkollegoitaan mahdollisten yleisten kielellisten ongelmien selvittämiseksi asiakkaan kanssa. Käännösprosessin aikana mahdollisesti ilmenevät käännöspyyntöjen kieleen ja sisältöön liittyvät ongelmat käsitellään työnkulun hallinnan jaostossa, joka ottaa yhteyttä asiakkaan yhteyshenkilöihin ongelmien selvittämiseksi.

5. Välikäsittely

Työnkulun hallinnan jaosto tarkastaa kaikki tekniset seikat freelance-kääntäjien käsittelemistä asiakirjoista.

6. Laadunvalvonta

Käännöskeskuksen omat kääntäjät tarkastavat kaikkien asiakirjojen laadun. Ulkoistettujen käännösten tarkastuksen yhteydessä käännöskeskuksen omat kääntäjät täyttävät lomakkeen, jossa arvioidaan freelance-kääntäjän puitesopimuksen ja käännöskeskuksen yleisten ehtojen mukaisesti toimittaman työn laatua. Käännöskeskuksen omien kääntäjien tekemät käännökset tarkastaa toinen saman kieliryhmän kääntäjä.

7. Jälkikäsittely

Työnkulun hallinnan jaosto tarkastaa, että asiakirjoista ei puutu mitään, ja muokkaa tarvittaessa asiakirjan ulkoasua. Samalla tavalla työnkulun hallinnan jaosto tarkastaa, että asiakkaalle verkkolatauksena toimitettavista asiakirjoista ei puutu mitään ja että ne toimivat näytöllä, tekee mahdolliset korjaukset ja siirtää asiakirjat asiakkaan järjestelmään.

8. Töiden palautus asiakkaille

Työnkulun hallinnan jaosto varmistaa, että työt toimitetaan asiakkaalle sovitussa määräajassa.

9. Korjattua versiota koskevat pyynnöt

Työnkulun hallinnan jaosto arvioi jokaisen asiakkaalta saadun korjattua versiota koskevan pyynnön, jotta voidaan määrittää, edellyttääkö pyyntö kääntäjän osallistumista vai ainoastaan asiakirjan teknistä muokkaamista. Jos kielellinen korjaus on tarpeen, käännösosasto perehtyy korjattua versiota koskevaan pyyntöön, tekee tarvittavat korjaukset ja laatii lopullisen version, jonka työnkulun hallinnan jaosto lähettää asiakkaalle kääntäjän vastineen kanssa.