Miten käännöskeskus käsittelee käännöspyyntöjä?

Laadukkaiden käännösten toimittaminen kaikkina pyydettyinä kieliyhdistelminä sovituissa määräajoissa – tähän haasteeseen vastaamme käännöskeskuksessa joka päivä. Vuosien myötä olemme optimoineet käännösten työnkulun niin, että pyynnöt käsitellään mahdollisimman sujuvasti. Seuraavassa esitellään työnkulun eri vaiheet saatujen toimeksiantojen käsittelystä asiakaspalautteen toimittamiseen.

1. Pyyntöjen vastaanotto

Työnkulun hallinnan jaosto seuraa kaikkia eCdT-asiakasportaalin kautta saatuja pyyntöjä. Se tarkistaa tiedostojen yhdenmukaisuuden lähdeasiakirjan kielen, sivumäärän ja tiedostomuodon sekä pyydetyn palvelun, määräajan ja pyydettyjen kohdekielten osalta.

2. Esikäsittely

Työnkulun hallinnan jaosto varmistaa, ettei lähdetiedostoissa ole ongelmia asiakirjan ulkoasun suhteen, kerää tarvittavan viiteaineiston, hakee käännösmuisteista sisältöä, jota voidaan käyttää, ja toimittaa kyseistä työtä varten kaikki työtiedostot sekä kieli- ja termiresursseja.

3. Kääntäminen

Kun esikäsittelyvaihe on saatu loppuun, työnkulun hallinnan jaosto päättää esikäsittelyvaiheen tulosten pohjalta, olisiko työ annettava käännettäväksi käännöskeskuksen omille kääntäjille vai ulkoistettava käännöskeskuksen erikoistuneiden freelance-kääntäjien verkostolle. Työnkulun hallinnan jaosto antaa asiakirjat käännettäväksi kääntäjän erikoisalan, taitojen ja äidinkielen perusteella. Ulkoistamisessa huomioon otettavia kriteerejä ovat muun muassa talon sisäinen työmäärä, käännettävän tekstin luottamuksellisuuden aste, aihealue ja asiakirjan pituus. Työnkulun hallinnan jaosto ulkoistaa toimeksiannot ulkopuolisten palveluntoimittajien kanssa tehtyjen asiaan liittyvien puitesopimusten nojalla, mutta myös freelance-kääntäjien kanssa tehtyjä erityissopimuksia voidaan käyttää. Tämä riippuu aihealueesta ja kieliyhdistelmästä.

4. Asiakaskoordinoinnin tuki

Kääntäjät voivat pyytää neuvoa käännöskeskuksen asiakaskoordinaattoreilta (jotka toimivat käännösosastolla) kaikissa lähdeasiakirjan sisältöön liittyvissä asioissa.

5. Välikäsittely

Työnkulun hallinnan jaosto tarkastaa kaikki freelance-kääntäjien prosessoimat tekniset näkökohdat.

6. Käännösten tarkastaminen

Kaikki ulkoistetut asiakirjat tarkastetaan käännöskeskuksen sisällä, ja freelance-kääntäjän puitesopimuksen ja käännöskeskuksen yleisten ehtojen mukaisesti toimitetun työn laatua koskevan arviointilomakkeen täyttävät käännöskeskuksen omat kääntäjät. Talon sisällä tehdyt käännökset tarkastaa toinen kääntäjä, jolla on sama äidinkieli.

7. Jälkikäsittely

Työnkulun hallinnan jaosto tarkastaa, että asiakirjoista ei puutu mitään, ja mukauttaa tarvittaessa asiakirjan ulkoasua. Asiakkaalle verkkolatauksena toimitettavat asiakirjat tarkastetaan (puutteellisuuksien ja näytöllä toimivuuden osalta) ja korjataan, kunnes työnkulun hallinnan jaosto siirtää ne eteenpäin.

8. Töiden toimittaminen

Työnkulun hallinnan jaosto varmistaa, että työt toimitetaan asiakkaalle sovitussa määräajassa.

9. Asiakaspalautteen hallinta

Asiakaskoordinointiryhmä (ulkosuhde- ja viestintäjaosto) analysoi asiakkailta saadut asiakaspalautelomakkeet.