Tulkošanas departaments ir tulkošanas centra lielākais departaments, kurā strādā vairāk nekā puse no Centra darbiniekiem. To veido trīs valodu grupas un Ārējo attiecību un komunikācijas nodaļa.

Ārējo attiecību un komunikācijas nodaļa

Ārējo attiecību un komunikācijas nodaļa sadarbojas ar Centra klientiem, lai noteiktu viņu vajadzības un novērtētu viņu apmierinātību. To nodaļa dara, klientus regulāri apmeklējot, periodiski apsekojot un apstrādājot klientu atgriezenisko saiti.

Sadarbībā ar klientiem nodaļa organizē apmācības sesijas, darbseminārus un prezentācijas Centra tulkotājiem, lai paplašinātu viņu zināšanas par klientu ļoti specializētajām darbības jomām un procedūrām. Līdzīgi nodaļa arī organizē prezentācijas klientiem, lai palīdzētu tiem labāk saprast Centra lomu un pakalpojumus.

Nodaļa ir arī atbildīga par iekšējo un ārējo saziņu. Tā izplata informāciju ar regulāriem ziņu atjauninājumiem Centra iekštīklā, tīmekļa vietnē un Klientu portālā. Nodaļa sagatavo un koordinē mērķtiecīgas publikācijas, piemēram, gada darbības pārskatu un gada ziņojuma būtiskākos faktus, kā arī vairākas brošūras un biļetenus. Tā arī organizē dažādus pasākumus, lai sekmētu un popularizētu daudzvalodību.

Tulkotāji (valodu grupas)

Katra valodas grupa ir sadalīta tulkošanas darba grupās — pa vienai katrai oficiālajai ES valodai. Katras darba grupas apmērs ir atkarīgs no tulkošanas darba slodzes katrā mērķa valodā. Visi tulkotāji tulko savā dzimtajā valodā; viņiem ir dažāda akadēmiskā izglītība, kas galvenokārt balstīta uz valodu.

Tulkotājiem tiek piedāvāta apmācība visā viņu profesionālajā darbībā, strādājot Centrā, — gan valodas mācīšanās jomā (paplašinot esošās valodas prasmes un apgūstot jaunas valodas), gan ar klientiem saistītu darbību jomā.

Centra tulkotāji tulko un pārbauda dokumentus, kā arī preču zīmes. Viņi arī tulko subtitrus video failiem, apkopo glosārijus un sniedz ieguldījumu IATE starpiestāžu terminu bāzē.

Kā valodnieki iekšējie tulkotāji garantē tulkojumu valodas kvalitāti. Tas attiecas gan uz Centrā tulkotajiem tekstiem, gan uz tekstiem, kuri ar ārpakalpojumu tiek uzticēti tulkot specializētiem ārējiem valodu pakalpojumu sniedzējiem.

Ar savu uzņēmējdarbības modeli, kas ir balstīts uz ārpakalpojumiem un iekšējo kvalitātes kontroli, Centrs ir kļuvis par atsauces punktu visos tulkojumu pārbaudīšanas aspektos.

Tulkošanas atbalsta departaments ir Tulkošanas centra departaments, kas nodrošina darbību un darbojas kā virzošais spēks pakalpojumu nodrošināšanai raitā un efektīvā veidā.

Šā departamenta sastāvā ir darbplūsmas vadības nodaļa, kā arī darbības attīstības un darbplūsmas atbalsta nodaļa.

Darbplūsmas vadības nodaļa

Darbplūsmas vadības nodaļa ir atbildīga par Centram iesniegto klientu pieprasījumu apstrādi, sākot ar ienākošo pieprasījumu apstrādi un beidzot ar galīgā dokumenta nosūtīšanu. Centra darbība notiek galvenokārt uz pamatlīgumu bāzes.

Darbplūsmas vadības nodaļas darbinieki ir atbildīgi par:

• pieprasījumu saņemšanu, analizēšanu un apstiprināšanu, pēc vajadzības pārrunājot tos ar klientiem;
• tulkošanas, pārbaudīšanas, rediģēšanas un terminoloģijas darbu piešķiršanu Centra un ārštata tulkotājiem;
• maksimāli rediģējama formāta nodrošināšanu failiem, ar kuriem tulkotājiem ir jāstrādā, kā arī pareiza formāta nodrošināšanu pirms nosūtīšanas klientiem;
• valodu tehnoloģiju rīku izmantošanu ienākošo failu apstrādei;
• visu pabeigto darbu nosūtīšanu klientiem norunātajā termiņā un vajadzīgajā formātā;
• par rēķinu informācijas sagatavošanu.

Darbplūsmas vadības nodaļa nodrošina lingvistisku un tehnisku atbalstu tulkotājiem visa tulkošanas procesa laikā. Turklāt šī nodaļa nodrošina apmācības kursus dažādās ar tās darbu saistītās specializētās jomās (piemēram, saistībā ar tehnoloģiju izmantošanu).

Darbības attīstības un Darbplūsmas atbalsta nodaļa

Darbības attīstības un Darbplūsmas atbalsta nodaļā ir vairākas grupas:

• Darbības attīstības grupa, kuras mērķis ir pārraudzīt tulkošanas dienestu tendences un inovācijas (rīkus, darba metodes un jaunus pakalpojumus), kā arī analizēt Centra iespējas vislabāk palīdzēt saviem klientiem to komunikācijas vajadzību apmierināšanai.
• Korpuss un Terminoloģijas vadības grupa, kas nodrošina un uztur specializētus valodu resursus un rīkus terminoloģijas, atsauces dokumentu, tulkošanas atmiņu un mašīntulkošanas jomā.
• ES Preču zīmju un dizainparaugu grupa, kas vada visu darbplūsmu ES preču zīmju un dizainparaugu tulkošanai.
• Visbeidzot, Centrā tiek mitināta IATE Atbalsta un attīstības grupa, kā arī EurTerm (starpiestāžu sadarbības platformas terminologiem) koordinators.

Administrācijas departaments nodrošina administratīvu un tehnisku atbalstu cilvēkresursu (CR), budžeta un stratēģiskās plānošanas, juridisko darījumu, uzaicinājumu iesniegt piedāvājumus, grāmatvedības, loģistikas un apsardzes jomā.

Grāmatvedības administrators

Grāmatvedības administratoru ieceļ Valde, un viņš/viņa ir neatkarīgs(-a) savu pienākumu veikšanā. Grāmatvedības administrators ar savu komandu ir atbildīgs par ieņēmumu, izdevumu un norēķinu pārvaldību saskaņā ar piemērojamajiem tiesību aktiem. Grāmatvedības administrators ir atbildīgs par kases pārvaldību un rēķinu izrakstīšanu, kas attiecas uz Centra darbībām. Lai izpildītu šos uzdevumus, grāmatvedības administrators cieši sadarbojas ar Eiropas Komisiju, Eiropas Revīzijas palātu un ārējiem revidentiem.

Budžeta un stratēģiskās plānošanas nodaļa

Budžeta un stratēģiskās plānošanas nodaļa nodrošina to, ka Centra finanšu pārvaldība darbojas pareizi un atbilstīgi piemērojamiem tiesību aktiem. Tā koordinē Centra budžeta izstrādi un kontroli un uztur ciešu kontaktu ar Centra klientiem, lai iestrādātu to budžeta prognozes Centra ieņēmumu budžetā.

Vēl viens svarīgs uzdevums ir finanšu darījumu ex ante un ex post pārbaude.

Nodaļa koordinē Centra daudzgadu stratēģijas un daudzgadu darba programmu sagatavošanu un īstenošanu. Tā arī palīdz sagatavot gada darbības pārskatu. Turklāt tā koordinē un uzrauga riska pārvaldības un iekšējās kontroles īstenošanu.

Juridiskā nodaļa

Telpu un vietas un apsardzes nodaļa

Telpu un vietas un apsardzes nodaļa nodrošina to, ka Centra personāls, dati, ēkas un aprīkojums ir pienācīgi aizsargāts pret jebkuriem draudiem to drošībai un ka veselības un drošības noteikumi ir īstenoti. Nodaļa pārvalda kustamu un nekustamu īpašumu un ir atbildīga par uzņēmējdarbības nepārtrauktības koordinēšanu Centra darbību ievērojamu traucējumu gadījumā. Turklāt nodaļa sekmē videi draudzīgu pasākumu īstenošanu Centrā un vairo personāla informētību par atkritumu apsaimniekošanu.

Cilvēkresursu nodaļa

Cilvēkresursu nodaļa izstrādā, koordinē un īsteno CR politikas, kā arī sniedz padomu un vadlīnijas Centra vadībai un personālam par CR jautājumiem. Jo īpaši tās loma ir saistīta ar personāla un praktikantu atlasi, darbā pieņemšanu un karjeras attīstību (apmācīšana, prasmju pārvaldība, novērtēšana un paaugstināšana). Nodaļa ir arī atbildīga par budžeta un finanšu jautājumiem, kas saistīti ar personāla izdevumiem.

Centra ikdienas darbā būtiskas ir jaunākās lietojumprogrammas un aprīkojums. IT departaments ietver šādas trīs nodaļas: Tehniskā atbalsta nodaļa, IT infrastruktūras nodaļa, Attīstības nodaļa, kā arī Projektu vadības birojs.

Projekta vadības birojs

Projekta vadības birojs koordinē stratēģiskos projektus visos Centra dažādajos departamentos un nodaļās, tādējādi nodrošinot to, ka efektīvi uzņēmējdarbības risinājumi tiek īstenoti veiksmīgi un ilgtspējīgi. Tas vainagojas ar uzlabotiem pakalpojumiem gan klientiem, gan Centra personālam.

Attīstības nodaļa

Attīstības nodaļa izstrādā, rada un uztur IT lietojumprogrammas un datubāzes, kas nepieciešamas Centra darbībai.

Tā arī pārvalda ārējos IT risinājumus un pakalpojumus, kas iegūti no ārējiem pakalpojumu sniedzējiem, piemēram, tos, kurus piegādājušas citas iestādes vai privātuzņēmumi, un sekmē to izpēti, iekļaušanu un īstenošanu Centra IT vidē.

Tehniskā atbalsta nodaļa

Tehniskā atbalsta nodaļa ir vienots kontaktpunkts gan Centra, gan ārējiem lietotājiem, risinot dažāda veida jautājumus un informācijas pieprasījumus, kas attiecas uz dažādām IT jomām: datortehnika, programmatūras, telekomunikācijas un infrastruktūra. Tā īsteno visus personālās datortehnikas, programmatūru un uzņēmējdarbības risinājumus, lai katrā darbstacijā nodrošinātu savienojamu un jaudīgu IT arhitektūru.

IT infrastruktūras nodaļa

IT infrastruktūras nodaļa piegādā un uztur centralizētas IT infrastruktūras, kas ļauj Centram izpildīt tā uzdevumus, un nodrošina, ka šīs infrastruktūras ir noturīgas, izmantojot Nepārtrauktības un darbības atjaunošanas plānu. Tā pārrauga ar Centru saistītu datu un klientu un partneru sniegto datu pieejamību un drošību un pārvalda datu centrus un mākoņpakalpojumus, kuros izvietojas Centra darbībām nepieciešamā datu uzglabāšanas un apstrādes kapacitāte. Šī nodaļa visas savas darbības veic ciešā sadarbībā ar datu aizsardzības administratoru, tīklu drošības administratoru un vietējo informātikas drošības speciālistu.