Iċ-Ċentru tat-Traduzzjoni jaħdem ma’ fornituri ta’ servizzi lingwistiċi esterni għat-traduzzjoni, l-editjar, it-terminoloġija, is-sottotitolar, it-transkrizzjoni u servizzi lingwistiċi oħra kif meħtieġ biex jiġu koperti l-ħtiġijiet tal-klijenti tiegħu. Sabiex jesternalizza dawn is-servizzi, iċ-Ċentru juża jew kuntratti qafas jew speċifiċi skont it-tip ta’ servizz, il-kombinazzjoni tal-lingwi u l-qasam meħtieġa mill-klijent.
Il-kuntratti qafas huma ffirmati mal-fornituri ta’ servizzi li jkunu ntgħażlu skont kif ikunu marru fis-sejħiet għall-offerti organizzati miċ-Ċentru. Dawn il-kuntratti huma validi għal sena u jistgħu jiġġeddu bi ftehim taċitu għal perjodi addizzjonali ta’ sena, madankollu mingħajr ma jinqabeż perjodu totali ta’ erba’ snin. Il-kuntratturi jiġu kkuntattjati permezz ta’ kompiti fi grupp meta l-klijenti jordnaw ix-xogħol. L-ordni tintbagħat lill-kuntratturi kollha, u x-xogħol imur għand dak li jkun qiegħed fl-ewwel post fil-lista minn dawk kollha li jwieġbu b’mod pożittiv f’ċertu perjodu ta’ żmien. Jiġu ffirmati kuntratti speċifiċi bejn iċ-Ċentru u fornitur tas-servizzi lingwistiċi estern għal servizz lingwistiku u qasam partikolari li ma jkunux koperti minn kuntratt qafas, jew jekk l-ebda kuntrattur fuq lista qafas ma jkun jista’ jagħmel ix-xogħol.
Il-mudell modern, proattiv ta’ esternalizzazzjoni li hemm fis-seħħ iċ-Ċentru huwa bbażat fuq tliet elementi prinċipali: fornituri ta’ servizzi lingwistiċi esterni esperti, sistema ta’ valutazzjoni dinamika (klassifikazzjoni mill-ġdid) (introdotta għall-ewwel darba fl-istituzzjonijiet tal-UE miċ-Ċentru) li tiżgura li jintużaw l-aqwa fornituri ta’ servizzi lingwistiċi, u l-forniment ta’ riżorsi lingwistiċi lill-fornituri tas-servizzi esterni sabiex jgħinuhom f’xogħolhom.
Ix-xogħlijiet kollha prodotti esternament u kkonsenjati liċ-Ċentru permezz ta’ fornituri ta’ servizzi lingwistiċi esterni għandhom ikunu ta’ kwalità għolja biżżejjed biex ikunu jistgħu jintużaw, kif inhuma, mingħajr ebda reviżjoni addizzjonali miċ-Ċentru. Madankollu, bħala parti importanti mill-valutazzjoni tal-assigurazzjoni tal-kwalità taċ-Ċentru ta’ dawn il-fornituri ta’ servizzi, ix-xogħlijiet kollha jiġu riveduti b’mod sistematiku minn lingwisti interni permezz ta’ skeda ta’ valutazzjoni sabiex jiġi żgurat li huma adegwati għall-użu. L-iskeda fiha mhux biss valutazzjoni globali tal-kwalità tax-xogħol iżda wkoll, fejn meħtieġ, informazzjoni dettaljata dwar it-tip ta’ żbalji li jkunu nstabu. Iċ-Ċentru jiffoka fuq il-kompletezza u l-preċiżjoni, il-kwotazzjoni korretta ta’ dokumenti ta’ referenza u materjal ippubblikat, konformità mal-istruzzjonijiet, u konsistenza terminoloġika u stilistika. Iċ-Ċentru jesternalizza servizzi lingwistiċi prinċipalment fl-24 lingwa uffiċjali tal-UE iżda wkoll f’lingwi oħra li mhumiex tal-UE bħall-Iżlandiż, in-Norveġiż, l-Għarbi, ir-Russu, is-Serb, iċ-Ċiniż, il-Ġappuniż, l-Ebrajk, il-Farsi, eċċ.
Iċ-Ċentru tat-Traduzzjoni ġeneralment jaħdem b’kuntratti qafas ibbażati fuq sistema ta’ klassifikazzjoni dinamika.
Iċ-Ċentru jagħmel kontrolli tal-kwalità fuq ix-xogħol kollu pprovdut mill-kuntratturi tiegħu.
Kull kompitu jiġi vvalutat mir-reviżuri interni taċ-Ċentru bl-użu ta’ skeda ta’ valutazzjoni standard. Meta l-kwalità ta’ xogħol esternalizzat tiġi vvalutata bħala ta’ standard eċċezzjonalment għoli (immarkat +1) jew ta’ standard baxx tant li jkun inaċċettabbli (immarkat -1), dan jintbagħat lill-Kumitat ta’ Valutazzjoni taċ-Ċentru li huwa magħmul minn membri indipendenti minn dipartimenti differenti. Jekk il-Kumitat jikkonferma l-valutazzjoni inizjali, ċertu numru ta’ punti (definiti fil-kuntratt qafas) jiżdied ma’ jew jitnaqqas mill-punti li inizjalment ikunu ngħataw lill-kuntrattur, u dawn jistgħu jiċċaqilqu ’l fuq jew ’l isfel fil-klassifika skont dan. Meta l-kwalità ta’ xogħol esternalizzat tiġi ġġudikata bħala ta’ kwalità aċċettabbli (immarkat 0), jiġifieri x-xogħol ipprovdut ikun ta’ livell li jista’ jkun mistenni b’mod raġonevoli minn lingwista professjonali, il-klassifikazzjoni tal-kuntrattur ma tinbidilx.
Dan jiżgura li l-klassifikazzjoni tal-kuntratturi tirrifletti l-kwalità attwali tas-servizz offrut matul il-perjodu tal-kuntratt.
Xogħlijiet esternalizzati li jkunu tlestew skont proċeduri nnegozjati jiġu huma wkoll ikkontrollati għall-kwalità skont l-istess proċedura, iżda huma esklużi minn din is-sistema ta’ klassifikazzjoni dinamika li tapplika biss għal kuntratti qafas li ċ-Ċentru jkun iffirma mal-kuntratturi tiegħu.
Is-sistema ta’ klassifikazzjoni dinamika hi waħda mill-punti pożittivi tal-mudell għall-assigurazzjoni tal-kwalità taċ-Ċentru. Din tagħmel liċ-Ċentru reattiv ħafna u tgħin sabiex tkun żgurata kwalità tajba b’mod konsistenti maż-żmien.