In goedlopende organisaties is er in het algemeen één centrale entiteit die als drijvende kracht fungeert. Bij het Vertaalbureau is deze taak weggelegd voor de afdeling Operationeel Management.

Deze afdeling bestaat uit de volgende drie diensten:

• Workflowbeheer
• Geavanceerde Taaloplossingen
• Specifieke Werkstromen en Terminologie

Dienst Workflowbeheer

De dienst Workflowbeheer is verantwoordelijk voor de correcte verwerking van alle verzoeken om taalkundige dienstverlening, vanaf de ontvangst van het verzoek tot en met de levering van het eindproduct. De medewerkers in deze dienst staan in voor:

• het ontvangen, analyseren en valideren van verzoeken en, indien nodig, het verduidelijken van de reikwijdte van een verzoek of het onderhandelen over termijnen met cliënten;
• het toewijzen van de verschillende door klanten gevraagde diensten aan interne vertalers en freelancevertalers;
• het waarborgen dat de bestanden voor vertalers, terminologen en linguïsten compatibel zijn met de taaltechnologie die in het Vertaalbureau wordt gebruikt, en dat de eindproducten voor de klanten vóór levering correct zijn geformatteerd;
• het gebruiken van taaltechnologietools voor een volledige voorbewerking van inkomende bestanden;
• het afleveren van alle vertalingen binnen de overeengekomen termijn en in het gevraagde format;
• het afhandelen van de feedback van de klant via de zogeheten CVR-functie.

De dienst Workflowbeheer beheert eveneens het klantenportaal.

Deze dienst biedt de vertalers gedurende de gehele vertaalworkflow taalkundige en technische ondersteuning. Daarnaast verzorgt de dienst ook opleidingen op zijn diverse specialisatiegebieden (bv. CAT-tools, ondertiteling enz.).

Dienst Geavanceerde Taaloplossingen

De dienst Geavanceerde Taaloplossingen werd opgezet met het oog op het gebruik van de nieuwste AI- en taaltechnologie. De dienst bestaat uit:

• het team Taaltechnologie, dat tot taak heeft tendensen en vernieuwingen op het gebied van taalkundige diensten te volgen, analyseert hoe het Vertaalbureau optimaal aan de communicatiebehoeften van zijn klanten kan voldoen. Ook ontwikkelt en ondersteunt dit team diensten op het gebied van automatische vertaling en spraakherkenning.
• Het Vertaalbureau biedt namens de IATE-projectpartners onderdak aan de interinstitutionele IATE-groep en de EurTerm-coördinator (interinstitutioneel samenwerkingsplatform voor terminologen).

Dienst Specifieke Werkstromen en Terminologie

De dienst Specifieke Werkstromen richt zich op de ontwikkeling en coördinatie van specifieke workflows die zijn ontwikkeld als antwoord op de behoeften van klanten, zoals merken en modellen voor EUIPO. Het team TraMark beheert de volledige werkstroom voor de vertaling van Uniemerken en Gemeenschapsmodellen en het team Terminologiebeheer coördineert terminologieprojecten.