Vertaalbureau voor de organen van de EU

De afdeling Vertaling is de grootste afdeling van het Vertaalbureau. Meer dan de helft van al zijn medewerkers is hier werkzaam. De afdeling omvat drie taalsecties.

Vertalers (taalgroepen)

Elke taalgroep is onderverdeeld in vertaalteams, één voor elke officiële taal van de EU. De grootte van elk team is afhankelijk van de hoeveelheid vertalingen naar elke doeltaal. Alle vertalers vertalen naar hun moedertaal; ze hebben verschillende academische achtergronden, meestal taalgerelateerd.

Gedurende hun gehele loopbaan bij het Vertaalbureau krijgen de vertalers opleidingen aangeboden, zowel op het gebied van taalverwerving (het uitbreiden van bestaande taalvaardigheden en het leren van nieuwe talen) als van klantspecifieke activiteiten.

Zij vertalen en reviseren zowel documenten als merken. Zij ondertitelen ook video’s, stellen woordenlijsten samen en dragen bij aan de interinstitutionele terminologiedatabase IATE.

Als taalspecialisten waarborgen de interne vertalers de taalkundige kwaliteit van de geleverde vertalingen. Dit geldt zowel voor intern vertaalde teksten als voor teksten die worden uitbesteed aan gespecialiseerde, externe aanbieders van vertaaldiensten.

Dankzij zijn bedrijfsmodel, dat gebaseerd is op uitbesteding en interne kwaliteitscontrole, is het Vertaalbureau een referentiepunt geworden voor alle aspecten van het reviseren van vertalingen.

Het Vertaalbureau heeft, net als iedere andere efficiënte organisatie, een centraal orgaan als drijvende kracht voor zijn kernactiviteiten. Dat is de taak van de afdeling Vertaalondersteuning.

De afdeling bestaat uit de dienst Workflowbeheer, de dienst Zakelijke Ontwikkeling en Workflowondersteuning en de interinstitutionele groep IATE.

Workflowbeheer

De dienst Workflowbeheer is verantwoordelijk voor de correcte verwerking van alle verzoeken om taalkundige dienstverlening, vanaf de ontvangst van het verzoek tot en met de levering van het eindproduct. Het Vertaalbureau werkt grotendeels met kaderovereenkomsten.
Het personeel van de dienst is verantwoordelijk voor:

• het ontvangen, analyseren en valideren van verzoeken, zo nodig in overleg met cliënten;
• de toewijzing van vertalingen, revisies en redactionele en terminologische opdrachten aan interne en freelance vertalers;
• het bewerkbaar maken van de bestanden voor de vertalers en het zorgen voor een correcte opmaak van de documenten voordat deze aan de cliënt worden geleverd;
• het met taaltechnologietools bewerken van binnenkomende dossiers, voor zover mogelijk;
• de levering van alle vertalingen binnen de overeengekomen termijn en in de gevraagde vorm;
• de benodigde informatie ten behoeve van de facturering van de geboden diensten.

De dienst Workflowbeheer verleent de vertalers gedurende het hele vertaalproces taalkundige en technische ondersteuning. Daarnaast verzorgt de dienst ook opleidingen op diverse gebieden (bijv. het gebruik van technologie).

Zakelijke Ontwikkeling en Workflowondersteuning

De dienst Zakelijke Ontwikkeling en Workflowondersteuning omvat diverse teams:

• het team Zakelijke Ontwikkeling, dat als taak heeft de trends en vernieuwingen op het gebied van taaldiensten te volgen (tools, werkmethoden en nieuwe vormen van dienstverlening) en te analyseren hoe het Vertaalbureau optimaal aan de communicatiebehoeften van zijn cliënten kan voldoen;
• het team Corpus- en Terminologiebeheer, dat taalhulpmiddelen op het gebied van terminologie, referentiemateriaal, vertaalgeheugens en machinevertaling verstrekt en onderhoudt;
• het team Uniemerken & Gemeenschapsmodellen, dat de volledige werkstroom voor de vertaling van Uniemerken en Gemeenschapsmodellen beheert;

de interinstitutionele groep IATE

Het Vertaalbureau biedt namens de IATE-projectpartners onderdak aan de interinstitutionele groep IATE en de EurTerm-coördinator (interinstitutioneel samenwerkingsplatform voor terminologen). 

De afdeling Administratie biedt administratieve en technische ondersteuning op het gebied van personeelszaken, begrotings- en beleidsplanning, juridische zaken, aanbestedingen, infrastructuur en veiligheid.

Financiën

De groep Financiën waarborgt een correct financieel beheer en zorgt voor de naleving van alle toepasselijke voorschriften en verordeningen. De groep coördineert de opstelling en de follow-up van de begroting van het Vertaalbureau en onderhoudt nauw contact met zijn cliënten om hun begrotingsprognoses in de inkomstenbegroting van het Vertaalbureau te integreren. Een andere belangrijke taak is de financiële transacties ex ante en ex post te controleren.

Beleidsplanning

Deze dienst zorgt voor het opstellen en uitvoeren van de meerjarige beleids- en werkprogramma’s van het Vertaalbureau en coördineert de voorbereiding van het jaarverslag. Voorts coördineert en bewaakt hij de tenuitvoerlegging van het risicobeheer en de interne controle.

Juridische Zaken

Infrastructuur en Veiligheid

Deze dienst zorgt ervoor dat het personeel, de gegevens, de gebouwen en de inrichting goed beschermd worden tegen beveiligingsrisico’s en dat de gezondheids- en veiligheidsvoorschriften in acht worden genomen. Hij beheert materiële en immateriële eigendommen en coördineert de bedrijfscontinuïteit in het zeldzame geval dat de werkzaamheden van het Vertaalbureau worden onderbroken. Voorts bevordert hij milieuvriendelijke maatregelen en licht het personeel voor over afvalbeheer.

Personeelszaken

De dienst Personeelszaken ontwikkelt, coördineert en implementeert het personeelsbeleid en geeft hierover advies en richtsnoeren aan het management en de medewerk(st)ers. Zijn rol ligt in het bijzonder op het vlak van selectie, werving en loopbaanontwikkeling van personeel en stagiairs (training, vaardighedenbeheer, beoordeling en bevordering). De dienst is ook belast met budgettaire en financiële zaken met betrekking tot personeelsuitgaven.

Geavanceerde computerapplicaties en toebehoren zijn van essentieel belang voor de dagelijkse werkzaamheden van het Vertaalbureau. De afdeling IT bestaat uit de volgende onderdelen: Servicedesk, IT-infrastructuur, Ontwikkeling en Projectbeheer.

Projectbeheer

De dienst Projectbeheer coördineert strategische projecten in de verschillende afdelingen en diensten van het Vertaalbureau en zorgt er op die manier voor dat doeltreffende bedrijfsoplossingen succesvol en duurzaam worden geïmplementeerd. Dit resulteert in een betere dienstverlening aan zowel cliënten als interne medewerkers.

Ontwikkeling

De dienst Ontwikkeling ontwerpt, ontwikkelt en onderhoudt IT-applicaties en databases die nodig zijn voor de werking van het Vertaalbureau.

De dienst beheert ook niet-interne IT-oplossingen en -diensten die worden betrokken van externe leveranciers, bijvoorbeeld die welke door andere instellingen of particuliere ondernemingen worden geleverd, en draagt bij aan de bestudering, integratie en implementatie ervan in de IT-omgeving van het Vertaalbureau.

Servicedesk

De Servicedesk is het centrale aanspreekpunt voor interne en externe gebruikers en helpt hen bij allerlei soorten problemen en vragen op de verschillende IT-gebieden: hardware, software telecommunicatie en infrastructuur. De Servicedesk beheert alle persoonlijke hardware, software en bedrijfsoplossingen om zo op elk werkstation een coherente en krachtige IT-architectuur te waarborgen.

IT-infrastructuur

De dienst IT-infrastructuur levert en onderhoudt de gecentraliseerde IT-infrastructuur die het Vertaalbureau in staat stellen zijn doelstellingen te verwezenlijken, en zorgt er door middel van een continuïteits- en herstelplan voor dat deze infrastructuren schokbestendig zijn. De dienst houdt toezicht op de beschikbaarheid en beveiliging van gegevens die betrekking hebben op het Vertaalbureau en van gegevens die door cliënten en partners worden aangeleverd. Ook beheert de dienst de datacenters en clouddiensten die plaats bieden aan de benodigde opslag- en verwerkingscapaciteit voor de werkzaamheden van het Vertaalbureau. Deze dienst verricht al zijn activiteiten in nauwe samenwerking met de functionaris voor gegevensbescherming, de beveiligingsfunctionaris en de plaatselijke informatiebeveiligingsfunctionaris.