De afdeling Vertaling is de grootste afdeling van het Vertaalbureau. Meer dan de helft van alle medewerkers van het Vertaalbureau is hier werkzaam. De afdeling omvat drie taalgroepen en de dienst Externe Betrekkingen en communicatie.

Externe Betrekkingen en communicatie

De dienst Externe Betrekkingen en communicatie werkt nauw met de cliënten van het Vertaalbureau samen om hun behoeften vast te stellen en hun tevredenheid te meten. Daartoe worden regelmatig cliëntbezoeken afgelegd en periodieke enquêtes gehouden en wordt feedback van cliënten verwerkt.

In samenwerking met de cliënten organiseert de dienst opleidingen, workshops en presentaties voor de vertalers van het Vertaalbureau, met het doel hun kennis van de zeer specialistische werkgebieden en procedures van de cliënten te verbreden. Ook organiseert de dienst presentaties voor cliënten om hen te helpen meer inzicht te krijgen in de rol en de diensten van het Vertaalbureau.

De dienst is tevens verantwoordelijk voor de interne en externe communicatie. De dienst verspreidt informatie door regelmatig nieuwsberichten te plaatsen op het intranet, de website en het cliëntenportaal van het Vertaalbureau. Daarnaast worden specifieke publicaties, zoals het jaarlijkse activiteitenverslag en het verslag met hoogtepunten van het jaar, en een aantal brochures en nieuwsbrieven voorbereid en gecoördineerd. Verder organiseert de dienst diverse evenementen om de meertaligheid te bevorderen.

De vertalers (taalgroepen)

Elke taalgroep is onderverdeeld in vertaalteams, één voor elke officiële taal van de EU. De grootte van elk team varieert naargelang de hoeveelheid vertalingen naar elke doeltaal. Alle vertalers vertalen naar hun moedertaal; ze hebben verschillende academische achtergronden, meestal taalgerelateerd.

Gedurende hun gehele loopbaan bij het Vertaalbureau krijgen de vertalers opleidingen aangeboden, zowel op het gebied van taalverwerving (het uitbreiden van bestaande taalvaardigheden en het leren van nieuwe talen) als van cliëntspecifieke activiteiten.

De interne vertalers vertalen en reviseren zowel documenten als merken. Ze ondertitelen ook video’s, stellen woordenlijsten samen en dragen bij aan de interinstitutionele terminologiedatabase IATE.

Als taalspecialisten waarborgen de interne vertalers de taalkundige kwaliteit van de geleverde vertalingen. Dit geldt zowel voor intern vertaalde teksten als voor teksten die worden uitbesteed aan gespecialiseerde, externe aanbieders van vertaaldiensten.

Dankzij zijn bedrijfsmodel, dat gebaseerd is op uitbesteding en interne kwaliteitscontrole, is het Vertaalbureau een referentiepunt geworden voor alle aspecten van het reviseren van vertalingen.

De afdeling vertaalondersteuning speelt een centrale rol in de activiteiten van het vertaalbureau: zij zorgt ervoor dat de dienstverlening aan de cliënt vlot en efficiënt verloopt.

De afdeling bestaat uit de dienst workflowbeheer en de dienst zakelijke ontwikkeling en workflowondersteuning.

Workflowbeheer

De dienst Workflowbeheer is verantwoordelijk voor de afhandeling van de opdrachten die cliënten aan het Vertaalbureau toevertrouwen, vanaf het moment waarop een verzoek wordt ingediend tot de levering van het einddocument. Het Vertaalbureau werkt voornamelijk met kaderovereenkomsten.

De personeelsleden van de dienst Workflowbeheer zijn verantwoordelijk voor:

• het ontvangen, analyseren en valideren van verzoeken, zo nodig door met de cliënten te onderhandelen;
• de toewijzing van vertalingen, revisies en redactionele en terminologische opdrachten aan interne en freelancevertalers;
• het, waar nodig, bewerkbaar maken van de bestanden voor de vertalers en het zorgen voor een correcte opmaak van de documenten voordat deze aan de cliënt worden geleverd;
• de bewerking van de binnenkomende bestanden aan de hand van taaltechnologische tools;
• de levering van alle vertalingen binnen de overeengekomen termijn en in de gevraagde vorm;
• het verzamelen van informatie voor de facturering.

De dienst Workflowbeheer verleent de vertalers gedurende het hele vertaalproces taalkundige en technische ondersteuning. Daarnaast verzorgt de dienst ook opleidingen op de diverse gebieden waarin hij gespecialiseerd is (bijv. in het gebruik van technologie).

Zakelijke Ontwikkeling en Workflowondersteuning

De dienst Zakelijke Ontwikkeling en Workflowondersteuning omvat diverse teams:

• het team Zakelijke Ontwikkeling, dat als taak heeft de trends en vernieuwingen op het gebied van taaldiensten te volgen (tools, werkmethoden en nieuwe soorten dienstverlening) en te analyseren hoe het Vertaalbureau optimaal aan de communicatiebehoeften van zijn cliënten kan voldoen;
• het team Corpus- en Terminologiebeheer, dat taalhulpmiddelen op het gebied van terminologie, referentiemateriaal, vertaalgeheugens en machinevertaling verstrekt en onderhoudt;
• het team Uniemerken & Gemeenschapsmodellen, dat de volledige werkstroom voor de vertaling van Uniemerken & Gemeenschapsmodellen beheert;
• en tot slot het team IATE-ondersteuning en -ontwikkeling en de coördinator van EurTerm (interinstitutioneel samenwerkingsplatform voor terminologen), die beide bij het Vertaalbureau zijn ondergebracht.

De afdeling Administratie biedt administratieve en technische ondersteuning op het gebied van personeelszaken, begrotings- en beleidsplanning, juridische zaken, aanbestedingen, boekhouding, infrastructuur en veiligheid.

Rekenplichtige

De rekenplichtige wordt benoemd door de raad van bestuur en vervult zijn of haar taken onafhankelijk. De rekenplichtige en zijn of haar team zijn verantwoordelijk voor het beheer van de ontvangsten, de uitgaven en de rekeningen conform de geldende regels en verordeningen. De rekenplichtige doet het beheer van de kasmiddelen en de facturering in verband met de activiteiten van het Vertaalbureau. De rekenplichtige werkt hiertoe nauw samen met de Europese Commissie, de Europese Rekenkamer en externe auditoren.

Begrotings- en beleidsplanning

De dienst Begrotings- en beleidsplanning ziet erop toe dat het financieel beheer van het Vertaalbureau naar behoren functioneert en voldoet aan de geldende wet- en regelgeving. De dienst coördineert de opstelling en controle van de begroting van het Vertaalbureau en onderhoudt nauwe contacten met cliënten van het Vertaalbureau om hun begrotingsramingen te kunnen verwerken in de inkomstenbegroting van het Vertaalbureau.

Een andere belangrijke taak is de controle vooraf en achteraf van financiële transacties.

De dienst coördineert de opstelling en tenuitvoerlegging van de meerjarige strategie en de meerjarige werkprogramma’s van het Vertaalbureau. Ook helpt hij bij het opstellen van het jaarlijkse activiteitenverslag. Voorts coördineert de dienst het risicobeheer en de interne controle en ziet hij toe op de tenuitvoerlegging ervan.

Juridische Zaken

Infrastructuur en veiligheid

De groep Infrastructuur en veiligheid ziet toe op de adequate bescherming van het personeel, de gegevens, de gebouwen en de uitrusting van het Vertaalbureau tegen alle mogelijke gevaren, alsook op de tenuitvoerlegging en handhaving van veiligheids- en gezondheidsregels. De groep beheert zowel roerende als onroerende goederen en is verantwoordelijk voor de coördinatie van de bedrijfscontinuïteit wanneer zich ernstige verstoringen van de werkzaamheden van het Vertaalbureau voordoen. Daarnaast bevordert de groep milieuvriendelijke maatregelen bij het Vertaalbureau en stimuleert zij de bewustwording van het personeel op het gebied van afvalbeheer.

Personeelszaken

De dienst Personeelszaken ontwikkelt, coördineert en implementeert het personeelsbeleid en verstrekt het management en de medewerkers van het Vertaalbureau advies en richtsnoeren met betrekking tot personeelsbeheer. De dienst speelt met name een rol bij de selectie, werving en loopbaanontwikkeling van medewerkers en stagiairs (opleiding, vaardighedenbeheer, beoordeling en promotie). Ook gaat de dienst over budgettaire en financiële aspecten van personeelsuitgaven.

Geavanceerde computerapplicaties en toebehoren zijn van essentieel belang voor de dagelijkse werkzaamheden van het Vertaalbureau. De afdeling IT bestaat uit de volgende onderdelen: Servicedesk, IT-infrastructuur, Ontwikkeling en Projectbeheer.

Projectbeheer

De dienst Projectbeheer coördineert strategische projecten in de verschillende afdelingen en diensten van het Vertaalbureau en zorgt er op die manier voor dat doeltreffende bedrijfsoplossingen succesvol en duurzaam worden geïmplementeerd. Dit resulteert in een betere dienstverlening aan zowel cliënten als interne medewerkers.

Ontwikkeling

De dienst Ontwikkeling ontwerpt, ontwikkelt en onderhoudt IT-applicaties en databases die nodig zijn voor de werking van het Vertaalbureau.

De dienst beheert ook niet-interne IT-oplossingen en -diensten die worden betrokken van externe leveranciers, bijvoorbeeld die welke door andere instellingen of particuliere ondernemingen worden geleverd, en draagt bij aan de bestudering, integratie en implementatie ervan in de IT-omgeving van het Vertaalbureau.

Servicedesk

De Servicedesk is het centrale aanspreekpunt voor interne en externe gebruikers en helpt hen bij allerlei soorten problemen en vragen op de verschillende IT-gebieden: hardware, software telecommunicatie en infrastructuur. De Servicedesk beheert alle persoonlijke hardware, software en bedrijfsoplossingen om zo op elk werkstation een coherente en krachtige IT-architectuur te waarborgen.

IT-infrastructuur

De dienst IT-infrastructuur levert en onderhoudt de gecentraliseerde IT-infrastructuur die het Vertaalbureau in staat stellen zijn doelstellingen te verwezenlijken, en zorgt er door middel van een continuïteits- en herstelplan voor dat deze infrastructuren schokbestendig zijn. De dienst houdt toezicht op de beschikbaarheid en beveiliging van gegevens die betrekking hebben op het Vertaalbureau en van gegevens die door cliënten en partners worden aangeleverd. Ook beheert de dienst de datacenters en clouddiensten die plaats bieden aan de benodigde opslag- en verwerkingscapaciteit voor de werkzaamheden van het Vertaalbureau. Deze dienst verricht al zijn activiteiten in nauwe samenwerking met de functionaris voor gegevensbescherming, de beveiligingsfunctionaris en de plaatselijke informatiebeveiligingsfunctionaris.