Vertaalbureau voor de organen van de EU

De afdeling Vertaling is de grootste afdeling van het Vertaalbureau. Meer dan de helft van al zijn medewerkers is hier werkzaam. De afdeling omvat drie taalsecties.

Elke taalgroep is onderverdeeld in vertaalteams, één voor elke officiële taal van de EU. De grootte van elk team is afhankelijk van de hoeveelheid vertalingen naar elke doeltaal. Alle vertalers vertalen naar hun moedertaal; ze hebben verschillende academische achtergronden, meestal taalgerelateerd.

Gedurende hun gehele loopbaan bij het Vertaalbureau krijgen de vertalers opleidingen aangeboden, zowel op het gebied van taalverwerving (het uitbreiden van bestaande taalvaardigheden en het leren van nieuwe talen) als van klantspecifieke activiteiten.

Zij vertalen en reviseren zowel documenten als merken. Zij ondertitelen ook video’s, stellen woordenlijsten samen en dragen bij aan de interinstitutionele terminologiedatabase IATE.

Als taalspecialisten waarborgen de interne vertalers de taalkundige kwaliteit van de geleverde vertalingen. Dit geldt zowel voor intern vertaalde teksten als voor teksten die worden uitbesteed aan gespecialiseerde, externe aanbieders van vertaaldiensten.

Dankzij zijn bedrijfsmodel, dat gebaseerd is op uitbesteding en interne kwaliteitscontrole, is het Vertaalbureau een referentiepunt geworden voor alle aspecten van het reviseren van vertalingen.

In goedlopende organisaties is er over het algemeen één entiteit die als drijvende kracht ten behoeve van de kernactiviteiten fungeert. Bij het Vertaalbureau is deze taak weggelegd voor de afdeling Vertaalondersteuning.

Deze afdeling bestaat uit de dienst Workflowbeheer, de dienst Geavanceerde Taaloplossingen en de interinstitutionele groep IATE.

Workflowbeheer

De dienst Workflowbeheer is het centrale aanspreekpunt voor alle klanten. Daarom is deze dienst verantwoordelijk voor de methodische verwerking van alle verzoeken om taalkundige dienstverlening, vanaf de ontvangst van het verzoek tot en met de levering van het eindproduct. De dienst handelt eveneens feedback van de klanten af.
De leden van deze dienst voeren de volgende taken uit:

• ontvangen, analyseren en valideren van verzoeken, zo nodig in overleg met de klant;
• toewijzen van vertalingen, revisies en redactionele en terminologische opdrachten aan interne dan wel freelance vertalers;
• waarborgen dat vertalers bestanden in een bewerkbare vorm krijgen en dat documenten op correcte wijze worden geformatteerd voordat ze aan de klant worden geleverd;
• gebruiken van taaltechnologietools voor een volledige voorbewerking van inkomende bestanden;
• waarborgen dat alle vertalingen binnen de overeengekomen termijn en in de gevraagde vorm aan de klant worden geleverd;
• opstellen van de informatie die voor het factureren van de verleende diensten noodzakelijk is;
• afhandelen van de feedback van de klant via de zogeheten CVR-functie.

De dienst beheert eveneens het klantenportaal.

De dienst biedt de vertalers gedurende de gehele vertaalworkflow taalkundige en technische ondersteuning. Daarnaast verzorgt de dienst ook opleidingen op diverse gebieden (bijv. het gebruik van technologie).

Dienst Geavanceerde Taaloplossingen

De dienst Geavanceerde Taaloplossingen omvat de volgende teams:

• het team Taaltechnologie, dat tot taak heeft tendensen en vernieuwingen op het gebied van taalkundige dienstverlening te volgen, analyseert hoe het Vertaalbureau optimaal aan de communicatiebehoeften van zijn klanten kan voldoen. Ook ontwikkelt en ondersteunt dit team diensten op het gebied van automatische vertaling en spraakherkenning;
• het team Terminologiebeheer, dat gespecialiseerde taalhulpbronnen en tools op het gebied van terminologie aanlevert en onderhoudt;
• het team Uniemerken & Gemeenschapsmodellen, dat de volledige workflow voor de vertaling van Uniemerken en Gemeenschapsmodellen beheert;
• het Bureau Projectbeheer (PMO), dat verantwoordelijk is voor de coördinatie van strategische projecten van de verschillende afdelingen en diensten van het Vertaalbureau, en er zo voor zorgt dat doelmatige bedrijfsoplossingen met succes en op duurzame wijze worden geïmplementeerd, wat leidt tot een betere dienstverlening aan zowel de klanten als het interne personeel.

de interinstitutionele groep IATE

Het Vertaalbureau biedt namens de IATE-projectpartners onderdak aan de interinstitutionele groep IATE en de EurTerm-coördinator (interinstitutioneel samenwerkingsplatform voor terminologen).

De afdeling Administratie biedt administratieve en technische ondersteuning op het gebied van personeelszaken, begrotings- en beleidsplanning, juridische zaken, aanbestedingen, infrastructuur en veiligheid.

Financiën

De groep Financiën waarborgt een correct financieel beheer en zorgt voor de naleving van alle toepasselijke voorschriften en verordeningen. De groep coördineert de opstelling en de follow-up van de begroting van het Vertaalbureau en onderhoudt nauw contact met zijn cliënten om hun begrotingsprognoses in de inkomstenbegroting van het Vertaalbureau te integreren. Een andere belangrijke taak is de financiële transacties ex ante en ex post te controleren.

Beleidsplanning

Deze dienst zorgt voor het opstellen en uitvoeren van de meerjarige beleids- en werkprogramma’s van het Vertaalbureau en coördineert de voorbereiding van het jaarverslag. Voorts coördineert en bewaakt hij de tenuitvoerlegging van het risicobeheer en de interne controle.

Juridische Zaken

Infrastructuur en Veiligheid

Deze dienst zorgt ervoor dat het personeel, de gegevens, de gebouwen en de inrichting goed beschermd worden tegen beveiligingsrisico’s en dat de gezondheids- en veiligheidsvoorschriften in acht worden genomen. Hij beheert materiële en immateriële eigendommen en coördineert de bedrijfscontinuïteit in het zeldzame geval dat de werkzaamheden van het Vertaalbureau worden onderbroken. Voorts bevordert hij milieuvriendelijke maatregelen en licht het personeel voor over afvalbeheer.

Personeelszaken

De dienst Personeelszaken ontwikkelt, coördineert en implementeert het personeelsbeleid en geeft hierover advies en richtsnoeren aan het management en de medewerk(st)ers. Zijn rol ligt in het bijzonder op het vlak van selectie, werving en loopbaanontwikkeling van personeel en stagiairs (training, vaardighedenbeheer, beoordeling en bevordering). De dienst is ook belast met budgettaire en financiële zaken met betrekking tot personeelsuitgaven.

Geavanceerde computerapplicaties en toebehoren zijn van essentieel belang voor de dagelijkse werkzaamheden van het Vertaalbureau. De afdeling IT bestaat uit de volgende onderdelen: Servicedesk, IT-infrastructuur, Ontwikkeling.

Ontwikkeling

De dienst Ontwikkeling ontwerpt, ontwikkelt en onderhoudt IT-applicaties en databases die nodig zijn voor de werking van het Vertaalbureau.

De dienst beheert ook niet-interne IT-oplossingen en -diensten die worden betrokken van externe leveranciers, bijvoorbeeld die welke door andere instellingen of particuliere ondernemingen worden geleverd, en draagt bij aan de bestudering, integratie en implementatie ervan in de IT-omgeving van het Vertaalbureau.

Servicedesk

De Servicedesk is het centrale aanspreekpunt voor interne en externe gebruikers en helpt hen bij allerlei soorten problemen en vragen op de verschillende IT-gebieden: hardware, software telecommunicatie en infrastructuur. De Servicedesk beheert alle persoonlijke hardware, software en bedrijfsoplossingen om zo op elk werkstation een coherente en krachtige IT-architectuur te waarborgen.

IT-infrastructuur

De dienst IT-infrastructuur levert en onderhoudt de gecentraliseerde IT-infrastructuur die het Vertaalbureau in staat stellen zijn doelstellingen te verwezenlijken, en zorgt er door middel van een continuïteits- en herstelplan voor dat deze infrastructuren schokbestendig zijn. De dienst houdt toezicht op de beschikbaarheid en beveiliging van gegevens die betrekking hebben op het Vertaalbureau en van gegevens die door cliënten en partners worden aangeleverd. Ook beheert de dienst de datacenters en clouddiensten die plaats bieden aan de benodigde opslag- en verwerkingscapaciteit voor de werkzaamheden van het Vertaalbureau. Deze dienst verricht al zijn activiteiten in nauwe samenwerking met de functionaris voor gegevensbescherming, de beveiligingsfunctionaris en de plaatselijke informatiebeveiligingsfunctionaris.