W jaki sposób Centrum obsługuje zlecenia od klientów?

Dostarczanie wysokiej jakości tłumaczeń we wszystkich zamawianych kombinacjach językowych i w ustalonych terminach: z takim wyzwaniem mierzymy się codziennie w Centrum Tłumaczeń. Na przestrzeni lat udoskonaliliśmy nasz system zarządzania procesem tłumaczenia, aby jak najbardziej usprawnić obsługę zleceń. Poniżej można prześledzić poszczególne etapy procesu obsługi, od otrzymania zlecenia aż po dostarczenie tłumaczenia i informacje zwrotne od klienta:

1. Otrzymywanie zleceń

Sekcja ds. Zarządzania Przepływem Pracy (WMS - Workflow Management Section) nadzoruje zlecenia napływające z portalu eCdT dla klientów. Tutaj kontroluje się zgodność tekstów źródłowych pod względem języka, liczby stron i formatu oraz sprawdza się rodzaj zleconej usługi, a także termin realizacji i wymagane języki docelowe.

2. Obróbka wstępna

WMS czuwa nad tym, aby oryginały miały prawidłowy układ graficzny, gromadzi stosowne dokumenty referencyjne, wyszukuje gotowe do użycia treści z pamięci tłumaczeniowych, jak również załącza wszystkie pliki robocze oraz wskazuje źródła językowe i terminologiczne.

3. Tłumaczenie

Po zakończeniu obróbki wstępnej, w zależności od jej rezultatów, WMS podejmuje decyzję, czy dane zlecenie należy przydzielić tłumaczowi etatowemu Centrum, czy też powierzyć je wykonawcy z sieci zewnętrznych dostawców usług językowych Centrum. WMS przypisuje pracę tłumaczom zgodnie z ich dziedzinami specjalizacji, umiejętnościami i językiem ojczystym. Przy zlecaniu na zewnątrz WMS kieruje się takimi kryteriami jak aktualne obciążenie pracą w Centrum, stopień poufności, tematyka i długość dokumentu. Jeśli tłumaczenie zleca się na zewnątrz, WMS korzysta z usług wykonawców współpracujących z Centrum w oparciu o stosowne umowy ramowe, lecz w zależności od tematyki i kombinacji językowej może także zawierać umowy szczegółowe.

4. Wsparcie ze strony koordynatorów ds. klientów/sekcji WMS

Tłumacze mogą zwracać się o poradę do koordynatorów Centrum ds. klientów, którzy we współpracy z innymi tłumaczami wyjaśniają z klientem ogólne kwestie językowe. Kwestie językowe i merytoryczne wynikłe w trakcie procesu tłumaczenia konkretnych zleceń są przekazywane za pośrednictwem WMS, która kontaktuje się z osobami zamawiającymi w celu uzyskania wyjaśnień.

5. Obróbka pośrednia

Dokumenty przetłumaczone przez wykonawców zewnętrznych są sprawdzane pod względem technicznym przez zespół WMS.

6. Kontrola jakości

Etatowi tłumacze Centrum sprawdzają jakość każdego przetłumaczonego dokumentu. Dokumenty zlecane wykonawcom zewnętrznym są weryfikowane przez tłumaczy etatowych Centrum, którzy wypełniają arkusz oceny jakości pracy wykonanej przez tłumacza zewnętrznego, zgodnie z postanowieniami umowy ramowej oraz ogólnymi warunkami Centrum Tłumaczeń dotyczącymi świadczenia usług językowych. Tłumaczenia wykonywane przez personel etatowy Centrum są sprawdzane przez innego tłumacza z danej grupy językowej.

7. Obróbka końcowa

WMS sprawdza kompletność dokumentów oraz w razie potrzeby koryguje ich układ graficzny. Podobnie dokumenty odsyłane klientom przez umieszczanie ich online są weryfikowane pod względem kompletności i wyświetlania, poprawiane, a następnie ładowane na stronę internetową klienta przez zespół WMS.

8. Dostarczanie tłumaczeń

Zespół WMS czuwa nad dostarczaniem wszystkich zleceń do klientów w ustalonych terminach.

9. Wnioski o skorygowaną wersję (CVR)

WMS dokonuje oceny każdego wniosku o skorygowaną wersję dokumentu (CVR) i decyduje, czy potrzebny jest wkład pracy tłumacza, czy obróbka techniczna. Jeżeli konieczne jest przeprowadzenie korekty językowej, Dział Tłumaczeń analizuje wniosek o skorygowaną wersję dokumentu, wprowadza niezbędne poprawki i przygotowuje wersję ostateczną, którą wraz z odpowiedzią tłumacza zespół WMS przesyła do klienta.