Prekladateľský odbor tvorí viac ako polovica všetkých zamestnancov strediska a je jeho najväčším útvarom. Pozostáva z troch jazykových skupín a z oddelenia pre vonkajšie vzťahy a komunikáciu.

Oddelenie pre vonkajšie vzťahy a komunikáciu

Oddelenie pre vonkajšie vzťahy a komunikáciu je kontaktným miestom pre zákazníkov strediska, kde sa identifikujú ich potreby a meria ich spokojnosť. Uskutočňuje sa to prostredníctvom pravidelných návštev zákazníkov, prieskumami spokojnosti a spracovaním spätnej väzby od klientov.

V spolupráci so zákazníkmi oddelenie usporadúva školenia, pracovné semináre a prezentácie pre prekladateľov strediska na rozšírenie ich znalostí o vysokošpecializovaných oblastiach činnosti a postupoch zákazníkov. Podobne oddelenie organizuje aj prezentácie pre zákazníkov s cieľom pomôcť im lepšie porozumieť úlohe a službám strediska.

Úlohou oddelenia je aj interná a externá komunikácia. Informácie šíri prostredníctvom pravidelných správ na intranete, webovom sídle a klientskom portáli strediska. Oddelenie pripravuje a koordinuje cielené publikácie, ako sú výročná správa o činnosti, správa o najvýznamnejších udalostiach roka a početné brožúry a spravodajcovia. Organizuje tiež rôzne podujatia na propagáciu viacjazyčnosti.

Prekladatelia (jazykové skupiny)

Každá jazyková skupina sa ďalej delí na prekladateľské tímy, po jednom pre každý úradný jazyk EÚ. Veľkosť tímov sa mení podľa objemu prekladov do jednotlivých cieľových jazykov. Všetci prekladatelia prekladajú do svojho materského jazyka, pochádzajú z rôzneho akademického, väčšinou jazykovo zameraného prostredia.

Prekladatelia majú počas profesionálneho života v stredisku možnosť odborného vzdelávania, pokiaľ ide o štúdium jazykov (rozširovanie existujúcich jazykových zručností a nadobudnutie znalosti nových jazykov), ako aj o činnosti súvisiace s konkrétnymi klientmi.

Interní prekladatelia strediska prekladajú a revidujú dokumenty, ako aj ochranné známky. Prekladajú aj titulky videí, zostavujú glosáre a prispievajú do medziinštitucionálnej terminologickej databázy IATE.

Ako lingvisti, interní prekladatelia ručia za jazykovú kvalitu poskytovaných prekladov. To platí tak o textoch, ktoré preložili interní prekladatelia, ako aj o textoch, ktoré boli zadané na preklad špecializovaným externým poskytovateľom jazykových služieb.

Svojím modelom fungovania, ktorého základom je externé zadávanie a interná kontrola kvality prekladov, sa stredisko stalo referenčným miestom pre všetky aspekty kontroly kvality prekladu.

Odbor podpory překladu je ústředním prvkem činností překladatelského střediska a působí jako hybná síla, která zajišťuje, že služby střediska jsou poskytovány bez problémů a efektivně.

Tento odbor tvoří oddělení řízení překladatelské činnosti a oddělení pro rozvoj činnosti a podporu překladatelské činnosti.

Oddělení řízení pracovních postupů

Oddělení řízení pracovních postupů je odpovědné za zpracování zakázek zákazníků podaných překladatelskému středisku, a to od zpracování příchozích zakázek po dodání hotových dokumentů. Překladatelské středisko pracuje zejména na základě rámcových smluv.

Pracovníci oddělení řízení pracovních postupů jsou odpovědní za:

• přijímání, analyzování a potvrzování zakázek, v případě potřeby prostřednictvím jednání se zákazníky,
• zadávání práce v oblasti překladu, revize, redakce a terminologie interním a externím překladatelům,
• zajišťování, aby soubory, se kterými musí překladatelé pracovat, byly editovatelné a aby dokumenty před odevzdáním zákazníkovi byly správně naformátovány,
• používání nástrojů jazykové technologie ke zpracování příchozích souborů,
• zajišťování, aby všechny práce byly odevzdávány zadavatelům v dohodnuté lhůtě a v požadovaném formátu,
• přípravu fakturačních údajů.

V průběhu celého procesu překladu poskytuje oddělení řízení pracovních postupů překladatelům jazykovou a technickou podporu. Kromě toho pořádá školení v různých specializovaných oblastech své činnosti (např. používání technologií).

Oddělení pro rozvoj činnosti a podporu překladatelské činnosti

Oddělení pro rozvoj činnosti a podporu překladatelské činnosti tvoří několik skupin:

• Skupina pro rozvoj činnosti, jejímž cílem je sledovat trendy a inovace v odvětví jazykových služeb (nástroje, pracovní metody a nové služby) a analyzovat způsoby, jakými může středisko co nejlépe pomáhat zákazníkům s plněním jejich komunikačních potřeb.
• Skupina pro správu korpusu a terminologie, která poskytuje a udržuje specializované jazykové zdroje a nástroje v oblasti terminologie, referenčních dokumentů, překladových pamětí a strojového překladu.
• Skupina pro ochranné známky EU a průmyslové vzory Společenství, která řídí celý pracovní tok v oblasti překladu ochranných známek EU a průmyslových vzorů Společenství.
• Skupina pro podporu a rozvoj databáze IATE a portálu EurTerm (interinstitucionální platformy pro spolupráci terminologů), jejichž koordinaci a hostování překladatelské středisko zajišťuje.

Administratívny odbor poskytuje administratívnu a technickú podporu v oblastiach ľudských zdrojov, rozpočtového a strategického plánovania, právnych vecí, verejného obstarávania, účtovníctva, vybavenia a bezpečnosti.

Účtovník

Účtovník je vymenovaný správnou radou a pri plnení svojich povinností je nezávislý. Účtovník a jeho tím sú zodpovední za spravovanie príjmov, výdavkov a účtov v súlade s príslušnými pravidlami a predpismi. Účtovník zodpovedá za správu pokladnice a fakturovanie súvisiace s činnosťami strediska. Pri plnení týchto úloh účtovník úzko spolupracuje s Európskou komisiou, Európskym dvorom audítorov a s externými audítormi.

Oddelenie pre rozpočtové a strategické plánovanie

Oddelenie pre rozpočtové a strategické plánovanie zabezpečuje riadne fungovanie finančného hospodárenia strediska a dodržiavanie uplatniteľných pravidiel a predpisov. Koordinuje zostavovanie a kontrolu rozpočtu strediska a udržiava úzky styk s klientmi strediska pri zapracovaní ich rozpočtových prognóz do rozpočtových príjmov strediska.

Ďalšou dôležitou úlohou je overovanie finančných transakcií ex ante a ex post.

Oddelenie koordinuje prípravu a uskutočňovanie viacročnej stratégie a viacročných pracovných programov strediska. Pomáha tiež pri príprave výročnej správy o činnosti. Navyše koordinuje a monitoruje realizáciu riadenia rizík a vnútornej kontroly.

Právne oddelenie

Skupina pre vybavenie a bezpečnosť

Skupina pre vybavenie a bezpečnosť zabezpečuje primeranú ochranu zamestnancov, údajov, budov a zariadení strediska a dodržiavanie predpisov o bezpečnosti a ochrane zdravia. Skupina spravuje hnuteľný aj nehnuteľný majetok a zodpovedá za koordinovanie kontinuity činností v prípade významného prerušenia činnosti strediska. Skupina okrem toho podporuje v stredisku ekologické opatrenia a zvyšuje informovanosť zamestnancov o nakladaní s odpadom.

Oddelenie ľudských zdrojov

Oddelenie ľudských zdrojov vypracúva, koordinuje a uplatňuje politiky v oblasti ľudských zdrojov a poskytuje riaditeľstvu a zamestnancom strediska poradenstvo a usmernenia vo veciach ľudských zdrojov. Jeho úloha súvisí najmä s výberom, prijímaním a kariérnym rozvojom zamestnancov a stážistov (odborná príprava, rozvíjanie zručností, hodnotenie a povyšovanie). Oddelenie má na starosti aj rozpočtové a finančné záležitosti súvisiace s výdavkami na zamestnancov.

Najmodernejšie počítačové aplikácie a vybavenie sú neodmysliteľnou súčasťou každodennej práce strediska. Odbor informačných technológií (IT) má tri oddelenia: oddelenie služieb používateľom, oddelenie infraštruktúry IT a vývojové oddelenie, ako aj kanceláriu pre riadenie projektov (PMO).

Kancelária pre riadenie projektov

Kancelária pre riadenie projektov koordinujte strategické projekty jednotlivých odborov a oddelení strediska a zabezpečuje úspešnú a udržateľnú realizáciu efektívnych obchodných riešení. Výsledkom sú zlepšené služby tak pre zákazníkov, ako aj vlastných zamestnancov.

Vývojové oddelenie

Vývojové oddelenie navrhuje, tvorí a udržiava aplikácie IT a databázy, ktoré sú potrebné na prevádzku strediska.

Spravuje tiež neinterné riešenia a služby IT nakupované od externých poskytovateľov, napríklad dodávané inými inštitúciami alebo súkromnými spoločnosťami, a prispieva k ich výskumu, integrácii a implementácii v prostredí IT strediska.

Oddelenie služieb používateľom

Oddelenie služieb používateľom je jednotným kontaktným miestom tak pre interných, ako aj externých používateľov na riešenie všetkých druhov problémov a žiadostí o informácie súvisiacich s rôznymi oblasťami IT: hardvérom, softvérom, telekomunikáciami a infraštruktúrou. Zaoberá sa so všetkým osobným hardvérom, softvérom a obchodnými riešeniami s cieľom poskytnúť stabilnú a účinnú štruktúru IT pre každú pracovnú stanicu.

Oddelenie pre infraštruktúru IT

Oddelenie pre infraštruktúru IT dodáva a udržuje centralizovanú infraštruktúru IT, ktorá umožňuje stredisku plniť jeho ciele a prostredníctvom plánu kontinuity a obnovy zabezpečuje, aby bola táto infraštruktúra odolná. Dozerá na dostupnosť a bezpečnosť údajov týkajúcich sa strediska a údajov od zákazníkov a partnerov. Spravuje centrá údajov a cloudových služieb, ktoré poskytujú kapacity na ukladanie a spracovanie požadované na činnosti strediska. Oddelenie vykonáva všetky svoje aktivity v úzkej spolupráci so zodpovednou osobou, úradníkom pre bezpečnosť a miestnym úradníkom informačnej bezpečnosti.