Hur hanterar centrumet kundförfrågningar?

Varje dag ställs vi inför utmaningen att leverera översättningar av god kvalitet, till alla begärda språk och inom överenskomna tidsfrister. Under årens lopp har vi effektiviserat arbetsflödet för att kunna hantera kundernas förfrågningar så smidigt som möjligt. Nedan beskrivs de olika stegen i vårt arbetsflöde, från hantering av inkommande förfrågningar till leverans och återkoppling från kunderna:

1.Mottagning av förfrågningar

Enheten för arbetsflödeshantering övervakar alla förfrågningar som kommer in via kundportalen eCdT. De kontrollerar filerna så att de överensstämmer med källdokumentets språk, sidantal och format. De verifierar också vilken typ av tjänst som efterfrågas, tidsfrister och vilka språk tjänsten begärs för.

2.Förbehandling

Enheten för arbetsflödeshantering ser till att originalfilernas layout är problemfri. De samlar också in lämpligt referensmaterial, tar fram innehåll från översättningsminnen som kan återanvändas och tillhandahåller alla arbetsfiler och språk- och terminologiresurser.

3.Översättning

Utifrån resultatet av förbehandlingen beslutar enheten för arbetsflödeshantering om jobbet ska tilldelas de kvalificerade interna översättarna eller läggas ut externt via centrumets nätverk av specialiserade frilansöversättare. Enheten för arbetsflödeshantering tilldelar jobb till översättare i enlighet med översättarnas specialisering, kunskaper och modersmål. Kriterierna för att lägga ut översättning externt tar bland annat hänsyn till arbetsbelastningen internt, graden av sekretess, ämnesområdet och längden på dokumenten. Om ett dokument läggs ut externt använder enheten för arbetsflödeshantering de relevanta ramavtal som ingåtts med externa leverantörer, men de kan också kontakta särskilda frilansleverantörer beroende på ämnesområde och språkkombination

4.Stöd från kundsamordnare

Översättarna kan be centrumets kundsamordnare (som är anställda vid översättningsavdelningen) om hjälp med alla frågor som rör källdokumentets innehåll.

5.Mellanbehandling

Enheten för arbetsflödeshantering kontrollerar samtliga tekniska aspekter för dokument som behandlats av frilansöversättare.

6.Granskning

Samtliga dokument som översatts externt granskas av interna översättare. De interna översättarna fyller i en bedömningsmall om kvaliteten på det arbete som frilansöversättaren utfört i enlighet med villkoren för ramavtalen och de allmänna villkoren för leverans av språktjänster till översättningscentrumet. Översättningarna som görs internt granskas av en annan intern översättare med samma modersmål.

7.Efterbehandling

Enheten för arbetsflödeshantering kontrollerar dokumenten för att se om de är fullständiga och justerar vid behov layouten. Filer som ska levereras till kund via uppladdning till kundens webbplats kontrolleras (fullständighet och utseende), rättas till och laddas upp på samma sätt av enheten för arbetsflödeshantering.

8.Leverans

Enheten för arbetsflödeshantering ser till att dokumentet levereras till kunden inom den överenskomna tidsfristen.

9.Hantering av kundernas återkoppling

Gruppen för kundsamordning (vid enheten för yttre förbindelser och kommunikation) analyserar de formulär för kundnöjdhet som kunderna lämnat.